Как настроить правило в outlook входящие

Настройка правил

Попробуйте сами!

Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически.

Создание правила на основе сообщения

Щелкните существующее сообщение правой кнопкой мыши и выберите пункты Правила > Создать правило.

Выберите условия и действия с сообщением.

Например, чтобы перемещать сообщения с указанной темой в определенную папку, выберите условие Тема содержит, установите флажок Переместить элемент в папку, выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать для создания новой, а затем нажмите кнопку ОК.

Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку ОК.

Чтобы правило можно было использовать сразу, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки и нажмите кнопку ОК.

В этой папке появится сообщение.

Создание правила на основе шаблона

На вкладке Файл нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями и выберите команду Новое.

Например, для пометки сообщений выполните указанные ниже действия.

Выберите шаблон Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению.

Измените описание правила.

Нажмите на подчеркнутое значение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку OK.

Нажмите кнопку Далее.

Выберите условия, добавьте необходимые сведения и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее.

Завершите настройку правила.

Присвойте правилу имя, настройте параметры и проверьте описание. Щелкните подчеркнутое значение для редактирования.

Нажмите кнопку Готово.

Некоторые правила работают только при запущенном приложении Outlook. Если появится это предупреждение, нажмите кнопку ОК.

Источник

Использование правил для папки «Входящие» в Outlook.com

Используйте правила папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями, которые в нее поступают.

Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.

Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило.

Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.

Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры.

Чтобы создать совершенно новое правило, в верхней части страницы выберите Параметры > Просмотреть все параметры Outlook > «Правила > почты».

Нажмите кнопку Добавить новое правило.

У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения для условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.

Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см.в Outlook.com.

Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.

В верхней части страницы выберите Параметры > Просмотреть все параметры Outlook.

В правиле, который вы хотите изменить, выберите изменить.

Выберите «Сохранить», чтобы сохранить измененное правило.

Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook.com. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook.com.

В верхней части страницы выберите Параметры > Просмотреть все параметры Outlook.

В правиле, который вы хотите удалить, выберите удалить.

Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.

Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке «Правила для папки «Входящие»». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие».

В верхней части страницы выберите Параметры > Просмотреть все параметры Outlook.

Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз, чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.

В бета-версии Outlook.com правила для папки «Входящие» невозможно применить к существующим сообщениям. Новое правило применяется только к сообщениям, полученным после его создания.

Однако вы можете использовать команды «Архивировать», «Переместить в» и «Очистить» для автоматического перемещения или удаления сообщений в папке «Входящие». Дополнительные сведения см. в статье Упорядочение папки «Входящие» с помощью архивации, очистки и других инструментов в Outlook.com.

Также полезно знать.

Возможно вы создали правило для переадресации или перенаправления сообщений, которые вы получаете на другой адрес электронной почты. В таком случае важно знать, чем отличаются переадресация и перенаправление.

Переадресация заключается в отправлении письма, полученного вами, другому получателю. Если получатель ответит, его ответ придет на адрес, с которого было переслано вышеупомянутое сообщение.

Перенаправленное сообщение сохраняет исходного отправителя в строке «От». Когда получатель, которому было перенаправлено сообщение, отвечает, его ответ придет изначальному отправителю.

Есть дополнительные вопросы?

Примечание. Чтобы получить поддержку, сначала требуется выполнить вход. Если вам не удается войти в систему, перейдите на страницу Поддержка учетной записи.

Источник

Правила для папки «Входящие» в Outlook Web App

Правило — это действие, которое автоматически Outlook Web App для входящих и исходяющих сообщений. Например, вы можете создать правило, чтобы автоматически перемещать все сообщения, отправленные группе, в которая вы входите, в определенную папку, или удалять все сообщения с текстом «Купить сейчас» в теме.

Чтобы создавать правила для папки «Входящие» и управлять ими в классической программе Outlook, см. статью Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365 или Exchange Server 2016, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.

В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.

В верхней части страницы щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

В разделе Параметры последовательно выберите пункты Упорядочить электронную почту > Правила папки «Входящие».

В разделе «Правила папки «Входящие»» отображаются все правила для папки входящих сообщений. Здесь вы можете просматривать или изменять существующие правила, создавать новые, удалять ненужные, а также включать или выключать их.

Используйте эту кнопку, чтобы создавать правила папки «Входящие».

Изменить

Выделив правило, выберите его, чтобы просмотреть или изменить сведения о нем.

Удалить

Выделите правило и выберите «Удалить», чтобы удалить его.

Вверх

Перемещает выбранное правило вверх по списку. Правила обрабатываются сверху вниз.

Вниз

Перемещает выбранное правило вниз по списку.

Обновить

Обновляет список правил.

Установите флажок возле правила, чтобы включить его, или снимите флажок, чтобы выключить правило.

Окно нового правила состоит из трех разделов:

После получения сообщения и:

Задайте имя правила.

Здесь можно выбрать условия для своего правила. С помощью стрелки вниз просмотрите и выберите условия, которые нужно использовать.

Если у критериев есть дополнительные параметры, введите их в открывшемся окне.

Вот что нужно сделать:

Здесь можно выбрать действие, которое должно выполняться после поступления сообщения, соответствующего выбранным условиям.

В разделе «Дополнительные параметры» можно:

добавить в правило дополнительные условия или действия;

добавить в правило исключения, выбрав Добавить исключение;

включить или включить параметр остановки дальнейшей обработки правил. По умолчанию этот параметр включен. При включенном параметре, если поступает сообщение, соответствующее условиям одного или нескольких правил, применяется только первое правило. Если этот параметр не установлен, применяются все правила, условиям которых удовлетворяют сообщения.

