Как научиться общаться с руководством
Как разговаривать с начальником?
Почему возникает барьер между начальником и подчиненными?
Со стороны противно смотреть, когда на совещании коллега не может и двух слов связать, представляя отчет руководителю. А куда же уходит ваша бравада, когда речь доходит до вас? Запинаетесь, краснеете, забываете аргументировать сказанное фактами и исследованиями. Не стоит считать, что вы странный человек. Так себя ведет большинство подчиненных и причина не в отсутствии знаний или неумении общаться. Причина в том, что начальник и подчиненный думают по-разному, отсюда и возникает барьер.
Руководитель ежедневно принимает десятки решений. Каждое из них влияет на прибыль компании. Поэтому характер босса и отношение к делу изменилось. Он не сомневается и не тратит время на пустые разговоры. Задача начальника выдать задание подчиненному, а затем потребовать вразумительный ответ. На основе полученных данных принимать решения. Подчиненные же не привыкли к такому, поэтому мышление отличается. Чтобы сократить этот барьер, попробуйте поставить себя на место руководителя. Это не только престижная должность и прибавка к зарплате, но и ответственность.
У шефа на каждый вопрос выделен определенный отрезок времени, поэтому не отнимайте его пустыми разговорами и отчетами. Данные аргументируйте и продумывайте возможные вопросы начальства. Тогда между вами сложится профессиональная и результативная беседа.
Как правильно разговаривать с начальником?
Главное научитесь беседовать кратко и по делу. Не отнимайте свое рабочее время, коллег и руководителя. Не забывайте, что на работе приветствуется деловая беседа. Это не значит, что надо быть роботом, который говорит металлическим голосом. Уместны шутки, веселые истории, если они рассказываются в свободное время и не обижают присутствующих.
Как правильно разговаривать с начальником?
Перед тем, как переступать кабинет начальника, прочитайте свой доклад несколько раз вслух.
Всегда соблюдайте субординацию и правила общения в офисе. Если принято говорить начальнику на «вы» и называть по имени и отчеству, то не меняйте правил. Шеф не ваш ближайший друг, а человек, от которого зависит уровень зарплаты и рабочие условия. Поэтому тыканье будет неуместно.
Как разговаривать с начальником самодуром?
Не всем везет с понимающим и справедливым боссом. Многие сотрудники жалуются на шефа, который не ценит работу подчиненных, вечно ворчит, чем-то недоволен. Такой руководитель может оставить сверхурочно на работе, отчитать за идеальный отчет, повысить при всех голос. Такого начальника называют самодуром. Как правило, он недавно занял руководящий пост и еще месяц назад прекрасно ладил с коллективом. Исправить такую личность невозможно, поэтому надо научиться уживаться с ним на работе. Как разговаривать с начальником самодуром?
Чтобы защитится от гнева руководителя, представьте, что между вами стена. Крепкая кирпичная преграда отбивает плохие слова, которые выкрикивает босс.
Не позволяйте руководителю унижать себя и не превращайтесь в жертву. Есть сотрудники, которые принимают следующую тактику: во всем потакают самодуру, выполняют любые требования, мчатся по первому звонку. В результате продвигаются по карьерной лестнице и занимают руководящие должности. Но рабочие отношения с подчиненными у такого человека не складываются. Ведь коллектив помнит, каким путем было заработано кресло начальника.
Как безопасно спорить с начальником: 9 шагов
Если вы не согласны с боссом, лучше промолчать или сказать правду?
Вадим Рубан тренер коммуникационных программ, коуч
Ваш начальник предлагает новый проект, который, вы уверены, не выстрелит. Ваш старший коллега рапортует о сроках реализации проекта, которые вы считаете нереальными. Знакомо? Что вы говорите, когда не согласны с кем-то, кто обладает большей властью, чем вы? Как вы решаете, стоит ли поднимать опасную тему? А если вы и решились на это, что именно и как лучше сказать?
Реалистично оценить риски
Большинство из нас склонны преувеличивать риски, связанные со «смелым выступлением». «Мы естественным образом начинаем представлять себе, что с нами произойдет все самое ужасное, — говорит Джозеф Гренни. — Да, поначалу ваш шеф может удивиться и немного расстроиться. Но есть вероятность, что вас не уволят и вы не станете с ним врагами на всю жизнь».
