Как начать планерку с подчиненными
Планёрка с сотрудниками
Планерка — это короткое собрание сотрудников компании, на котором проходит обсуждение текущих дел на предприятии и составление стратегии дальнейшего развития. Планерки проводятся еженедельно, один или два раза.
Не всегда планерки бывают эффективными — многие просто не умеют правильно проводить рабочие встречи. Несмотря на то, что гаджеты и мессенджеры прочно вошли в нашу жизнь, они не заменяют живого общения и не могут сравниться с ним по результативности.
Зачем нужна планерка
Планерка проводится для обсуждения важных тем, которые необходимо поднять при коммуникации с персоналом. Обычно такие совещания требуют обратной связи от сотрудников.
Важное правило планерки — незначительное время проведения. Обычно планерки занимают около 15-30 минут. В редких случаях они проходят на протяжении двух часов, но это уже, скорее, не планерка, а совещание.
Вопросы, которые могут подниматься на планерке:
Виды планерок
Перед тем, как приняться за подготовку регламента планерки, нужно понять, к какому виду она будет относиться. Как правило, их делят по временному критерию:
Правила проведения
Эффективность проведения коротких собраний зависит от соблюдения правил их проведения. Если никакого общего регламента нет, планерки могут не быть результативными, это будет не собрание для решения важных вопросов, а бесполезная беседа. Правил проведения — множество, мы же приведем лишь общие моменты, которые требуют внимания:
План проведения: пример планерки
План проведения планерки у каждой организации свой. Скажем больше: даже внутри одной компании по отделам порядок проведения собрания будет разным. Это зависит от специфики предприятия — она очень влияет на процесс.
Чтобы составить план проведения планерки, достаточно придерживаться следующих правил:
Примерный план проведения планерки может быть следующим:
Проведение виртуальных планерок
Не все сотрудники будут присутствовать на планерке физически. Например, специалисты из другого филиала не могут приехать на собрание к вам в кабинет. Что делать в таком случае?
Сразу оговоримся, отменять проведение планерок не стоит. Помогут современные средства виртуальной связи. Однако у таких планерок есть свои особенности:
Как проверить эффективность собрания
Каждое действие должно иметь результат — особенно в бизнесе. Как понять, что планерка прошла эффективно? Будут ли достигнуты цели и решены задачи?
Для оценки эффективности собрания можно использовать следующие показатели:
Чтобы добиться максимальной эффективности проведения планерок, можно спросить у сотрудников компании напрямую — было ли обсуждение полезно, чем оно им помогло, что стоит добавить в следующее такое собрание. Персонал может предложить интересные идеи, которые легко внедрить в работу команды и сделать ее продуктивнее.
Причины неэффективности планерок
Не всегда планерка проходит так, как хотелось бы руководству. Есть моменты, которые влияют на эффективность собрания. Иногда это зависит даже от степени влияния руководства на коллектив, его авторитета. Также продуктивность коллективной работы может быть снижена, потому что:
Чем интересней и важнее информация, обсуждаемая на планерках, тем выше их эффективность. Давайте сотрудникам инсайты, прокачивайте их мастерство, организовывайте тренинги для профессионального развития и тогда неэффективных планерок в вашей компании не будет.
Увеличить пользу планерки
Что нужно сделать, чтобы улучшить качество планерок? Для этого достаточно следовать простым советам:
Планерка — значимая часть жизни компании. Она позволяет решать вопросы, помогает сотрудникам общаться между собой и понимать, что происходит в организации. Главное правильно подойти к ее планированию и проведению — так собрания будут эффективными и полезными для команды.
Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения
В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.
Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?
Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как планёрка, от основ до готовых шаблонов.
Что это такое
Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.
Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.
И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планёрка.
И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.
Планёрка – короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.
Ключевое слово – короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.
И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча – это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.
1. Виды планёрок
Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.
1.1 Время проведения
Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.
Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.
Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.
Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются – внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.
Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.
1.2 Тема встречи
Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.
Хотя для большинства планёрка – это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.
В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.
Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть – не получится. Это миф.
Составляющие успешной планёрки
Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.
Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше, потому что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать, что говорить на планёрке.
Часть из списка – очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.
Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.
План планёрки для внедрения
Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.
А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей компании.
Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09.00
Продолжительность: до 30 минут
Это план, как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю. Месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.
