при получении товара какие документы должен предъявить получатель
При получении товара какие документы должен предъявить получатель
2.1. Документальное оформление поступления товаров
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
2.1.5. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.
Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
2.1.6. При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
2.1.7. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
2.1.8. При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
2.1.9. Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.
2.1.10. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.
2.1.11. Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
2.1.12. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
2.1.13. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
2.1.15. Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1089 «Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе», приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212 «Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения» и Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 «Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами», Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 «Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами».
Приемка товара
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Правила получения груза в транспортной компании «ТАТ»
Какие документы должен предоставить получатель при получении груза?
Одним из часто возникающих вопросов при перевозках грузов является вопрос о том, какие документы необходимо предъявить при получении груза. Попробуем разобраться в этом вопросе. При получении груза на складе ТАТ или при доставке груза «до двери» получателя, последний должен предоставить ряд документов. Перечень документов зависит от того, кем является получатель.
Печатью организации для получения груза может воспользоваться лицо, обладающее полномочиями действовать от имени юридического лица без доверенности и имеющее право подписи документов. При этом наличие документа, удостоверяющего личность, обязательно.
Документы, удостоверяющие личность.
В соответствии с нормативными актами РФ, документами, удостоверяющими личность, могут являться:
Правила оформления и выдачи доверенностей
Доверенность, выданная в простой письменной форме
Доверенность, составленняа в простой письменной форме, выдается от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Доверенность может быть разовой (формы М-2, М-2а) или многократной (генеральной). Разовая должна содержать ссылку на характеристики груза по накладной – наименование и количество мест груза. Генеральная доверенность должна содержать ссылку на право получения представителем любых грузов от любых грузоотправителей, приходящих в адрес грузополучателя.
Подписание доверенности в простой письменной форме может осуществляться только единоличным исполнительным органом юридического лица (директор, генеральный директор), или индивидуальным предпринимателем. Наиболее часто используемой формой доверенности является типовая форма Доверенности на получение ТМЦ № М-2 или М-2а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года №71а. Такая доверенность подписывается директором или генеральным директором, или индивидуальным предпринимателем, а также главным бухгалтером. В том случае если в штате организации нет главного бухгалтера, подпись за него ставит сам руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Максимальный срок действия доверенности не может превышать трех лет с момента выдачи. Если срок действия доверенности не указан, то считается, что доверенность действительна в течение года со дня выдачи.
Нотариальная доверенность
Доверенность, выданная от имени физического лица или индивидуального предпринимателя, заверенная в нотариальной конторе. Нотариальная доверенность на представителя оформляется во всех случаях, когда грузополучателем (по накладной) является физическое лицо и фактическим получателем является не он сам. Нотариальная доверенность на представителя также оформляется в том случае, когда грузополучателем (по накладной) является физическое лицо – индивидуальный предприниматель, не имеющей своей печати. Для того, что бы доверенность предоставляла право на получение груза, она должна содержать следующую обязательную информацию:
Особенности заполнения доверенности
В доверенности должно быть указано, что она выдана для получения ТМЦ (груза) в компании «ТК ТАТ» с обязательным заполнением юридического адреса компании Получателя, ИНН и ОГРН. Как правило, доверенности, составляемые в произвольной форме, оформляются на фирменном бланке организации, содержащем все необходимые реквизиты, позволяющие определить данное юридическое лицо в гражданском обороте.
Документы на получение
Какие документы нужны для получения груза?
Для получения груза юридические лица должны предоставить:
Для получения груза физические лица должны предоставить:
Возможна ли выдача груза по предъявлению водительского удостоверения?
По водительскому удостоверению грузы не выдаются. Частные лица могут получить груз при наличии паспорта. Юридические лица могут получить груз при наличии паспорта и доверенности от фирмы.
Что делать, если сам не смогу получить груз в другом городе?
Мы стараемся предоставить своим клиентам максимально полный набор услуг, и в связи с этим, обращаем Ваше внимание на услугу «Получение и отправка груза без участия Клиента». Мы можем являться Вашим представителем в городе, где требуется получить у Вашего поставщика и затем отправить в Ваш адрес партию груза.
При отправлении груза допущена ошибка в наименовании получателя. Что необходимо сделать, чтобы изменить наименование получателя?
Необходимо предоставить письмо об изменении наименования получателя. Если отправителем груза является юридическое лицо — письмо необходимо предоставить заверенное печатью и подписью руководителя организации- отправителя. Если отправителем груза является физическое лицо — письмо предоставляется с указанием паспортных данных отправителя и заверенное его подписью.
Почему для изменения получателя вам недостаточно просто письма по факсу?
Мы не принимаем письма (о смене получателя, возврате груза и переадресации) по факсу или в электронном виде. Нам необходим оригинал письма, так как это официальный документ, на основании которого будут произведены необходимые действия.
Порядок проведения приемки товара
Договор поставки — один из наиболее часто встречающихся видов договора в предпринимательской деятельности. При его заключении стороны уделяют внимание существенным условиям договора, порядку расчетов, но часто не придают значения согласованию процедуры приемки товара.
Данная статья поможет покупателям правильно провести приемку в тех случаях, когда договором предусмотрена доставка товара силами и за счет поставщика, а переход права собственности на товар происходит в момент его доставки на склад покупателя.