Я предлагаю вам сначала рассмотреть риск не возразить вовремя — возможно, проект будет сорван, вы потеряете доверие команды или пострадает ваш имидж в глазах того же шефа. И вот теперь оцените эти риски против тех гипотетических «карательных мер», которые, как вам кажется, могут против вас применить.
А может, подождать?
После оценки рисков вы можете решить, что сейчас лучше не высказываться. Может статься, что сейчас «вы просто не успели додумать проблему до конца или хотите услышать мнение вашей команды», — говорит Холли Уикс. Если вы думаете, что другие люди тоже не поддержат вашу позицию, можно сперва обсудить это с ближним кругом коллег. Вероятно, многие поделятся своим опытом или тем, что они слышали по этой теме, — все это сделает ваши контраргументы более весомыми и обоснованными.
Если вы находитесь на собрании или в другом месте, где много людей, лучше отложить этот разговор. Обсуждение вопроса наедине заставит начальника чувствовать себя менее уязвимым, а значит, он будет больше настроен на конструктивный диалог.
Общая цель
Прежде чем поделиться своими мыслями с шефом, подумайте о том, что его волнует: это может быть руководство отделом, своевременное выполнение проекта или его отношения с руководством. Если вы сможете связать свое несогласие с «более высокой целью», у вас появится намного больше шансов быть услышанным.
Когда вы будете излагать свою позицию, не думайте, что эта взаимосвязь и так понятна — обязательно сделайте на этом упор. Вам нужно об этом четко заявить. Чтобы вас воспринимали не как неприятного подчиненного, а как соратника, который пытается достичь общей цели, встройте свои аргументы в текущий бизнес-контекст. Это поможет превратить вашу беседу из «боксерского поединка» в «шахматную партию».
Спросить разрешения, чтобы не согласиться
Вы можете, например, сказать: «Я знаю, что мы должны выполнить это в первом квартале, но я почему-то считаю, что так не получится. И хочу поделиться с вами мыслями по этому поводу. Вы не против?». Такое вступление даст человеку выбор и позволит ему включиться в диалог. И если он скажет «да», это поможет вам чувствовать себя увереннее, выражая свое несогласие.
Быть спокойным
Вы будете слышать, как бьется ваше сердце, или чувствовать, что вы покраснели, но делайте все возможное, чтобы оставаться нейтральным и спокойным как в своей речи, так и в своем поведении на встрече.
Когда язык вашего тела говорит о нежелании или беспокойстве, это подрывает сам смысл вашего сообщения. Вы посылаете неоднозначные сигналы собеседнику, и после этого собеседник должен самостоятельно решать, что именно принять за правду — содержание ваших слов или ваше состояние.
Глубокие вдохи, а также осознанная речь в медленном темпе помогут вам успокоиться. Это известный физиологический факт, что когда мы чувствуем панику, то говорим громче и быстрее. Вам вовсе не нужно быть серой мышкой или говорить шепотом, просто замедлите темп и излагайте аргументы в своей обычной тональности — это поможет успокоить вашего собеседника и успокоиться вам самим. Вы будете казаться более уверенным, даже если глубоко внутри дрожите.
Проверить исходные данные
Получив разрешение на обсуждение острой темы, начните с точной формулировки точки зрения вашего оппонента, то есть вашего начальника. С какой именно идеей, мнением или предложением вы не согласны? Если вы сможете четко, возможно, даже лучше, чем он, изложить его точку зрения, это даст вам прочную основу для дальнейшего обсуждения. Вам нужно, чтобы шеф в итоге сказал или подумал: «Да, а он понимает, о чем говорит».
Без оценок
В разговоре о проблеме, когда вы начнете выражать свою озабоченность, внимательно следите за языком. Вам следует избегать любых слов осуждения, таких как «близорукий», «глупый» или «поспешный», которые могут вывести шефа из равновесия. Мой совет — просто исключите из своей речи все прилагательные, поскольку они могут быть неправильно истолкованы или приняты на свой счет. Говорите только о фактах.
Например, вместо того чтобы сказать: «Я думаю, что будет просто наивным надеяться закончить проект в первом квартале», вы можете сказать: «В прошлом мы уже делали четыре подобных проекта, и в такой срок смогли выполнить только один, но и там были особые условия». Постарайтесь придерживаться нейтральных формулировок и сфокусируйтесь на фактах, ваше несогласие должно звучать искренне, обоснованно, по существу.
