Как настроить поиск в аутлуке
Поиск и фильтрация сообщений
Проверьте, как это работает!
Поиск — это эффективный инструмент для нахождения сообщений во всех папках Outlook.
Поиск сообщений электронной почты
Выберите поисковую панели, расположенную над лентой Outlook.
Введите имя, тему или фразу, которые содержатся в искомом сообщении электронной почты. Для поиска слов в нужном порядке можно использовать кавычка.
Уточнение поиска
Выделите строку поиска и введите имя или тему.
Выберите один из вариантов для сужения или расширения области поиска: Все почтовые ящики, Текущий почтовый ящик, Текущая папка, Вложенные папки или Все элементы Outlook.
Вы также можете выбрать категорию в группе Уточнить, чтобы дополнительно отфильтровать результаты поиска:
От. Отображение результатов от определенного пользователя.
Тема. Отображение результатов по выбранной теме.
Имеет вложения. Отображение сообщений электронной почты с вложениями.
С категорией. Отображение результатов, которым назначена определенная категория.
Кому. Поиск сообщений, которые были отправлены вам, отправлены не непосредственно вам или отправлены другим получателем.
Непрочитанные. Отображение непрочитанных сообщений.
Отмечено. Отображение отмеченных вами сообщений.
Важные. Отображение сообщений, помеченных как важные.
Больше. Фильтрация результатов на основе более сложных условий, таких как Копия или Конфиденциально.
Нажмите кнопку Недавно выполненный поиск, чтобы снова выполнить последние поисковые запросы.
Примечание: Outlook сохраняет только последний поисковый запрос, а не его результаты.
Чтобы закрыть вкладку Поиск, нажмите кнопку Закрыть поиск.
Поиск сообщений и других элементов Outlook с помощью папок поиска
Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. Например, папка поиска Непрочтенные письма позволяет просматривать все непрочитанные сообщения в одной папке, хотя они хранятся в разных папках почтового ящика.
Примечание: Папки поиска не могут содержать результаты поиска из нескольких файлов данных Outlook (PST-файлов).
Создание папки поиска
Вы можете создавать папки поиска двух типов.
Создание и использование стандартных папок поиска
Выберите меню Папка.
В группе Создать выберите элемент Создать папку поиска.
Сочетание клавиш Чтобы создать папку поиска, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+P.
В списке Выберите папку поиска выберите папку, которую требуется добавить. Чтобы увидеть все стандартные папки поиска, прокрутите список вниз.
Если у стандартной папки поиска есть параметры настройки, они отображаются в области «Настройка папки поиска». Например, если в области Настройка папки поиска вы выбираете параметр Письма, содержащие заданные слова, вам нужно указать эти слова.
Примечание: Когда вы вводите определенные слова для поиска, в папке поиска выполняется поиск по совпадению префиксов. Например, если ввести слово «рот», папка поиска будет содержать сообщения со словами «ротор» и «рота», но в ней не будет сообщений со словами «крот» и «поворот».
Если у вас несколько учетных записей в Outlook, вы можете указать, в какой из них нужно выполнять поиск. В поле Искать письма в выберите учетную запись электронной почты для поиска и нажмите кнопку ОК.
Создание настраиваемой папки поиска
Выберите меню Папка.
В группе Создать выберите элемент Создать папку поиска.
Сочетание клавиш Чтобы создать папку поиска, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+P.
Прокрутите список Выберите папку поиска вниз до конца и выберите элемент Создание настраиваемой папки поиска.
В группе Настройка папки поиска нажмите кнопку Выбрать.
Введите имя настраиваемой папки поиска.
Нажмите кнопку Условия и выберите нужные параметры.
На вкладке Сообщения задаются условия для содержимого или свойств сообщения, таких как отправитель, ключевые слова или получатели.
На вкладке Другие условия задаются условия для других параметров сообщения, таких как важность, флаги, вложения или принадлежность к категории.
На вкладке Дополнительно можно задать подробные условия. В разделе Дополнительное условие щелкните элемент Поле и выберите нужный тип условия и конкретное условие из списка. Затем выберите нужные варианты в полях Условие и Значение и нажмите кнопку Добавить в список. Повторите эти действия для каждого условия, которое нужно добавить в папку поиска, и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Обзор и выберите папки, в которых необходимо выполнить поиск.
Чтобы закрыть все открытые диалоговые окна, последовательно нажмите в каждом из них кнопку ОК.