И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас – розница, опт или услуги.
Азбука руководителя: планерки и собрания
Не любишь совещания? Ты просто не умеешь их готовить! Между прочим, это очень эффективный управленческий инструмент. Планерка — это не только планы и сроки, это разработка новых методов, обмен идеями, общение внутри коллектива, возможность вселить в сотрудников энтузиазм. Самое важное, это не подходить к этому вопросу с формальной точки зрения. Планерки существуют не для галочки. Самые высокие и стабильные показатели у тех компаний, где это четко понимают. Интересно, как правильно их проводить? Тогда смело читай дальше!
Для начала стоит разобраться, какие функции у планерки.
Общая инструкция:
Когда проводить? В точный день, в точный час…
Ежедневные планерки подходят только для новичков, которым необходима поддержка на каждом шагу. Для устоявшегося коллектива планерки должны проводиться раз в неделю. Главное, чтобы они проходили в одно и то же время, минута в минуту, что позволит дисциплинировать коллектив. Идеальная продолжительность – 20-45 минут. Именно это время является периодом концентрации внимания.
Пример сценария планерки:
Руководитель делает сообщение информационного характера, после чего все сотрудники могут задать свои вопросы.
Руководитель оглашает цели и задачи и задает сотрудникам вопросы по ним. При необходимости назначаются индивидуальные встречи.
Руководитель представляет приглашенного специалиста из другого отдела или рассказывает о показательном кейсе недели.
Руководитель уточняет, есть ли важные рабочие вопросы, требующие немедленного обсуждения.
Руководитель подводит итог, рассказывает о текущих планах, встречах и завершает планерку.
Планерка – это не пережиток прошлого, а один из самых действенных управленческих инструментов, обеспечивающий выполнение целей подразделения. А ведь именно от этих целей зависит успех всего бизнеса. Ты непременно оценишь эффективность планерок, как только начнешь их правильно проводить!
Как эффективно проводить утренние планерки. Пошаговое руководство.
Работая с клиентами, я вижу, что практически каждый руководитель (один, пять или 100 человек у него в подчинении — это не важно!) проводит утром планерку или пятиминутку, при этом почти каждый делает это неэффективно. Как я это понимаю? Очень просто: каждый из руководителей, так или иначе, недоволен результатами проведенного утреннего собрания. Моя статья о том, как это можно исправить, а также вам в помощь прилагаю шаблон регламента проведения планерки и образец его заполнения (для получения доступа необходимо зарегистрироваться ) .
Шаг 1. Экспресс диагностика эффективности утренней планерки
Поставьте напротив высказывания “галочку”, если вы согласны с утверждением:
Если вы отметили хоть один пункт, значит необходимо пересмотреть ваш способ проведения утренних собраний, в зависимости от ваших целей.
Шаг 2. Определить цель утренней планерки.
Как в любой деятельности необходимо четко определить для себя: каких результатов вы хотите добиться, проводя утренние планерки? И, уже исходя из поставленных целей, формировать план действий.
Выберите из перечня интересующие вас цели:
Все цели указанные выше обязательно должны присутствовать в вашей работе с коллективом, но не все их надо обязательно ставить себе для достижения при проведении утреннего собрания.
Например, обмен опытом и обучение вы возможно проводите на еженедельной основе и не по утрам, а в специально отведенное для этого время и все проблемы и вопросы собираются и обсуждаются именно тогда.
При этом, вы должны понимать, что если вы не ставите себе целью мотивировать сотрудников утром, то и подвигов ждать вам нет необходимости — их не будет 🙂
Теперь более подробно о том, как достичь каждой из целей.
На день должно быть поставлено не более трех задач и одного фокуса. Идеальный вариант — это если не вы озвучиваете, а каждый сотрудник самостоятельно скажет чего он достигнет к концу дня и на чем сегодня сфокусируется.
Всеми людьми визуальная подача информации воспринимается лучше, поэтому основные задачи лучше написать на доске, а фокус на день подчеркнуть (в прямом смысле слова) в процессе разговора.
Если постановку задач ставит руководитель, то лучше, если сотрудник также запишет свои задачи в ежедневник.
Важно выстроить общение в двух направлениях, не только вы им, как руководитель, говорите о том, какие проблемы возникли за прошедший день, но и им необходимо привыкнуть говорить о своих трудностях, возникших в процессе работы. Зачастую сотрудники считают свои проблемы незначительными, обсуждая их только между собой, и не озвучивают их руководству.