Быть сдержанным
По ходу беседы подчеркните, что вы излагаете лишь свое мнение, а не библейскую истину. Это может быть взвешенное, хорошо продуманное, но все-таки мнение, поэтому говорите осторожно и немного занижайте степень уверенности. Вместо того чтобы сказать: «Если мы поставим срок выполнения на конец квартала, мы это не выполним», — лучше выразиться так: «Это всего лишь мое мнение, но я действительно пока не понимаю, как мы уложимся в этот срок».
Я рекомендую добавить здесь подводящие фразы, такие как «я сейчас рассуждаю вслух». Они оставляют место для диалога. Выразив свое мнение (как мнение, а не как факт), проявите искренний интерес и любопытство к точке зрения другого человека. Напомните собеседнику, что это ваша точка зрения, а далее пригласите поделиться своим взглядом на ситуацию. Можно сказать так: «Я действительно могу быть не прав, подскажите мне, пожалуйста». И будьте искренне готовы услышать другое мнение.
Признать его авторитет
В конце концов, следует признать, что финальное решение примет человек, имеющий на это полномочия. Вам лучше сказать: «Я понимаю, что вы сейчас примете окончательное решение, и оно зависит лишь от вас». Это не только покажет, что вы знаете свое место в иерархии, но и напомнит шефу, что у него тоже есть выбор. Не отказывайтесь от своего мнения и не давайте ложных оценок. Это полностью в ваших силах — проявить уважение к вышестоящему руководителю, сохраняя при этом свое достоинство.
1 Grenny Joseph. Crucial Conversations Tools for Talking When Stakes Are High. McGraw-Hill Education; 2nd edition. 2011, September 9.
2 Weeks Holly. Failure to Communicate: How Conversations Go Wrong and What You Can Do to Right Them. Harvard Business Review Press. 2010, May 20.
3 Gallo Amy. HBR Guide to Dealing with Conflict. Harvard Business Review Press. 2017, April 4.
Как научиться общаться с руководством
В течение жизни, многие люди сталкиваются с проблемами в общении с начальством. Конечно, не все руководители обладают скверным характером, но каждый сотрудник должен знать, как правильно общаться с начальством. Предлагаем ознакомиться с несколькими ценными советами, которые помогут при общении с боссом.
Какие бывают начальники?
Руководителей можно разделить на несколько категорий:
Если вам повезло работать с «миротворцами» — нужно радоваться. Однако чаще всего начальство выпадает не из лучшей категории, поэтому нужно знать, как правильно общаться с таким человеком.
Получаем от начальства заслуженную награду
Чтобы получить то, что вы действительно заслуживаете, нужно придерживаться следующих советов:
Поддерживаем начальнику хорошее настроение
От настроения начальства зависит работа всего коллектива, поэтому нужно поддерживать руководителю хорошее настроение:
Как отказаться от бессмысленных указаний
Иногда руководство может давать глупые и бессмысленные поручения, нужно уметь правильно уходить от таких задач:
Главное помнить – возьмете поручение один раз, будете всегда заниматься бессмысленной работой. Руководители такие же люди, и они понимают, кому какую работу поручать. Если начальник поймет, что вы профессионал, способный на больше, он никогда не будет поручать глупые задачи!
Автор: Специализированная служба по трудоустройству «Staff Linear»
Правила общения руководителя и подчинённых
Время чтения 8 минут
Учитывая демократизацию общества, понимание ценности каждой личности понадобились новые методы, принципы и стили управления коллективом. Руководитель нового типа должен быть не просто хорошим организатором, аналитиком и психологом, но и обладать такими личностными качествами, чтобы заслужить авторитет у подчиненных.
Как управлять коллективом, и какими качествами должен обладать руководитель, вы узнаете в этой статье. Современный руководитель должен иметь высокую нравственную культуру, чтобы заслужить признание и уважение коллег. Необходимы такие качества, как честность, справедливость, порядочность, умение понимать и слушать. Не менее важно для руководителя знание этикета и правил поведения.
Общение руководителя с подчиненными должно происходить в деловом стиле, но при этом необходимо соблюдать взаимную вежливость, внимательность и доброжелательность. Это залог здоровой атмосферы в коллективе и расположение к сотрудничеству. Управление коллективом предполагает, что руководителю нужно отдавать распоряжения, обращаться с просьбами, проводить собеседования, увольнять, мотивировать и наказывать. Как это делать правильно?