Например, если выбрано правило для перемещения всех сообщений, отправленных в обную группу, в определенную папку, и другое правило для перемещения всех сообщений от руководителя в другую папку, а затем руководитель отправляет сообщение в эту группу, вы найдете его копию в обеих папках. Если вы хотите применить только правило, перемещающие сообщения от руководителя, поместите его выше по списку, чем правило, которое перемещает сообщения, отправленные в группу, и отредактируем первое правило, чтобы добавить параметр остановки обработки правил.

назначить правилу пользовательское имя.

Можно изменить любое правило, выбрав его и щелкнув изменить, чтобы открыть правило и изменить условия или действия для него.

Если правило больше не нужно, вы можете выбрать его, а затем удалить, чтобы удалить. Если нужно просто временно выключить правило, снимите флажок возле него.

При создании нового правила в Outlook Web App может возникнуть предупреждение о том, что некоторые правила, созданные в Outlook и отключенные в данный момент, будут удалены. Прежде чем удалять эти правила, может потребоваться войти в свою учетную запись с помощью Outlook и проверить правила, чтобы узнать, нужно ли их хранить. Включите все правила, которые вы хотите сохранить.

Правила выполняются сверху вниз в порядке их отображения в окне «Правила». Чтобы изменить порядок правил, выберите правило, а затем выберите стрелку или вниз, чтобы переместить правило в нужное место в списке.

Некоторые типы сообщений не приводят к срабатыванию правил для папки «Входящие». К ним относятся:

уведомления о доставке, включающие отчеты об ошибке доставки и системные сообщения;

уведомления о прочтении и доставке, отправляемые почтовым клиентом;

некоторые автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте).

Для создания правила не нужно использовать вкладку «Правила для входящих». Правила также можно создавать непосредственно из сообщений. Чтобы создать правило непосредственно из сообщения:

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в общем списке и выберите пункт Создать правило.

Или откройте сообщение в области чтения, выберите меню дополнительных действий и щелкните команду Создать правило.

Все созданные правила появятся в скрытой области почтового ящика. Размер этой области ограничен 64 КБ. Фактический размер пространства, используемый правилом, зависит от нескольких факторов, таких как длина имени и количество примененных условий. Когда вы достигните ограничения в 64 КБ, появится предупреждение о невозможности создавать дополнительные правила. В таком случае вам придется удалить или упростить некоторые из существующих правил, прежде чем можно будет создавать дополнительные правила. Вот несколько способов, которые помогут сократить пространство, занимаемое правилами:

удалите правила, которые вам больше не нужны;

сократите имена правил;

объедините несколько правил, выполняющих одно и то же действие;

удалите из правил условия.

При создании правила пересылки можно указать несколько адресов для пересылки. В зависимости от параметров учетной записи количество адресов может быть ограничено. Если вы добавите больше адресов, чем разрешено, правило пересылки не будет работать. Создав правило пересылки с несколькими адресами, проверьте его в действии и убедитесь, что оно работает.

Источник

Создание правил с дополнительными действиями в Outlook для Windows

Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет с отправленными или полученными сообщениями электронной почты на основании заданных вами условий. Например, все сообщения от определенного человека могут перемещаться в папку, отличную от папки Входящие.

Некоторые сторонние разработчики создают надстройки с правилами для дополнительных действий. Это библиотеки динамической компоновки (DLL-файлы), которые перед использованием необходимо установить на компьютере приложением Outlook. Корпорация Майкрософт не предоставляет надстройки для дополнительных действий.

Примечание: Правило с дополнительным действием выполняется только на том компьютере, где оно установлено, и только при запущенном приложении Outlook.

Откройте вкладку Файл.

В правой области щелкните Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В разделе Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для условия, которое вы добавили, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите действия установите флажок выполнить настраиваемое действие.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните Настраиваемое действие.

В диалоговом окне Выбор настраиваемого действия в списке Выберите действие укажите нужное действие.

Примечание: если надстройка не отображается, возможно, она была неправильно установлена для использования в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к разработчику надстройки.

Чтобы изменить действие по умолчанию, нажмите кнопку Изменить.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к мастеру правил, а затем нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

В окне Шаг 1. Задайте имя правила введите имя для правила.

В окне Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

Теперь новое правило автоматически включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

Источник

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.

Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» или в другую папку электронной почты и выберите пункт правила.

Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.

В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.

Если вы хотите, чтобы правило переместило сообщение в папку, выполните указанные ниже действия установите флажок переместить элемент в папку, а затем выберите папку, в диалоговом окне Выберите папку, которая появится и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку OК, чтобы сохранить выбор и вернуться в окно создания правила.

Примечание: Если вы хотите применить правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок на появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите ОК.

Создать правило с помощью Мастера правил

Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.

Будьте организованны: Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.

Информированность: Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.

Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.

Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.

На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.

Выберите один из шаблонов из Шага 1. Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.

В Шаге 2: измените окно описания правила, нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу, чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий, чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.

На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.

В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.

В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.

В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.

В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.

На последней странице Мастера правил введите имя для правила.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.

Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.

Нажмите кнопки Удалить > ОК.

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.

В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

Правила сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.

Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

Правила только для клиента
Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.

Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку
Это правило доступно только в том случае, если используется учетная запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Источник