Как начислять отпускные в 1с
Как в 1С Бухгалтерия 8.3 отразить отпуск? Инструкция
Вопрос «Как в 1С бухгалтерия 8.3 отразить отпуск?», не теряет своей актуальности. Такая возможность есть, и платформа позволяет оформить отпуск сотрудника в двух вариантах:
В материале ниже представлены инструкции по обоим вариантам.
Содержание:
1. Предварительная подготовка системы
Первичная настройка необходима для удобства при пользовании кадровой документацией и документов по начислениям сотрудникам. С этой целью следует перейти в раздел под названием «Администрирование» и в нем нажать на гиперссылку «Параметры учета».
В открывшемся меню нужно выбрать пункт «Настройки зарплаты».
Далее, отобразится окно настроек, в нем надо отметить намерения ведения кадрового учета и учета по заработной плате в указанной программе. Также в подменю «Расчет зарплат» следует поставить отметку на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».
Если не произвести эту настройку, то в интерфейсе не будет возможности создания соответствующей документации.
2. Документ «Отпуск»
Раньше, с целью оформления отпускных, многие бухгалтера создавали отдельный вид начислений. Теперь можно использовать другую схему, формируя документ «Отпуск» в интерфейсе программы. Такая возможность создана разработчиками специально для проведения расчетов по отпускам.
Первым шагом нужно открыть раздел «Зарплата и кадры» и выбрать в нем пункт «все начисления».
Далее откроется журнал документов начислений, в нем нужно выбрать кнопку «Создать». После ее нажатия появится небольшое меню с выбором вариантов документов, среди которых будет «Отпуск». Именно этот пункт меню и нужен для создания нового документа.
У некоторых бухгалтеров возникает вопрос относительно возможности отображения графика отпусков в 1С: Бухгалтерия 8.3. Такой функции в данном ПО нет. Для создания такого графика и работы с ним, необходимо воспользоваться дополнительным софтом, например, 1С ЗУП.
2.1 Работа с документом
После выбора в меню пункта «Отпуск», на экране откроется форма для внесения необходимых данных.
Организацию, имя сотрудника, период отпуска и дату регистрации нужно указать в верхней части документа. Отображенная дата будет определяться как период, в который производится начисление отпускных. Чтобы сохранить данные, нужно нажать кнопку «Записать».
Чуть ниже в левой части расположено подменю «Основание, период работы». Нажав на него, можно увидеть поля для отображения основания отпуска:
Следующая строка используется, чтобы указывать, за какой период начисляются отпускные сотруднику.
Всю эту информацию нужно вносить вручную.
После того, как был выбран конкретный сотрудник, и заполнены все необходимые данные, нужно «провести» документ нажав соответствующую кнопку. Программа 1С в рамках этого процесса производит проводку бухучета по начислению отпускных. Это действие базируется на уже имеющихся в данной системе сведениях – срока трудового стажа сотрудника и назначенного ему оклада.
При необходимости, на основании проведенного электронного документа, бухгалтер может распечатать поручение на отпуск по форме Т-6 прямо из интерфейса. Также здесь есть возможность вывода на печать расчета среднего заработка.
На этой же странице отпускные можно и выплатить, нажав соответствующую кнопку.
Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» генерируются в автоматическом режиме. При этом, значение «Начислено» остается фиксированным. Но, при необходимости, показатель среднего заработка можно отредактировать ручным способом, для этого нужно нажать на значок карандаша рядом с числом.
Средний заработок рассчитывается на основании данных по фактически отработанному времени за текущий год. В интерфейсе можно изменить как начисленные суммы, так и отработанные дни. Эта информация будет использоваться при расчете новой суммы, которая отобразится в соответствующем поле.
Чтобы вернуть обратно значения, которые изначально были рассчитаны системой, нужно нажать кнопку «Перезаполнить».
Примерно таким же способом редактируется и сумма «НДФЛ».
На специальной вкладке названой «Начисления» автоматически происходит отображение начисления («Основной отпуск»), а сама сумма отпускных средств рассчитывается программой. В случае надобности эта сумма может быть откорректирована вручную.
После выполнения всех описанных действий, сформированные данные, касающиеся отпускных, появятся на странице «Начисление зарплаты». Программа учтет данные об отпуске и проведет автоматический пересчет отработанных дней и размера оклада.