Начальник и подчинённые: деловое общение руководителя
Отношение руководителя к подчиненным должно быть уважительным в любой ситуации. Лучше всего обращаться к сотрудникам на «Вы». Во время разговора с подчиненным, руководитель должен больше слушать, чем говорить. Задавать вопросы по поводу того, что думает сотрудник о качестве своей работы, что бы он улучшил, что он считает своими сильными сторонами. В процессе диалога с подчиненными, руководитель, умеющий слушать, может извлечь много полезной информации. В частности, как улучшить менеджмент персонала организации.
До недавнего времени функции менеджеров по персоналу выполняли линейные руководители. Достаточно было просто оформлять приказы об увольнении, зачислении на работу и повышении. Сейчас этого недостаточно. Менеджеры по персоналу должны заниматься:
Менеджмент персонала помогает использовать все потенциальные возможности сотрудников для достижения целей организации. Но при этом обеспечивать нормальную психологически здоровую атмосферу в коллективе, следить за условиями труда.
Правила наказания или как правильно наказывать?
Основные задачи менеджмента персонала
Принципы эффективного управления
Руководитель должен анализировать ситуацию, прогнозировать стратегию и управлять ее реализацией. Подчиненный должен реализовывать решение руководителя. Поэтому, основными принципами эффективного управления являются определенные качества руководителя — профессионализм, организованность и порядочность. Так как ему приходится решать проблемы из любой сферы организации.
Подчиненный, в свою очередь, должен быть исполнительным, инициативным, честным, порядочным и стремящийся к продвижению по службе.
Стили управления коллективом
Можно выделить 6 основных стилей управления персоналом, каждый из которых имеет как свои плюсы, так и минусы:
Как управлять коллективом и какой стиль выбрать? Скорее всего, эффективность управления персоналом зависит не только от стиля и методов управления, но и от личных качеств подчиненных. Поэтому, в зависимости от разных ситуаций, нужно комбинировать разные стили управления.
Система управления сотрудниками включает в себя не только стили, но и методы управления.
Методы управления коллективом
Методы управления персоналом — способы воздействия на коллектив. Они бывают административные, экономические и социально-психологические.
Все методы взаимосвязаны между собой и осуществление их в управлении коллективом понятно. Но есть и инновационные методы управления персоналом. К примеру, постановка целей сотрудника и руководителя на ближайшие полгода или год. Сотрудник ставит перед собой конкретную цель на благо организации. В случае ее достижения, руководитель, к примеру, повышает его в должности или повышает зарплату.
Каждый руководитель задается вопросом, как эффективно управлять персоналом? Для этого необходимо применять все методы и стили управления комплексно. Кроме того, не забывать о том, что нужно четко соблюдать правила этика при общении с сотрудниками.
Правильная система управления, мотивации, наказания и поощрения поможет создать процветающую компанию. Сам руководитель не сможет ничего достичь, если его сотрудники не будут подходить к работе творчески и с инициативой. Руководителю главное уметь заинтересовать, замотивировать и поддержать сотрудников.
Как перестать бояться и начать командовать
Контролировать и отдавать приказы — самое важное в работе руководителя, считает автор бестселлера «Быть начальником — это нормально» Брюс Тулган. По его наблюдениям, многие боятся власти и не осознают, что распоряжаться людьми — их прямая обязанность. В своей книге (её второе издание вышло в России в январе) Тулган объясняет, как нужно вести себя, чтобы стать настоящим боссом. «Секрет» публикует полезные отрывки.
Контролировать и отдавать приказы — самое важное в работе руководителя, считает автор бестселлера «Быть начальником — это нормально» Брюс Тулган. По его наблюдениям, многие боятся власти и не осознают, что распоряжаться людьми — прямая обязанность начальника. В своей книге (её второе издание вышло в России в январе) Тулган объясняет, как нужно вести себя, чтобы стать настоящим боссом. «Секрет» публикует полезные отрывки.
Изменения в условиях работы привели к фундаментальному сдвигу норм и ценностей, связанных с самой сутью взаимоотношений между работодателем и сотрудником. Но вот какая возникает проблема: большинство менеджеров, как и прежде, предпочитают избегать конфликтов. Им, как и прежде, недостаёт лидерских способностей и даже базовых знаний в области эффективного контроля работы. Во многом наследие прежних руководителей в больших и малых организациях, как и прежде, основано на невмешательстве: «Вот вам наша миссия на ознакомление, разберитесь с ней. И ждите замечаний. Мы сообщим вам, если что-то пойдет не так, а система вознаградит вас за труд, но никак не больше, чем всех остальных».