Удаление папки поиска
Если папка поиска больше не нужна, ее можно удалить. Папка поиска — это виртуальная папка. При удалении папки поиска из списка папок отображаемые в ней сообщения не удаляются. Если вы хотите удалить все сообщения в папке поиска, откройте ее, выделите все сообщения и нажмите клавишу DELETE на клавиатуре.
Чтобы удалить папку поиска, выполните указанные ниже действия.
Если вам нужно развернуть список папок поиска, в списке папок щелкните стрелку вниз рядом со словами Папки поиска.
Щелкните правой кнопкой мыши папку поиска, которую хотите удалить, и выберите команду Удалить папку.
Важно: При удалении папки поиска сами сообщения не удаляются. При удалении папки, которая не является папкой поиска, удаляются и папка, и находящиеся в ней сообщения.
Поиск в Outlook
Поле поиска Outlook — это мощный инструмент, позволяющий находить сообщения, контакты, задачи и записи календаря.
В поле поиска, расположенном в верхней части окна Outlook, можно ввести несколько фраз. Помимо слов и фраз, это поле может содержать различные операторы и ключевые слова, уточняющие результаты поиска.
Чтобы начать поиск, щелкните поле Поиск в верхней части окна Outlook. Отобразятся предложения для поиска. Эти предложения основаны на журнале поиска и сообщений. Предложение для поиска со значком часов слева вернет все сообщения, содержащие строку поиска в теме или тексте сообщения, а также вложениях Microsoft 365.
Примечание: В Outlook используется так называемый поиск по совпадению префиксов. Поэтому если вы введете в поле поиска слово иван, Outlook вернет сообщения, содержащие слова иван, Иван, Иванов и Иванович, но не диван или Ливан. Кроме того, поиск обрабатывает числа, присоединенные к словам (без пробелов между словом и числом), как часть слова. Поиск по запросу «365» НЕ найдет сообщения, содержащие «Microsoft365».
Помимо предлагаемых фраз, в Outlook также отобразятся варианты, позволяющие найти сообщения от пользователей, которым вы недавно отправляли письма.
Основы поиска
При вводе слов в поле поиска Outlook проверяет их наличие в сообщениях электронной почты и вложениях разных типов. Например, если ввести слово «проект» (в кавычках или без), Outlook вернет все сообщения, содержащие слово «проект», «проекты», «проектор», «проектирование» и т. д. в имени отправителя, теме, тексте или вложениях.
Если указать адрес электронной почты, например dariya.belyakova64@yahoo.com, Outlook вернет все сообщения, содержащие его в теме, тексте или вложениях разных типов, а также сообщения, полученные с этого адреса. Чтобы в результатах поиска отображались только сообщения, полученные с определенного адреса, в поле поиска нужно ввести выражение от:dariya.belyakova64@yahoo.com.
Чтобы найти сообщение по нескольким словам в строке темы, наиболее эффективным будет поиск по строке темы. Например, чтобы найти сообщение с темой Повестка дня весеннего совещания по планированию от 04.05.2021 г., введите в поле поиска Совещание по планированию или Повестка дня весеннего совещания.
Пунктуация в поле поиска игнорируется. Фраза «Весеннее совещание по планированию.» обрабатывается также, как и фраза «Весеннее совещание по планированию».
Строки чисел, состоящие менее чем из пяти цифр, игнорируются. Если необходимо найти число «98101», ввод числа «9810» не вернет результатов.
В целях обеспечения бесперебойной работы Outlook возвращаются только первые 250 результатов поиска. Если в этом списке нет необходимых элементов, попробуйте уточнить условия поиска.
Если условия поиска заданы на нескольких языках, могут вернуться противоречивые результаты.
Использование встроенных фильтров поиска Outlook
В Outlook предусмотрены встроенные фильтры поиска. Чтобы их использовать, щелкните поле поиска. В зависимости от предпочтений вы можете использовать расширенный поиск, нажав кнопку фильтра в правой части окна поиска. Можно также изменить ленту Outlook, чтобы на ней появилась вкладка «Поиск». Тогда вы сможете воспользоваться элементами управления в группе «Уточнить» для уточнения результатов поиска.
Поле поиска находится в верхней части экрана независимо от того, используете ли вы упрощенную ленту или классическую ленту.
Справочные таблицы по поиску
Элементы, содержащие ivan, ivanov, Ivan, IVAN, IvAn или любое другое сочетание строчных и прописных букв. Мгновенный поиск работает без учета регистра. Этот поисковый запрос НЕ найдет элементы, содержащие abcIVANdef или 123ivan.
Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в предыдущей строке, или voronkov наряду с любыми другими словами, содержащими voronkov, но не обязательно в указанном порядке.
Элементы, содержащие оба слова ( ivan и voronkov), но не обязательно в указанном порядке. Обратите внимание: логические операторы, такие как И, НЕ и ИЛИ, следует вводить прописными буквами.
Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в первой строке таблицы, но не voronkov.
Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в первой строке таблицы, voronkov или оба слова.
Элементы, содержащие точную фразу ivan, а не варианты, такие как ivanov или ivanka. Чтобы найти точное соответствие, нужно использовать кавычки.
Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov. Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.
Вы также можете ввести откого: и затем первые несколько букв имени контакта, и Outlook предложит вам список контактов на выбор.
откого: «ivan voronkov» содержимое:»отчет о состоянии»
Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov и содержащие фразу отчет о состоянии в строке темы, тексте письма или вложениях. Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.
Элементы, имеющие вложения. Те же результаты можно получить, используя запрос «свложениями:истина».
Элементы, имеющие вложения с именем презентация.pptx или вложение, которое содержит фразу презентация.pptx.
Элементы, в теме которых содержится фраза ivan voronkov.
Элементы, которые содержат отображаемое имя ivan voronkov в строке «Копия».
Элементы, содержащие адрес электронной почты ivanvoronkov@contoso.com в строке «Копия».
Элементы, содержащие имя iva n в строке «СК».
Элементы, относящиеся к категории, название которой содержит слово «red». Например: «Red category», «Redo» или «Redundant».
размерсообщения|размером|сразмером: 5 МБ
Элементы, размер которых превышает 5 МБ. Обратите внимание на использование оператора сравнения «больше» (>).
Элементы, помеченные к исполнению с датой выполнения на прошлой неделе.
Элементы, размер которых меньше 10 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 10 до 25 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 25 до 100 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 100 до 500 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 500 КБ до 1 МБ.
Элементы, помеченные с помощью флага «К исполнению».
Элементы, размер которых превышает 5 МБ.
Элементы, помеченные к исполнению.
откого:ivan (получено:07.01.2021 ИЛИ получено:08.01.2021)
Элементы, полученные от пользователя ivan 07.01.2021 г. или 08.01.2021 г. Обратите внимание на использование скобок для группировки дат.
Элементы, полученные 15.01.2021 г.
получено:»на этой неделе»
Элементы, полученные на этой неделе. Обратите внимание на использование кавычек при поиске дат из нескольких слов.
Относительные даты Например: сегодня, вчера
Относительные даты из нескольких слов Например: на этой неделе, на прошлой неделе, в прошлом месяце, в прошлом году
Начиная с Outlook для Windows версии 16.0.14314, уточнение «Получено» работает на платформе Поиск (Майкрософт). Это позволяет упростить поиск почты за пределами локального окна синхронизации. Могут быть небольшие различия в работе.
Прекращена поддержка дней недели и месяцев, указанных по имени, например вторник, март и т. д.
Элементы, которые вы отправили пользователю ivan (если поиск выполняется в папке Отправленные).
Элементы, которые не были прочитаны. Те же результаты можно получить, используя запрос «прочитано:ложь».
Элементы, полученные от любых пользователей в мае (любого года) и содержащие слово состояние в строке темы.
Приведенные ниже операции поиска возвращают правильные результаты только при выполнении из папки календаря.
начало:на следующей неделе тема:состояние
Элементы календаря, относящиеся к следующей неделе и содержащие слово «состояние» в строке темы.
Повторяющиеся элементы календаря.
Элементы календаря, для которых организатором является ivan.
Приведенные ниже операции поиска возвращают правильные результаты только при выполнении из папки контактов.
Контакты, которые содержат слово ivan в поле «Имя».
Контакты, которые содержат слово voronkov в поле «Фамилия».
Контакты, которые содержат слово ivan в поле «Псевдоним».
Контакты, которые содержат слово терапевт в поле «Должность».
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Служебный телефон».
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Домашний телефон».
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Мобильный телефон».
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Факс».
работа,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)
Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле «Рабочий адрес». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
дом,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)
Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле «Домашний адрес». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
Контакты, которые содержат слово воронеж в поле «Город (раб. адрес)».
Контакты, которые содержат 123456 в поле «Индекс (раб. адрес)».