В полученном сотрудником расчетном листе также будет отражен оплачиваемый отпуск.
3. Формирование данных по отпуску за свой счет
Конечно, в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3 можно отразить отпуск и без сохранения зарплаты. Однако, во время выполнении этой задачи могут возникнуть определенные сложности. Дело в том, что в меню платформы нет специальной опции для проведения отпуска без начисления оклада.
При этом отразить его нужно в таких формах, как:
Выполнение этой задачи в рамках рассматриваемой конфигурации, доступно по следующим методам:
Лучше всего использовать первый вариант, он самый удобный и простой в реализации. А процесс в целом похож на предыдущий вариант, но есть некоторые особенности.
Для начала нужно зайти в то же меню «Зарплата и кадры», далее надо открыть соответствующий экран «Все начисления».
После этого на экране появится список с отображением информации по заработной плате. Здесь необходимо нажать кнопку «Создать», далее на ссылку подписанную, как «Отпуск без сохранения оплаты». Чтобы открыть окно для последующего осуществления расчетов.
В документе на предстоящий отпуск следует указать:
Для большей ясности в поле подписанном, как «Комментарий» можно указать необходимые примечания, к примеру «Отпуск не оплачивается», «предоставляется на основании заявления сотрудника от обозначенного числа» и т.д.
Изначально программа настроена так, что в документе происходит автоматический расчет и начисление суммы отпускных. Но в том случае, когда работник не должен получать содержание, показатели нужно обнулить. Чтобы уточнить расчеты по отпускному периоду надо нажать на ссылку возле надписи «Начислено». После чего откроется детализированный расчет.
Исходя из имеющихся данных, на экране откроется сумма отпускных средств, она рассчитывается на базе уровня среднего оклада. Подобный расчет является верным для отпускного периода, который оплачивается. Но для отпуска за свой счет, эта сумма удаляется (вручную), и данное поле остается пустым.
Для этого нужно выполнить такую последовательность действий:
После возвращения в окно по расчету отпуска в полях подписанных, как «Начислено», «НДФЛ» и «К оплате» будут отображаться нули.
Далее программа начнет формировать движение документа по регистрам. На данном этапе будет два основных блока данных:
После того как документ «Отпуск» будет заполнен и проверен, нужно нажать кнопки «Записать» и «Провести», чтобы сохранить его. Согласно этому документу отпуск не подлежит оплате, и он будет использоваться с целью расчета оклада за месячный интервал.
3.1 Начисление оклада и страховых платежей
Необходимо учитывать, что в конце расчетного периода (рабочего месяца), когда производится распределение окладов, программа сформирует документ «Начисление зарплаты» с учетом того периода, на протяжении которого подчиненный пребывал в неоплачиваемом отпуске.
Потребуется просмотреть Т-13 (Табель учета рабочего времени). Чтобы его открыть, нужно выбрать «Зарплата и кадры», найти «Кадровый учет» и нажать «Отчеты по кадрам».
Следующее, что потребуется сделать – это выполнить коррекцию кода неявки.
Необходимо «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» (ОТ) заменить на «Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя» (ДО).
Чтобы это сделать, нужно нажать на «Главное меню», выбрать «Таблица» и остановиться на «Вид». В последнем пункте понадобится найти строку «Редактирование».
Последнее что потребуется сделать – это изменить данные в отчете «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».
В поле ставка необходимо установить «НЕОПЛ» вместо «ДЛОТПУСК». Произведенные изменения нужно обязательно сохранить, после чего форму можно закрывать.
Описанные действия позволят в 1С Бухгалтерия 8.3 отразить отпуск и выполнить все сопутствующие изменения.
Расчет отпускных в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
Рассмотрим пошагово как сделать расчет отпускных в программе 1С 8.3 ЗУП, в том числе изучим как сделать начисление переходящего отпуска в программе.
Общий алгоритм расчета отпускных в 1С 8.3 ЗУП
Использование документа «Отпуск сотрудников»
Документ Отпуск сотрудников в 1С 8.3 ЗУП используется для оформления отпуска сразу для группы сотрудников. Он позволяет ввести перечень сотрудников, период их отпусков, выполнить печать приказа по форме Т-6а, но фактическая регистрация и расчет отпуска здесь не выполняется. По сути это необязательный документ и необходим только если требуется печать приказа по форме Т-6а.