Скажу вам просто и прямо: у подлинных лидеров нет никаких обходных путей, позволяющих отказаться от менеджмента.
Управляйте каждый день
Большинство менеджеров настолько заняты «настоящей работой», что часто воспринимают свои обязанности в сфере менеджмента как дополнительное бремя. Они избегают ежедневного управления точно так же, как многие люди отлынивают от ежедневных занятий физкультурой. Они начинают управлять, когда это превращается в абсолютную необходимость. В результате начальники и их сотрудники теряют форму, и регулярно появляются неожиданные проблемы. Я называю это явление — управление, когда уклониться от него невозможно — менеджментом по особому случаю. Единственная альтернатива менеджменту по особому случаю заключается в формировании привычки к ежедневному управлению.
Начните с одного часа в день, посвящённого только управлению. В течение этого часа не занимайтесь «пожаротушением». Используйте его для менеджмента с прицелом на будущее, пока что-то само по себе не пошло хорошо, плохо или нормально. Этот час в день позволит вам оставаться в форме, подобно ежедневной прогулке.
Избегайте общих встреч
Некоторые менеджеры предпочитают общие встречи ежедневному общению один на один, однако они не могут служить полноценной заменой личным встречам. Когда вы смотрите сотруднику в глаза, говорите об ожиданиях, спрашиваете, каких он достиг результатов, оцениваете его работу или даёте ему обратную связь, ни у кого нет возможности спрятаться. Во время общих встреч спрятаться намного легче и менеджеру, и сотрудникам. Начальники часто чувствуют себя более комфортно, когда делятся плохими новостями или обратной связью со всей командой, а не разговаривают с людьми с глазу на глаз. Проблема в том, что неприятные новости или обратная связь часто направлены лишь на одного или двух людей из всех собравшихся. Поэтому остальная часть команды испытывает смятение и даже чувствует себя оскорбленной, но при этом те самые люди, которыми вы пытаетесь «управлять» подобным образом, не всегда понимают, что вы обращаетесь именно к ним!
Менеджеры постоянно рассказывают мне об общих встречах, где они планировали пролить свет на поведение одного из сотрудников, который постоянно опаздывает на работу и делает большие перерывы. Начальник говорит на такой встрече: «Мы должны прекратить практику опозданий на работу. И нам нужно перестать делать столь долгие перерывы. Помните, что у вас есть два десятиминутных перерыва, а десять минут значат именно десять минут». Большинство сотрудников слушают это в недоумении: «О чём он говорит? Я прихожу на работу каждый день достаточно рано и даже не всегда успеваю воспользоваться перерывом», а тот самый сотрудник, о котором идёт речь, смотрит на часы и думает: «Хватит уже, закругляйся. Мне пора идти на перерыв».
Будьте наставником
«Я никогда не был особенно хорошим наставником, — порой говорят мне менеджеры, — поэтому я не знаю, на что это похоже». Что ж, я могу описать. Наставник говорит ровным и настойчивым голосом. Он ведёт себя методично и вовлеченно. Он исполнен энтузиазма и напористости. Его поведение постоянно направлено на стимулирование концентрации и ответственности.
Вот как именно должен разговаривать наставник: — настройтесь на человека, для которого вы стали наставником; — сконцентрируйтесь на конкретных примерах его работы; — описывайте работу и результаты сотрудника искренне и наглядно; — сформулируйте следующие конкретные шаги.
Занимайтесь каждым сотрудником по очереди
Каждый сотрудник уникален, однако большинство менеджеров используют примерно одинаковый подход к управлению ими. Какую бы методику они ни использовали: еженедельные отчёты, ежемесячные встречи команды или ежегодная оценка, — они редко учитывают особенности оцениваемых сотрудников. Единственный способ справиться с невероятным разнообразием ваших сотрудников заключается в том, чтобы выяснить, что подходит для каждого из них, а затем соответствующим образом адаптировать свой стиль менеджмента.
Лучший способ заниматься тонкой настройкой своего подхода к каждому человеку — это постоянно задавать себе шесть ключевых вопросов о каждом сотруднике:
1. Как я могу охарактеризовать этого сотрудника?