Необходимо создать поле доверия, поэтому, во-первых, для поощрения активности руководитель всегда принимает все проблемы, озвученные сотрудниками (пусть даже, по его мнению, она мелкая и неважная). Во-вторых, всегда ищите источник проблемы, а не виноватого. В-третьих, назначайте ответственный за решение проблемы и устанавливайте сроки ее устранения, а по результатам проведенной работы информируйте о факте решения проблемы.
Каждый сотрудник, в том числе и вы, имеет свои собственные маленькие секреты эффективной работы: один делает быстрее, другой — без ошибок и так далее. При обсуждении проблем или способов достижения поставленных задач необходимо дать возможность каждому поделиться этими секретами.
Начните с себя: расскажите как это сделали бы вы; задавайте наводящие вопросы сотрудникам, просите поделиться своим успехом. Давайте им деловые игры или кейсы, обсуждайте их совместно.
Также можно проводить мини-обучения: доводить или повторять с сотрудниками стандартные речевые скрипты, преимущества продуктов, ответы на возражения, действующие акции компании и т.д. При обучения говорите не только вы, постоянно вовлекайте персонал в процесс.
Каждый день учите их чему-то новому и полезному. Всегда развивайте своих сотрудников!
Прежде всего при общении употребляйте такие слова как “мы”, “наша команда”.
Озвучивайте новости компании, внутриорганизационные моменты, успехи организации (пусть небольшие) за прошедший день. Даже, если у вас в компании существует корпоративная почта, не все ее читают, поэтому основные и интересные новости можно озвучить. Даже если новости не радостные, как команда вы можете совместно подумать, что можно в этой ситуации сделать.
Не забывайте озвучивать торжественные и значимые даты для сотрудников (дни рождения самих сотрудников, их детей, круглая дата работы в компании, участие в конкурсах и т.п.)
Для того чтобы дать позитивный настрой коллективу на весь предстоящий день необходимо обязательно:
Никогда не отчитывайте какого-то сотрудника на утренней планерке, также как и не выражайте недовольство всем коллективом — утром только положительное!
Шаг 3. Составление регламента планерки.
В регламенте необходимо определить время начала и время окончания планерки. Оно должно быть не более 15 минут, чтобы уровень восприятия информации был максимальный. А также необходимо составить план проведения, т.е. последовательность того, о чем будете говорить. Рекомендации по составлению плана проведения:
Шаблон регламента для проведения утренней планерки (для получения доступа ко всем бесплатным дополнительным материалам необходимо зарегистрироваться):
Образец заполнения регламента утренней планерки (для получения доступа ко всем бесплатным дополнительным материалам необходимо зарегистрироваться):
Советую вам распечатать шаблон регламента планерки в нескольких экземплярах и прямо в нем при ежедневной подготовке делать пометки о чем хотите сказать.
Шаг 4. Подготовка к утренней планерке.
Хорошая подготовка — это 90% успеха, поэтому, как к любому мероприятию, к утренней планерке необходимо тоже готовиться.
Делать это лучше накануне вечером и обязательно в письменном виде!
Задачи вы ставите исходя из того, какие цели на месяц вы для себя определили и на каком этапе их выполнения вы находитесь, а также в зависимости от того какие проблемы возникли в течение рабочего дня.
По каждому пункту плана проведения напишите о чем скажете: вспомните успехи за день и возникшие трудности, новости и события; продумайте и подготовьте мини-обучение.
Первое время подготовка возможно будет занимать у вас довольно много времени, но постепенно она должна сократиться максимум до 10 минут.
Шаг 5. Проведение планерки.
Возьмите ваш распечатанный регламент в руки, улыбнитесь и подсматривая в регламент начните проведение собрания. При этом не забывайте смотреть на часы, чтобы собрание не длилось более 15 минут.
В процессе проведения отмечайте для себя реакцию сотрудников на каждый пункт регламента, чтобы проанализировать какая информация была интересна, а какая — не очень. Если что-то было не интересно или не принесло для вас ожидаемого результата (реакции), то необходимо подумать над тем насколько важна данная информация, можно ли ее убрать,или как изменить ее подачу для повышения заинтересованности со стороны сотрудников.