улица:(ул. Вишневая, д. 345)
Контакты, которые содержат строку «ул. Вишневая, д. 345» в поле «Улица (раб. адрес)». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
дом,улица:(ул. Вишневая, д. 345)
Контакты, которые содержат строку «ул. Вишневая, д. 345» в поле «Улица (дом. адрес)». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
Контакты, которые содержат 04.06.1960 в поле «День рождения».
Мгновенный поиск сообщений и элементов
Вам нужно найти важное сообщение в переполненном почтовом ящике или папке? Мгновенный поиск поможет вам быстро находить элементы в Outlook. Область мгновенного поиска всегда доступна во всех папках Outlook, включая почту, календарь и задачи.
Советы по эффективному использованию быстрого поиска см. в статье Сужение критериев поиска для оптимизации поиска в Outlook.
В панели навигации в нижней части экрана щелкните Почта.
Если этой надписи нет, возможно, включен режим компактной навигации, в котором выводятся значки:
Кроме того, если область папок свернута, значки располагаются вертикально. Чтобы развернуть область папок, нажмите кнопку Свернуть/развернуть, показанную ниже:
Найдите поле поиска. Оно расположено вверху сообщений:
Чтобы найти слово, которое есть в сообщение, или сообщение от конкретного человека, введите в поле поиска слово или имя, фамилию или их часть. Появятся сообщения, которые содержат это слово или имя, и оно будет выделено в их тексте.
Вы можете сузить результаты, изменив свой поисковый запрос. Вот несколько примеров:
Введите «авансовый отчет» (в кавычках), чтобы найти сообщения, которые содержат именно эту фразу.
Введите авансовый AND отчет (слово AND должно писаться заглавными буквами) для поиска сообщений, содержащих слова «авансовый» и «отчет» в любом порядке. Вы можете также использовать OR.
Введите авансовый NOT отчет (NOT нужно писать заглавными буквами), чтобы найти сообщения, содержащие слово «авансовый», но не слово «отчет».
ПРИМЕЧАНИЕ. Поиск даст результаты только в том случае, если он выполняется по целому слову или его началу; найти элемент по середине или концу слова нельзя. Например, если в теме сообщения электронной почты содержатся слова «сообщение об Office365», поиск по следующим условиям НЕ даст результатов:
«общение» — поскольку это конец слова «сообщение»
«365» — поскольку это конец слова «Office365»
«ice» поскольку это середина слова «Office365»
Чтобы очистить поиск после его завершения, нажмите 
в поле поиска.
Если вам не удается получить нужные результаты, попробуйте уточнить поиск с помощью средств поиска, представленных на ленте. Щелкнув поле поиска, вы можете выбрать область поиска с левой стороны ленты. После выбора области вы можете сделать поиск еще точнее, указав другие параметры, например тему или отправителя.
Область (где искать). Здесь можно задать поиск в определенных папках, например во всех почтовых ящиках, или только в текущей папке, которой чаще всего является папка Входящие.
Уточнение (что искать). После выбора области можно добавить другие условия в группе Уточнение. При выборе параметра Outlook добавляет в поле поиска особый сценарий, ограничивающий поиск.
От. В результатах поиска отображаются только сообщения, отправленные указанным лицом. Например, можно искать все сообщения, отправленные пользователем Ольга.
Тема. Результаты поиска фильтруются по теме сообщений электронной почты. Например, можно искать все сообщения, в теме которых содержится ключевое слово «отчет».
Имеет вложения. Отображаются все сообщения с вложениями.
С категорией. Выберите категорию, чтобы увидеть все сообщения, которым была присвоена определенная категория.
На этой неделе. В раскрывающемся меню выберите интервал времени, чтобы уточнить результаты поиска по времени получения сообщения.
Кому. В раскрывающемся меню выберите значение для фильтрации результатов по получателям электронной почты. Например, можно искать сообщения, в которых вы указаны в поле «Копия», или те, которые были отправлены определенному лицу.
Непрочитанные. Отображаются все непрочитанные сообщения из выбранной папки.
Отмечено. Отображаются сообщения, помеченные к исполнению.
Важные. Отображаются все сообщения, помеченные как особо важные.
Еще. Выберите элемент меню для дальнейшего уточнения результатов поиска. Например, можно фильтровать результаты по конфиденциальности или размеру сообщения.
Помните, что вы можете комбинировать и совмещать эти параметры.