Оцените основные сильные и слабые стороны этого человека как сотрудника. Изучите его задачи и сферу ответственности. В чём заключается работа, которую он делает? Вспомните рекорд его производительности. Можно ли считать его высокорезультативным сотрудником, средним или низкорезультативным? Продуктивен ли он? Можно ли назвать его энергичным? Подумайте о его карьерном прошлом и возможном будущем. Как долго он работает в вашей компании? Как долго он ещё может в ней оставаться? Подумайте о его социальной роли на работе. Насколько велик уровень его энергии? Можно считать его энтузиастом или скептиком? Нравится ли он другим? Болтлив ли он? Насколько сильно уважают его коллеги? Управляйте той личностью, которую сотрудник «приносит» на работу.
2. Почему мне нужно управлять этим человеком?
Ключ к ответу на этот вопрос лежит в чётком понимании ваших целей при управлении каждым сотрудником и того, что вам от него нужно. Вы хотите, чтобы он работал больше? Лучше? Быстрее? Вы хотите, чтобы он изменил что-то в своём поведении?
3. О чём мне нужно говорить с этим человеком?
Сконцентрируйтесь на работе, которой сотрудник должен заниматься в ближайшем будущем. Решите, нужно ли вам говорить с ним о картине в целом или о мелких деталях. Некоторые сотрудники могут понять разницу между плохой и хорошей работой только тогда, когда вы разбиваете их задачу на мелкие элементы и детально объясняете суть каждого из них.
4. Как мне следует разговаривать с этим человеком?
Некоторым сотрудникам лучше отвечать на ваши вопросы. Другие предпочитают, чтобы вы сказали всё сами. Некоторые сотрудники лучше всего реагируют на выдержанный тон и перечисление фактов (стиль аудитора). Другие — на более эмоциональное выражение ваших мыслей (стиль старшего брата). Некоторые сотрудники лучше всего откликаются, если вы бросаете вызов их лидерским способностям (стиль перекрёстного допроса). Кто-то лучше всего реагирует на неприкрытый энтузиазм (стиль чирлидера), а некоторые — на беспокойство, страх и безотлагательность (стиль паникёра). Подумайте, что мотивирует этого человека.
5. Где мне следует разговаривать с этим человеком?
Что бы вы ни выбрали в качестве места для общения, свой кабинет или что-то другое, лучше всего остановиться на наиболее подходящем для этого помещении, а затем превратить встречи в нём в привычку. Это место станет реальной сценой, на которой будут разворачиваться ваши управленческие отношения. Если ваши сотрудники работают удалённо, следует придерживаться соблюдения строгих правил звонков и электронной переписки. Однако если вы работаете в одном офисе, то лучше всего встречаться на нейтральной территории.
6. Когда мне следует разговаривать с этим человеком?
Если вы регулярно общаетесь с подчинёнными, нет никакого смысла делать ваши встречи долгими и сложными. Основная цель в том, чтобы превратить диалоги один на один в рутинную процедуру — короткую, прямолинейную и простую. Как только вы добьётесь такого общения с каждым сотрудником, вам должно хватать для разговора с ним пятнадцати минут.
Что, если дела у кого-то идут не слишком хорошо? Попробуйте в течение какого-то времени встречаться с ним ежедневно. Не допускайте ошибки: не стоит тратить многие часы на болезненное выяснение деталей, обвинения или признания. Сделайте встречи короткими и последовательными. Велики шансы, что дела идут не так из-за того, что ваш сотрудник получает недостаточно указаний или поддержки.
Что насчёт высокопродуктивных сотрудников? Нужно ли тратить даже пятнадцать минут каждый день или раз в неделю, если всё идёт хорошо? Возможно, вам стоит устраивать встречи с такими сотрудниками раз в две недели.
Составьте менеджерский ландшафт
Попытайтесь создать для себя то, что я называю менеджерским ландшафтом. Возьмите лист бумаги и напишите в его верхней части следующие вопросы: «Кто? Почему? Что? Как? Где? Когда?». В первую колонку под словом «Кто?» впишите имя каждого, кем управляете, а также то, что вы знаете или думаете, что знаете, о каждом из них. Затем изложите свои мысли о каждом сотруднике в колонках «Почему?», «Что?», «Как?», «Где?» и «Когда?». Увидев всю эту информацию на одной странице, вы сможете получить представление об общем ландшафте своей управленческой работы и, вероятно, тут же представите возможные проблемы. Эта страница показывает ваш менеджерский мир, но помните, что обстоятельства и люди постоянно меняются, а это значит, что вы должны достаточно часто обращаться к этим вопросам и регулярно корректировать свой менеджерский ландшафт.
