какой основной первичный учетный документ используется при совершении торговых операций
Первичная документация в бухгалтерии
Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
Договор
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.
Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.
Первичные бухгалтерские документы
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.
Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).
Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).
Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок!
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Обязательные реквизиты первичного документа
Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.
До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.
Формы первичных документов
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).
Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.
В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.
Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.
Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Виды первичных документов
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
Документы по учету торговых операций
Документы по учету основных средств
Кассовая первичка
Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.
Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.
Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.
Унифицированные формы первичных документов (перечень)
Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?
На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.
Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными
Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.
Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.
Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:
Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:
Унифицированная документация по учету кассовых операций
Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:
Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.
Итоги
У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).
Какой основной первичный учетный документ используется при совершении торговых операций
Акт о приемке товаров
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров
Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика
Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика
Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары
Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)
Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей
Акт о списании товаров
Приходный групповой отвес
Журнал учета движения товаров на складе
Расходный отвес (спецификация)
Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров
Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции
Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц
Товарный журнал работника мелкорозничной торговли
Акт о перемеривании тканей
Акт об уценке лоскута
Журнал учета выполнения заказов покупателей
Карточка количественно-стоимостного учета
Сопроводительный реестр сдачи документов
УКАЗАНИЯ
по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету
торговых операций (общие)
АКТ
о приемке товаров
(форма N ТОРГ-1)
Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора или контракта. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.
При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.
По строке «Способ доставки» указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д).
Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.
Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.
АКТ
об установленном расхождении по количеству и качеству
при приемке товарно-материальных ценностей
(форма N ТОРГ- 2)
АКТ
об установленном расхождении по количеству и качеству
при приемке импортных товаров
(форма N ТОРГ- 3)
Применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи.
Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Графы 10, 11 (16,17), 21, 23 заполняются в соответствии с правилами приемки импортных товаров (в части указания цены и стоимости импортного товара в денежном выражении).
Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах поставщика, расхождений в количестве и качестве нет».
При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.
Акт по форме N ТОРГ-2 составляется на отечественные товары.
Акт по форме N ТОРГ-3 составляется на импортные товары.
Количество составленных актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.
АКТ
о приемке товара, поступившего без счета поставщика
(форма N ТОРГ- 4)
Применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию.
Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица.
АКТ
об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика
(форма N ТОРГ- 5)
Применяется для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара.
Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию.
АКТ
о завесе тары
(форма N ТОРГ- 6)
Применяется для оформления приемки и списания завеса тары.
Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации.
В случае, если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.
ЖУРНАЛ
регистрации товарно-материальных ценностей,
требующих завеса тары
(форма N ТОРГ- 7)
Применяется для учета тары, требующей завеса.
Записи данных о завесе тары производятся в журнале бухгалтером на основании приемных товарных документов.
ЗАКАЗ-ОТБОРОЧНЫЙ ЛИСТ
(форма N ТОРГ- 8)
Применяется на оптовых базах (складах) для отбора товара, тары.
Заполняется сотрудником оптовой базы (склада) на бумажных или машинных носителях информации и передается для исполнения на склад.
Конструкция формы позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров).
На основании данных этого документа заполняется товарно-транспортная накладная.
УПАКОВОЧНЫЙ ЯРЛЫК
(форма N ТОРГ- 9)
Применяется при упаковке товара.
Выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.), подписывается материально ответственными лицами и упаковщиком.