На рисунке ниже показан пример. Допустим, что вы ищете все сообщения от Ольги, полученные за последний месяц и содержащие ключевое слово «отчет» в строке темы.
Чтобы настроить поиск для этого примера:
Убедитесь, что выбрана папка Входящие и щелкните поле Поиск.
В группе Область выберите Вложенные папки.
Нажмите кнопку От и введите Ольга, чтобы заменить выделенный текст в поле поиска.
Нажмите кнопку Тема и введите отчет, чтобы заменить выделенный текст в поле поиска.
В раскрывающемся меню рядом с элементом На этой неделе выберите Прошлый месяц.
Слишком много результатов? Или просто не получается найти то, что вы хотите?
Щелкните в поле поиска.
На вкладке Поиск щелкните Средства поиска > Расширенный поиск.
В окне Расширенный поиск вы можете указать более сложные условия и даже выполнить поиск в календаре, контактах, заметках и задачах.
Откройте вкладку Дополнительно.
В разделе Дополнительное условие нажмите кнопку Поле и щелкните Все поля сообщения. Вы увидите меню полей, в которых можно выполнять поиск, например От, Кому, Получено, Тема и многие другие.
Выберите поле, затем укажите условие и искомое значение. Например:
От/ содержит/ Регина будет искать сообщения от отправителей с именем «Регина». Обратите внимание, что в качестве условия используется содержит, а не совпадает (точно) с, чтобы не требовалось искать точное совпадение. Таким образом, если в электронной почте Регины указано имя «Регина Покровская», запрос От/ совпадает (точно) с /Регина не подойдет, так как для получения точного совпадения нужно было бы задать полное имя (Регина Покровская). В таких случаях в качестве условия удобно использовать содержит.
Добавьте столько дополнительных условий, сколько нужно. Мы добавим еще три:
От | содержит | Регина будет искать сообщения от отправителей с именем «Регина». Обратите внимание, что в качестве условия используется содержит, а не совпадает (точно) с, так как не требуется искать точное совпадение. Если в электронной почте Регины указано имя «Регина Покровская», запрос От | совпадает (точно) с | Регина не подойдет, так как для получения точного совпадения необходимо задать полное имя (Регина Покровская). Поэтому в качестве условия удобно использовать содержит.
Допустим, что вы также добавите такие условия:
Получено | между | 01.05.13 и 31.05.13
Сообщение | содержит | бюджет
Кому | содержит | Иван
Теперь Outlook выполнит поиск сообщений со словом «бюджет» в тексте, полученных в мае 2013 года от пользователя с именем «Регина» и также отправленных кому-то с именем «Иван». Вот увеличенное представление списка из четырех критериев, которые мы добавили.
Наконец нажмите кнопку Найти, чтобы запустить поиск.
Если мысль о более чем 250 результатах вас не пугает, вы можете снять это ограничение:
Щелкните Файл > Параметры > Поиск.
В разделе Результаты снимите флажок Ускорить поиск за счет сокращения числа показываемых результатов.
В области навигации выберите папку, в которой нужно выполнить поиск.
В поле Мгновенный поиск введите текст, который необходимо найти.
Найденные элементы отображаются с выделенным искомым текстом.
Чтобы уточнить поиск, введите больше символов.
Чтобы выполнить поиск во всех папках, в конце списка результатов поиска щелкните элемент Повторить поиск.
Чтобы вернуть курсор обратно в поле Мгновенный поиск, нажмите клавиши CTRL+E.
По завершении поиска вы можете очистить данные, нажав кнопку Закрыть поиск 
рядом с полем «Мгновенный поиск».
Поиск вложений доступен, но результаты не выделяются.
Добавление условий позволяет сузить поиск. Когда вы выбираете поле Мгновенный поиск или вводите в нем текст, создается вкладка Средства поиска. В группе Уточнить представлен ряд условий, с помощью которых можно конкретизировать область поиска.
Примечание: Поля поиска задаются для текущего представления Outlook, например «Почта», «Календарь», «Контакты», «Задачи», «Заметки», «Список папок» или «Дневник», а также текущего профиля Outlook. Они сохраняются после закрытия и перезапуска Outlook. Поисковый запрос не сохраняется.
В программе сохраняются десять последних выполненных поисков, которые можно использовать повторно.
Щелкните поле Мгновенный поиск, на вкладке Средства поиска в группе Параметры выберите пункт Недавно выполненный поиск, затем щелкните слово или фразу, которые требуется использовать повторно.