Будьте жёстким менеджером
Настоящий менеджер всегда отдаёт приказы. Это всего лишь обязательные к исполнению указания. Если вам не нравится отдавать приказы, то представьте себе, что вы делаете заказ у поставщика. Представьте, что ваш сотрудник — независимый агент, работающий на себя, а вы его клиент. Прописали ли вы все важные условия? Достаточно ли чётко описали продукт, в том числе его спецификации и дату поставки, которые получите в обмен на оплату?
Если вы верите, что вам следует быть стимулирующим менеджером, а не директивным, то помните, что вам нужно стать очень агрессивным стимулятором. Управленческое общение должно быть интерактивным диалогом. Это значит, что вы должны задавать по-настоящему правильные вопросы.
— Задайте базовые вопросы: «Можете ли вы это сделать? Уверены ли вы в этом? Что вам понадобится от меня?». — Задайте наводящие вопросы: «Как вы собираетесь это делать? С чего вы планируете начать? Какими будут ваши следующие шаги?». — Задайте короткие, фокусирующие вопросы: «Как много времени займет этот этап? А следующий? Как выглядит контрольный список?».
Итак, нужно ли позволять сотруднику прийти к правильным выводам самостоятельно? Это зависит от того, как много у вас лишнего времени. Попросите сотрудника порассуждать вслух о том, как он планирует заняться заданием, но затем умело и как можно быстрее подведите его к правильным заключениям. Просите сотрудника проговаривать его мысли до тех пор, пока он не избавится от пробелов.
Некоторые виды работ требуют от сотрудников смелости брать на себя риски и совершать ошибки, поскольку их труд творческий и инновационный. Если основное в работе подчинённого — это творчество, то главное, что вы можете для него сделать, это чётко объяснить, что не входит в сферу его решений. Задайте конкретные параметры, в рамках которых он должен действовать. Если вы не хотите никаким образом сдерживать сотрудника (никаких положений и целей), то чётко определите любые параметры, которые могут быть установлены Есть ли у него ограничения по времени? Или же вы будете платить сотруднику за его попытки мозговых штурмов вечно? Как вы узнаете, когда сотрудник закончит свою работу? Что будет считаться готовым продуктом или результатом? Если вы хотите, чтобы подчиненный мог спокойно брать на себя риски и совершал ошибки, то вы должны выразить это в форме конкретного задания: «Я хочу, чтобы вы брали на себя риски и делали ошибки». Возможно, вам стоит сказать сотруднику, сколько рисков он может взять на себя и сколько ошибок вправе совершить.
Следите за мелочами
Чем выше уровень вашей репутации человека, разбирающегося в деталях, тем большую власть вы обретаете, даже если вы не обладаете всеми знаниями, необходимыми в конкретной ситуации. Почему? Люди будут значительно охотнее делиться с вами информацией и отвечать на вопросы полноценно и искренне. Они вполне могут предположить, что у вас уже есть вся необходимая информация или ответы на задаваемые вопросы, и вы просто контролируете их. Также они более внимательно отнесутся к деталям своей работы, если будут уверены, что вы станете их проверять.
Менеджер одной исследовательской компании рассказал мне следующее: «Я веду постоянный контроль работы каждого подчинённого. Я стараюсь обратить внимание на все мелкие детали. Примерно раз в неделю или две в общении с каждым сотрудником я упоминаю какую-нибудь мелкую деталь в его работе, например, я говорю: «Вы помните своё электронное письмо на такую-то тему, отправленное в десять тринадцать в прошлую пятницу? Там была ошибка в третьем предложении. Я распечатал копию, чтобы вам её показать». И вот что я вам скажу. После того как я начал так поступать, все сотрудники стали намного внимательнее относиться к деталям».
Отслеживайте производительность с помощью мониторинга конкретных действий
Существует пять способов мониторинга конкретных действий сотрудников.
1. Наблюдайте за работой подчинённых
Это один из наиболее эффективных способов — наблюдение за тем, как сотрудник общается с клиентом в течение всего нескольких минут, расскажет вам намного больше о его работе, чем огромное количество опросов потребителей. Если у вас есть проблемы с тем, чтобы помочь сотруднику преуспеть в выполнении определенной задачи, то вам следует стать тенью этого человека. Тогда вы в точности поймете, что он делает и как может добиться лучших результатов.
