Как начать работать в сбис
Бухгалтерия
СБИС позволяет бухгалтеру вести полный цикл учета — от ввода первичных документов до закрытия периода и формирования отчетов.
Чтобы начать вести учет, не нужны настройки
Система уже готова к работе — в СБИС заполнен план счетов, созданы справочники статей расходов и видов доходов. При этом они гибко настраиваются под особенности учета в вашей компании. Если план счетов слишком подробный, скройте неиспользуемые счета. Требуется подробная детализация — добавьте до четырех аналитик к счетам, а также новые статьи расхода и виды дохода.
Интерактивный календарь бухгалтера
О любых событиях, будь то начисление амортизации, уплата налога или отчетность в пенсионный, СБИС напомнит в календаре бухгалтера. Прямо из календаря бухгалтер сможет оформить документы и отчеты, а руководитель — контролировать выполнение событий по срокам и ответственным. Также в СБИС можно создать пользовательское событие, чтобы напомнить об индивидуальных событиях компании.
Можно провести любую операцию
Для каждого участка учета в СБИС настроены типовые операции на все случаи жизни. По документам, которые приняты к учету, система автоматически формирует проводки. Нетиповые операции оформляются с помощью бухгалтерской справки.
Вы можете добавить в систему собственный регламент и настроить схему проводок — для этого воспользуйтесь сервисом прикладного кода.
Бухгалтерские регистры в виде понятных отчетов
Все бухгалтерские операции фиксируются в учетных регистрах и отражаются в отчетах. С их помощью можно посмотреть остатки, обороты и сальдо по счетам, контролировать операции и движение средств, анализировать расхождения в бухгалтерском и складском учете.
Оптимизация платежей по налогу на прибыль
С помощью резервов по сомнительным долгам можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. Все резервы в СБИС по умолчанию формируются в соответствии с требованиями законодательства. Проверьте сроки формирования резервов в настройках учетной политики и, если нужно, скорректируйте их.
Закрытие периода и фиксация остатков
СБИС автоматически сформирует проводки, когда вы проведете операции закрытия периода. Чтобы избежать ошибок в учете, главный бухгалтер может зафиксировать текущие остатки по всей организации, участку учета или конретному счету. После этого документы, в которых содержатся проводки, нельзя будет изменить или перепровести.
Зарегистрироваться в СБИС
В личном кабинете СБИС пользователи отправляют документы, отчеты в государственные инспекции, подписывают договоры, обмениваются сообщениями и т.д. В одном аккаунте одновременно могут работать несколько сотрудников — каждому из них администратор или руководитель настраивают права и ограничения доступа.
Работа в СБИС начинается с создания личного кабинета компании, ИП или физического лица.
Компания или ИП
Чтобы использовать возможности СБИС: отправлять отчеты,подписывать договоры, акты, использовать внутренний документооборот и т.д., начните регистрацию по электронной подписи или email, заполните данные организации и зарегистрируйте кабинет.
Некоторые возможности СБИС доступны бесплатно: обмен сообщениями с другими сотрудниками, просмотр документов и новостей. Чтобы иметь возможность работать с отчетностью, подписывать документы и договоры:
Физическое лицо
Обменивайтесь сообщениями, документами в личном кабинете СБИС, для этого начните регистрацию по номеру телефона, через сайт госуслуг, через социальные сети или по электронной подписи. Заполните личные данные и завершите регистрацию.
В личном кабинете вы сможете подписывать документы и файлы, для этого получите ЭП в удостоверяющем центре.
Работать в СБИС можно с разных устройств: с компьютера, телефона или планшета. Для входа в СБИС используйте электронную подпись, логин и пароль, социальные сети или сайт «Госуслуги».
Общие принципы работы с документами
В кабинете СБИС документы делятся на внутренние и внешние — первыми обмениваются с коллегами внутри компании, вторыми — с контрагентами. Принцип работы с ними единый: их можно создавать, редактировать, искать, сортировать и массово обрабатывать, но у каждого типа есть свои особенности.
У документов есть регламент. Он определяет участников документооборота, варианты маршрута, доступные действия, а также в каком разделе СБИС будет отображаться документ. Например, договор, который прислал контрагент попадет в раздел «Документы/Входящие», а поручение, которое написали вы можно будет найти в «Задачи/От меня».