Для покупателя товара порядок приемки, указанный в договоре, будет определенным алгоритмом действий, при соблюдении которого его претензии к количеству и качеству товара будут удовлетворены поставщиком. Поскольку на практике приемку товара осуществляют работники, не участвующие в заключении договора, их нужно обязательно ознакомить с инструкциями, касающимися приемки.
В идеале участие в проведении приемки и соблюдение правил приемки должно быть закреплено в их должностной инструкции. Покупателю выгодно максимально упростить процедуру приемки товара, ограничившись односторонней приемкой и составлением комиссионного акта без вызова поставщика для участия в приемке.
Для поставщика, в свою очередь, соблюдение правил приемки товара может стать дополнительным доказательством объективности и порядочности покупателя при фиксации недостачи либо брака. Поэтому поставщик при заключении договора должен уделить особое внимание таким условиям приемки, как:
Также в договоре возможно согласовать наименование экспертной организации, в которую, в случае выявления брака, покупатель должен обратиться для проведения экспертизы. В договоре не обязательно подробно прописывать процедуру проведения приемки.
Инструкции максимально подробно регламентируют порядок проведения приемки, содержат требования к документам, составленным по ее результатам. Но применяются они только тогда, когда их применение согласовано сторонами договора поставки.
Нужно отметить, что необходимость применения указанных инструкций при приемке может создать для покупателя определенные организационные сложности, поскольку предусмотренная ими процедура приемки товара сложна, многоэтапна и занимает длительное время.
При этом несоблюдение отдельных требований может привести к невозможности предъявить к поставщику претензии, связанные с недостачей/поставкой некачественного товара. В свою очередь поставщику в большинстве случаев выгодно применение данных инструкций, поскольку они максимально защищают его интересы при приемке. Приемка товара должна проводиться комиссией в составе не менее 3 человек, чьи кандидатуры заранее определяет уполномоченное лицо покупателя. Эти лица должны лично присутствовать при приемке товара и оформлении акта, подписав нормативный документ по завершении приемки.
Порядок приемки товара
Далее указывается наименование и количество поступившего товара, согласно товаросопроводительным документам, а также реквизиты документов: номера, даты. Указываются лица, участвующие в приемке товара, их должности. Осмотр товара должен начинаться с оценки соблюдения правил перевозки, сохранности упаковки, сохранности запорно-пломбировочных устройств, если они имеются.
Например, в случае перевозки товара железнодорожным транспортом, выдача груза может осуществляться как с проверкой его состояния и количества, так и без нее. В случае, если проверка перевозчиком не осуществлялась, то на железнодорожной накладной проставляется соответствующая отметка. Если же вагон был поврежден либо неисправен, есть сомнения в сохранности пломб или имеются иные признаки утраты груза в пути следования, то получатель товара должен требовать от перевозчика составления и выдачи коммерческого акта.
Указанный акт является единственным документом, дающим право предъявлять претензии к железной дороге или отправителю груза.
Дополнительным доказательством соблюдения порядка приемки может стать фото и видеосъемка процесса приемки. Фото и видеоматериалы в данном случае являются неотъемлемой частью акта и должны быть указаны в приложении к нему.
О поступлении излишков покупатель должен незамедлительно информировать поставщика для определения дальнейшей судьбы товара. До получения ответа поставщика покупатель должен обеспечить сохранность товара, при этом расходы по его хранению могут быть в будущем возложены на поставщика. Результатом приемки должны стать выводы комиссии о выявленном расхождении в количестве товара либо его несоответствие условиям договора поставки.
Если договор не регламентирует порядок вызова, то рекомендуется направить телеграмму на имя единоличного исполнительного органа поставщика, с уведомлением о вручении. Телеграмма может быть направлена либо по адресу, согласованному в договоре, либо по юридическому адресу поставщика. Доказательства направления телеграммы необходимо сохранить на случай судебного спора. В случае выявления недопоставки либо брака на основании составленного по результатам приемки комиссионного акта покупатель сможет подготовить претензию в адрес поставщика. Факт недостачи/поставки товара ненадлежащего качества в этом случае будет подтвержден документально, что позволит при необходимости обратиться в суд.
Резюме
Таким образом, порядок проведения приемки товара и правильная фиксация ее результатов будут иметь решающее значение в случае, если покупателю потребуется в судебном порядке защищать свои права в связи с поставкой товара с недостачей или поставкой товара ненадлежащего качества. От правильности составления акта приемки во многом зависит то, будут ли требования покупателя удовлетворены судом.
На практике часто возникает вопрос: как поставщику обезопасить себя на случай недобросовестности со стороны покупателя при проведении приемки поставленного товара?
В случае отгрузки дорогостоящего товара либо в случае сомнений в добросовестности контрагента, отгрузка товара может осуществляться комиссионно, с фиксацией наименования и количества отгруженного товара в акте отгрузки. Участие в отгрузке представителя перевозчика либо незаинтересованных лиц станет дополнительным доказательством надлежащего исполнения поставщиком условий договора поставки. Комиссионная отгрузка товара необходима в том случае, если условиями договора поставки не предусмотрен обязательный вызов поставщика на приемку, и приемка будет производиться покупателем в одностороннем порядке.