Для вас главным критерием эффективности проводимых вами собраний, конечно же, должен стать показатель уровня исполнительности, продаж и качества обслуживания. Если динамика положительная, то вы все делаете верно, в противном случае мы всегда готовы поработать с вами индивидуально!
Прослушать статью:
Скачать подкаст этой статьи:
Как проводить планерку
Планерки, оперативки и собрания – это неотъемлемая часть рабочего дня практически каждого сотрудника. Руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью самостоятельно проводить ежедневную планерку. Но как часто бывает, этому никто особо не учит. Поэтому часто возникает вопрос – как проводить планёрку?
Цели проведения планерки
Первое что необходимо сделать это определить цели, которые вы хотите достичь проведением планерки. Как правило основная цель таких совещаний – это создание единого информационного пространства среди всех сотрудников, как следствие достижение более высокой мотивации персонала и слаженности работы. Планерки помогают решить следующие задачи:
Согласитесь, достижение таких целей представляет большой интерес для любого управленца. Поэтому практика планёрок столько распространена в бизнесе. Но добиться эффективности от собраний не так просто, важно придерживаться четко прописанному плану действий и готовиться к каждой планерке.
План проведения планерки
Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.
Пример проведения планерки для продавцов магазина
Пример проведения планерки с руководителями подразделений
Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.
Секреты успеха планерки
Самое важное! Чтобы собрание было интересное, вы должны к нему готовиться. Успех собрания зависит от нескольких важных факторов:
Правила проведения планерки
Рекомендую разработать ряд четкий правил, которые помогут сделать ваше собрание более эффективным. Дело в том, что всем собраниям свойственны одни и те же проблемы и важно уметь с ними работать.
Опоздавшие сотрудники
На собрание всегда кто-то норовит опоздать. Такие сотрудники вносят большой деструктив и сними нужно отчаянно бороться. Прощу всего договориться предварительно со всеми участниками команды что мы делаем с опоздавшими. Есть несколько примеров: опоздавший приносит всем кофе или фрукты, опоздавший рассказывает анекдот, опоздавший поёт песню и т.п. Самое главное, чтобы правила все знали и все им следовали. Если правило продуманной и принятое коллективом, то вы сократите опоздания до минимума.
Одно и тоже время проведения собраний
Очень важно соблюдать чёткий график проведения собраний. Нет ничего хуже внеплановых собраний, это срывает планы подчиненных, не даёт им нормально подготовится. К таким собраниям отношение изначально негативное, что не располагает на рабочий лад.
О любом собрании нужно оповещать заблаговременно, лучше всего не менять даты и время собраний без лишней необходимости.
Не затягивать время собраний
Очень важно следовать таймингу, если вы определили, что собрание не должно длиться больше 30 минут, значит держите слово. Чем дольше собрание, тем оно менее эффективно. Если нужно решить сложные вопросы и требуется длительное время на проработку деталей, то создавайте рабочие группы компетентных сотрудников. Часто большая часть собрания тратиться на проработку организационных моментов, и большая часть слушателей вообще вылетает из диалога.
Говорит только ведущий
Часто наблюдаю картину, когда сотрудники бояться своего босса и в итоге собрание превращается в монолог диктатора. Как правило всё это происходит при гробовой тишине, а воздухе чувствуется напряженность. Директивный стиль управления не уместен на собраниях, он противоречит сути этого мероприятия. В идеале, на планерке должны высказаться все участники.
Обсуждение частных вопросов
Иногда один из участников планерки может попытаться использовать данное мероприятие для решения своего частного вопроса. Сотруднику публичная постановка вопроса как правило выгодна. Такой подход может превратить собрание в балаган. Поэтому нужно сразу пресекать подобные манипуляции и назначать время для решения частных вопросов.
Влияние собрания на работу
Всё о чём вы договорились на собрании должно выполняться и контролироваться с вашей стороны. Если нет контроля, сотрудники быстро адаптируются и перестанут выполнять ваши распоряжения.
Как проверить эффективность собрания
Эффективность собрания достаточно легко проверить. Спросите ваших подчиненных что было на собрании? Через 5 минут после собрания, через 3 часа и на следующий день. Ответы на эти вопросы это обратная связь для организатора планерки. Если информации много, заставляйте сотрудников вести записи. Но фиксировать информацию в любом случае все должны.