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Регистрация периода ежегодного отпуска документом «Отпуск»
Документ «Отпуск»
Период ежегодного оплачиваемого отпуска в программе 1С ЗУП 3.1 регистрируется с помощью документа Отпуск ( Кадры – Все отсутствия сотрудников ):
Ввод данных в документе «Отпуск»
Месяц и дата документа
При этом стоит учитывать, если происходит начисление переходящего отпуска, то в 1С 8.3 ЗУП вводится один документ на весь период отпуска, а не отдельные документы на каждый из месяцев.
Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. Расчет отпуска выполняется за три дня до начала отпуска – 21.02. В качестве Даты документа указывается дата регистрации отпуска, т.е. 21.02. В этом случае отпуск будет начислен сотруднику в февральскую зарплату, поэтому в реквизите Месяц следует указать месяц Февраль.
Период отпуска
Если документом Отпуск предоставляется отпуск, а не просто выплачивается компенсация, то на вкладке Основной отпуск устанавливается флажок около надписи Отпуск и указывается период отпуска. Также необходимо учитывать, что для отпусков, предоставляемых в календарных днях, из периода исключаются праздничные дни. В программе это происходит автоматически, однако для этого должен быть корректно заполнен производственный календарь со всеми праздничными днями.
Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. В этом периоде 15 календарных дней, однако после ввода периода в документе Отпуск отражается 14 календарных дней, поскольку он приходится на 1 праздничный день (08.03) и он выпадает из количества оплаченных календарных дней отпуска.
Компенсация отпуска
Флажок Компенсация отпуска устанавливается, если сотруднику выполняется полная или частичная денежная компенсация накопленного права на отпуск вместо предоставления этих дней в виде фактического отпуска. В этом случае также необходимо указать количество дней, которое компенсируется.
Освободить ставку на период отсутствия
Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если требуется освободить ставку, занимаемую этим сотрудником на период отпуска.
Расчет зарплаты в документе «Отпуск»
Если вместе с отпуском требуется выплатить сотруднику зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить флажок Рассчитать зарплаты за… В этом случае на вкладке Начислено (подробно) произойдет не только расчет отпуска, но и плановых начислений сотрудника за месяц, в котором происходит начисление отпуска.
Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02 по 11.03. Вместе с отпуском необходимо рассчитать и выплатить зарплату сотрудника за февраль. Для этого устанавливается флажок Рассчитать зарплату за Февраль и на вкладке Начислено (подробно) происходит расчет оклада сотрудника за период до начала отпуска.
Период работы, за который предоставляется отпуск
Рабочий год (или годы), за который предоставляется отпуск сотруднику, заполняется программой автоматически на основании данных о накопившемся остатке отпуска по сотруднику на дату начала отпуска. Эти сведения в 1С ЗУП 3.1 учитываются в разрезе рабочих лет сотрудника, поэтому для корректного заполнения рабочего года (или рабочих лет) важно, чтобы в информационной базе были достоверные сведения об остатке отпусков сотрудника в разрезе рабочих лет.
Как рассчитать отпускные в 1С 8.3 ЗУП рассмотрим на примере.
Поскольку сотрудник в этом отпуске использует 14 дней и все эти 14 дней могут быть списаны из рабочего года 14.01.18 – 13.01.19, заполняется именно этот период в рассматриваемом реквизите.
Расчет среднего заработка в документе «Отпуск»
Расчет среднего заработка в документе Отпуск выполняется в 1С ЗУП 3.1 автоматически на основании данных о заработке и отработанном времени сотрудника, которые учтены в информационной базе. По кнопке в виде «зеленого карандаша» можно открыть калькулятор расчета среднего заработка, в нем просмотреть сведения, из которых рассчитан средний, при необходимости поправить их вручную или задать другой расчетный период (по умолчанию это 12 календарных месяцев до месяца, в котором начинается отпуск):
Рассмотрим на примере расчет среднего заработка в 1С 8.3 ЗУП.
Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. Расчетный период отпуска Февраль 2018 – Январь 2019. За этот период сотрудник заработал 575 000 руб. и отработал в каждом из 12 месяцев все дни (таким образом в каждом из месяцев учтено 29.3 дня, всего за 12 месяцев учтено:
Расчет среднего по отпуску получится следующим:
Начисление отпуска
Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. На февраль приходится 4 календарных дня отпуска, на март 10 оплачиваемых календарных дня отпуска. Среднедневной заработок сотрудника 1 635,38 руб. Выполняется следующий расчет:
Этот расчет представлен на вкладке Начислено (подробно) :
Для более детального представления расчета отпускных в 1С 8.3 ЗУП рекомендуется активировать кнопку Показать подробности расчета :
При этом стоит учитывать, что весь расчет отпускных будет учтен в месяце начисления, который указан в реквизите Месяц. В рассматриваемом случае и февральский, и мартовский период будет учтен в месяце начисления февраль. Это можно увидеть, сформировав по сотруднику Расчетный листок :
Расчет НДФЛ в документе «Отпуск»
В документе Отпуск выполняется исчисление НДФЛ. НДФЛ исчисляется со всех начислений, рассчитанных в документе (вместе с отпуском может начисляться и зарплата). Исчисленный НДФЛ выводится на вкладке Основное и по кнопке с «зеленым карандашом» можно посмотреть расшифровку исчисленного НДФЛ:
Отпуск сотруднику Геранькину в 1С 8.3 ЗУП регистрировался 20.02 и предполагалось, что выплата произойдет на следующий день – 21.02. В документе Отпуск установлена Дата выплаты 21.02. На эту дату зарегистрировался исчисленный НДФЛ:
Однако выплату произвели в тот же день – 20.02. Введен документ Ведомость… датой 20.02 и на эту дату была уточнена дата получения дохода у НДФЛ с отпускных:
Выплата отпуска
Регистрация выплаты документом «Ведомость…»
В результате будет создана Ведомость… на выплату сумм, рассчитанных в документе Отпуск по этому сотруднику.
Также ведомость можно создать вручную непосредственно из журнала документов Ведомости… Это может потребоваться, если в одной ведомости выплачивается расчет за отпуск сразу по двум и более сотрудникам. В этом случае в Ведомости… необходимо указать вариант выплаты Отпуска и выбрать перечень документов, по которым будет выполняться выплата:
Отличие варианта выплаты «Отпуска» от «Отпуска (под расчет)»
Вариант выплаты Отпуска (под расчет) используется, если вместе с отпуском выплачивается зарплата и к этому моменту уже был выплачен аванс, который требуется учесть. Выбирается данный вариант выплаты и в ведомость заполняется сумма, рассчитанная в выбранных документах за вычетом аванса. Рассмотрим на примере.
Сотруднику Кирсанову был выплачен аванс за февраль 20.02 в размере 5 000 руб.:
Далее начислен отпуск за период с 04.03 по 18.03. Выплата отпуска должна быть произведена за три дня до начала, т.е. в данном случае 28.02. Поэтому отпуск относится к месяцу начисления Февраль. Также в этом документе устанавливается флажок для расчета февральской зарплаты, которая должна войти в расчетный период отпуска (поскольку отпуск начинается 04.03).
При выплате отпуска также выплачивается зарплата и за февраль. При заполнении такой ведомости необходимо учесть ранее выплаченный аванс, поэтому в документе Ведомость… указывается вариант выплаты Отпуска (под расчет) :
Влияние даты документа «Отпуск» на заполнение ведомости
При регистрации документа Отпуск сотруднику Геранькину предполагалось, что выплата будет произведена 21.02. На эту дату и был исчислен НДФЛ с отпускных:
Однако выплата выполняется 20.02. Создается документ Ведомость… на выплату отпускных за февраль с датой 20.02 и заполняется. При этом произойдет автоматическое заполнение суммы к выплате, но НДФЛ в документ не загрузится, поскольку дата ведомости (20.02) раньше, чем дата документа Отпуск (21.02):
Потребуется поправить дату документа Отпуск (установить 20.02) и вновь перезаполнить Ведомость…
Мы успешно разобрали как рассчитать отпускные, как провести отпуск в 1С 8.3 ЗУП.
См. также:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(9 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (2)
Здравствуйте! При начислении отпуска, который приходится на начало месяца (1/2 число месяца), какой выбрать месяц начисления, учитывая, что выплата производиться в соответствии со ст.136 ТК РФ. Месяц начисления, или месяц на который приходится отпуск?
Здравствуйте!
В этом случае лучше в качестве месяца начисления указываться месяц выплаты. Так будет меньше расхождений при проверке «Свода» и 6-НДФЛ
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>