Входящие
Все, что присылают контрагенты: первичные документы, письма и так далее, хранится в разделе «Входящие». Здесь можно увидеть кто отправил и получил документ, его тип, вложения, комментарии, а также создать новый или скачать документ на компьютер. Можно обрабатывать как один, так и несколько договоров, счетов, реализаций сразу. Чтобы следить за прохождением документа, обратите внимание на его статус — он покажет, какой документ принят, а какой еще не обработан.
В общем списке документы сортируются по дате поступления. Чтобы найти нужный воспользуйтесь строкой поиска и фильтрами.
Добавьте собственные пометки и комментарии, чтобы важный документ или информация в нем не потерялись.
Исходящие
Создать новый и найти уже отправленный документ можно в разделе «Исходящие». Создавайте вручную счета, реализации и фактуры, загружайте их с компьютера или из вашей учетной системы, следите за статусом и состоянием.
Список выглядит и сортируется по тем же принципам, что и во «Входящих». Чтобы найти документ используйте поиск, фильтры и сортировку.
Письма
Отправляйте документы в свободной форме — пишите письма, соглашения или поздравительные открытки своим контрагентам. Полученные и отправленные письма будут храниться в разделах «Входящие» и «Исходящие» соответственно.
Принцип работы в «Письмах» такой же, как и в других разделах: можно фильтровать, сортировать, загружать и выгружать записи, следить за статусом и состоянием.
Исходящие письма можно дополнить специальным шаблоном, чтобы не писать текст каждый раз.
Корреспонденцию, которая приходит в бумажном виде, можно добавить к электронному архиву.
Разобрать
В этом разделе хранятся нераспределенные документы. Например, секретарь получил акт выполненных работ, но у него недостаточно прав, чтобы принять его к учету — это делает бухгалтер на аутсорсе. Чтобы передать документ в обработку, получатель загружает документ в раздел «Разобрать» и передает бухгалтеру.
В зависимости от конфигурации кабинета СБИС раздел «Документы» может выглядеть по-разному. При некоторых настройках вместе с основными пунктами «Входящие» и «Исходящие» могут отображаться дополнительные, например, во входящих — поступления и счета, в исходящих — реализации и счета.
Как открыть программу СБИС на компьютере с ЭЦП и без
Программа СБИС упрощает работу с документацией и помогает оперативно предоставлять отчетность в электронном виде. При этом, все данные сохраняют конфиденциальность, благодаря пересылке, которая осуществляется с помощью специальных кодов. Главное, установить ее на свой компьютер или зарегистрироваться на сайте.
Как происходит открытие программы СБИС в онлайн режиме
Программой можно пользовать как в онлайн режиме, так и просто установить ее на ПК. В первом случае пройдите несколько шагов:
Как установить СБИС на компьютер 
Чтобы воспользоваться всем функционалом системы, установите ее на компьютер. Для этого:
Открытие программы с помощью электронной подписи
Если входите в программу первый раз, то введите данные, которая она запрашивает о пользователе. Если имеете ЭП, то действия простые:
Как открыть программу, если отсутствует ЭЦП
В случае отсутствия электронной подписи порядок открытия программы отличается. Для этого:
После того, как произвели установку СБИС и ввели все данные, можете начать свою работу, пользуясь всеми ее возможностями.
С чего начать планирование работ
Прежде чем приступить к составлению планов в СБИС, добавьте сотрудников и активируйте расширение «Управление проектами». После этого создайте объекты планирования и настройте проверку корректности плана.
Объект планирования — это тот, для кого будет составлен план. Им может быть подразделение, участок работ или сотрудник.
Например, Администратор системы выбирает в качестве объектов планирования участки работ (услуги, выпускаемые продукты или другие сферы деятельности). Планы работ в системе будут созданы и сгруппированы по этим объектам.
От выбора объекта в плане зависит список исполнителей. Можно не создавать объекты планирования, тогда участниками плана будут исполнители пунктов плана.
Добавить объект планирования
Объект создан, можно составлять для него план. Все объекты и планы по ним находятся в разделе «Задачи на мне/Планы и сроки» на вкладке «Планы работ».
Настроить параметры объекта
Откройте карточку объекта. Для этого нажмите строку с его названием. Укажите:
Ответственный за объект планирования назначается автоматически:
Итог: объекты планирования созданы. Настройте индикацию.
Для работы с планом в СБИС настроен типовой регламент. Он состоит из этапов согласования с заказчиком, выполнения и проверки. Если вашей организации такой сценарий не подходит, измените его или настройте собственный. Например, добавьте этапы «Приемка работ» или «Согласование с директором».