2. Попросите отчёт
В любом разговоре один на один с каждым сотрудником просите его отчитаться за сделанное со времени вашей последней встречи: «Какие конкретные действия вы предприняли? Смогли ли вы соответствовать чётко высказанным ожиданиям?» После этого начинайте внимательно слушать, формировать суждения и задавать больше наводящих вопросов.
3. Помогите сотрудникам использовать инструменты самостоятельного мониторинга
Вы можете попросить подчинённых помочь вам отслеживать их действия с помощью таких инструментов самостоятельного мониторинга, как планы проектов, контрольные списки и журналы учёта рабочего времени. Сотрудники могут сами следить, удаётся ли им соответствовать изложенным в плане проекта целям и срокам, делать отметки в контрольных списках и регулярно отчитываться перед начальником.
4. Регулярно оценивайте незавершённую работу
Тщательно проверяйте работу сотрудников в процессе её выполнения. Если сотрудник не несёт ответственности за конечный продукт, то наблюдение за его работой — это то же самое, что и контроль его деятельности. Если же сотрудник отвечает за конечный продукт, то вам следует делать выборочную проверку без предупреждения.
5. Расспрашивайте других
Порасспрашивайте клиентов, поставщиков, коллег и других менеджеров об их взаимодействии с конкретными сотрудниками. Всегда задавайте вопросы о работе подчинённого, а не о том, какой он человек. Просите делиться с вами не оценками, а описаниями. Интересуйтесь не впечатлениями, а деталями.
Когда проблемы сохраняются
Некоторые проблемы сопротивляются решениям, даже если вы агрессивно и последовательно занимаетесь ими. На этой стадии почти все проблемы можно связать с одной или несколькими из трёх категорий: возможности, навык или желание.
Если проблема связана с возможностями (врождённые сильные стороны ваших сотрудников не всегда хорошо подходят для выполнения тех или иных задач в их нынешней роли), то лучший вариант действий — исключить из работы сотрудников неподходящие им задачи и сферы ответственности, дав им другие дела. Если вы не можете этого сделать, то вам придётся признать, что работой занимаются люди, для неё не приспособленные.
Если проблема связана с навыками (у сотрудника недостаточно знаний, он не освоил нужные техники или ему не хватает необходимых инструментов и ресурсов), то именно вы должны убедиться, что он получает всё необходимое для достижения успеха. Найдите пробелы в его навыках и заполните их, предлагая обучение или правильные инструменты и ресурсы. Если вы не можете дать подчинённому всё необходимое, то должны поработать с ним и разобраться, как справиться с проблемами с учётом того, что у вас есть.
Конечно же, самым крепким орешком, который вам предстоит разгрызть, становится мотивация — желание действовать. Все люди разные, поэтому каждого из сотрудников мотивируют разные вещи. Однако в случае постоянных проблем с результатами главный вопрос звучит так: «Что лишает человека мотивации?»
Не относитесь ко всем одинаково
Большинство менеджеров, живущих в мире неэффективного управления, склоняются к «одинаковости», поскольку с ней легче управлять. Каждый раз, когда сотрудники получают зарплату в соответствии с зафиксированной системой (почасовой оплаты или оклада), начальнику не приходится принимать и оправдывать сложные решения Ему не нужно сохранять вовлеченность в отношения с каждым сотрудником и убеждаться, что тот знает, что именно он должен сделать, чтобы заработать то, чего хочет или в чём нуждается.
«Высокопродуктивные и низкорезультативные сотрудники получают одно и то же базовое вознаграждение? Это несправедливо, — сказал мне один менеджер крупной производственной компании — Вы должны вознаграждать людей за то, что они заслужили и на что имеют право». Да, вы хотите, чтобы каждый сотрудник больше и лучше работал. Большинство из них, со своей стороны, делают всё, что только могут, для достижения успеха и отчаянно пытаются заслужить то, чего хотят и в чём нуждаются. Если вы желаете больше дать тому, кто этого заслуживает, вы по определению вынуждены дать меньше тем, кто трудился хуже. Когда люди заслуживают большего, делайте для них больше. Когда они заслуживают меньшего, делайте для них меньше. Это единственный справедливый вариант действий.