при прямых выплатах какие расходы напрямую платит работодатель а фсс возмещает
Прямые выплаты пособий из ФСС
До 2012 года в России работал зачетный механизм выплаты пособия. Он действовал так: компания выплачивала пособие сотруднику из собственного бюджета, а потом эту сумму вычитала из начисленных взносов в ФСС. Это невыгодно ни работодателю, ни работнику. Например, сотруднице нужно выплатить пособие по уходу за ребенком, а в компании нет «свободных» средств — приставы заблокировали расчетный счет. Работодателю приходилось брать деньги из оборота или задолжать сотруднице. Кроме этого, нагрузка на бухгалтерию была выше — бухгалтерам приходилось дополнительно считать, заполнять форму 4-ФСС и отчитываться по выплаченным пособиям.
С 1 июля 2011 года в двух регионах — в Карачаево-Черкесской Республике и в Новгородской области — заработал пилотный проект ФСС «Прямые выплаты», который изменил механизм выплат: социальные пособия сотрудники начали получать напрямую из ФСС. Работники больше не переживали, что работодатель задержит пособие — выплаты из бюджета поступают на карту работников вовремя.
Регионы постепенно присоединялись к проекту согласно утвержденному графику перехода. В 2020 году к проекту подключились уже 77 субъектов РФ, а с 2021 года на «Прямые выплаты» перешли оставшиеся: Москва, Санкт-Петербург, Ханты-Мансийский автономный округ, Московская, Свердловская и Челябинская области, а также Краснодарский и Пермский край.
Напрямую из ФСС сотрудник получает:
Пособия, которые выплачивает работодатель. Компании и ИП продолжают выплачивать сотрудникам:
Первые три дня по больничному работодатель оплачивает из собственного бюджета, и ФСС эти деньги не возмещает. Оплату за дополнительные выходные и выплаты на погребение работодатель также выплачивает из собственного бюджета, но получает по ним возмещение от ФСС.
Прямые выплаты пособия из ФСС значительно облегчают работу бухгалтерии. Объем бумажной волокиты уменьшился в разы, особенно если сотрудник принес документы в электронном формате. Например, электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН). В реестр данные из ЭЛН подтягиваются автоматически и любая ошибка исключена. Если есть малейшая неточность в заполнении документов, программа отправки не позволит отослать их в ФСС.
Кроме того, когда сотрудникам нужны какие-то документы, например, справка о выплаченных пособиях для соцзащиты, отправляю всех в ФСС.
Что означают прямые выплаты из ФСС для работодателя и работника
С 2021 года оплату пособий по нетрудоспособности и иных социальных выплат, осуществлявшихся работодателем за счет ФСС, будет делать сам фонд. Подробнее об этом и о том, что изменится для работника и работодателя в этой связи — в нашем материале.
Законодательство о переходе на прямые выплаты
Переход на прямую оплату из ФСС социальных выплат, осуществляемых за счет средств, перечисленных в фонд работодателями в виде страховых взносов, планировался давно. Для его реализации с 2011 года в России действует пилотный проект (правила его утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294), к которому на начало 2021 года не присоединились всего 8 субъектов РФ:
С наступлением 2021 года и в этих регионах начнется выплата социальных пособий напрямую из фонда. И, соответственно, перестанет применяться зачетный механизм, позволявший уменьшать величину платежей, поступающих в ФСС от работодателей на суммы таких пособий. Дата прекращения действия этого механизма установлена соответствующей 31.12.2020, поскольку по ее истечении теряют свою силу пп. 2, 8, 9. 16 ст. 431 НК РФ, описывающие порядок взаимодействия работодателя, ИФНС и ФСС в части уменьшения объема взносов, перечисляемых работодателем на страхование по нетрудоспособности и материнству (п. 3 ст. 5 Закона от 03.07.2016 № 243-ФЗ «О внесении изменений. »).
Кроме того, с 2021 года должен вступить в силу закон, вносящий поправки в 2 закона, содержащие правила выплаты социальных пособий, производимых в адрес застрахованных лиц:
Переход на прямые выплаты позволит фонду организовать персонифицированный учет расходов на социальные платежи.
Что меняется для работодателя
В ФСС передаются выплаты пособий:
Работодатель продолжит оплачивать:
Расходы по трем последним видам выплат (так же, как и затраты на предупреждение производственного травматизма) работодателю можно будет затем возместить из ФСС, направив туда соответствующее заявление и документы, подтверждающие факт события и объем произведенных расходов.
В отношении же тех выплат, которые переходят к фонду, работодатель становится лицом:
Форма подаваемого в фонд электронного реестра утверждена Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 579, уже применяемым в регионах, где действует пилотный проект.
В больничных листках, оформленных на самого работника, работодателю больше не придется заполнять строки, отведенные для отражения суммы пособия, начисляемого фондом, и итоговой суммы начислений. При этом все остальные сведения (величину среднего и среднедневного заработков, сумму пособия, выплачиваемого за счет средств работодателя) он отразит в прежнем порядке.
Удержание НДФЛ работодателю нужно будет делать только с той части пособия, которая платится из его средств.
В рамках подготовки к применению нового порядка работодателям:
Формы уведомления о переходе на прямые выплаты из ФСС РФ нет, поскольку оно не нужно. Однако если вам удобнее сообщить сотрудникам о таком переходе, вы можете в свободной форме составить уведомление (памятку) для работников с краткой информацией об изменениях в механизме выплаты пособий.
Что изменится для работника
Работнику по-прежнему придется подавать работодателю комплект документов, подтверждающих право на получение пособия. Комплект в каждом конкретном случае будет представлен своим набором бумаг. Обязательной его составляющей станет заявление от работника (варианты его форм, уже применяемых в регионах действия пилотного проекта, утверждена Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578), в котором ему надлежит указать, каким образом он хотел бы получить сумму причитающегося ему пособия:
Подать заявление на выплату можно в течение 6 месяцев с даты завершения того события, с которым связано назначение пособия (окончание периода освобождения от работы, завершение декретного отпуска, рождение ребенка, достижение ребенком возраста 1,5 лет, смерть). При наличии уважительных причин этот срок может быть продлен.
Работодатель, проверив комплектность документов, представленных ему работником, внесет данные в реестр сведений и не позже, чем через 5 рабочих дней, направит этот документ в фонд. Фонду на рассмотрение тоже отводится 5 рабочих дней, в течение которых он либо примет решение об оплате, либо направит отправителю реестра извещение о предоставлении недостающих документов. Недостающие сведения должны быть направлены в фонд в течение 5 рабочих дней.
Выплату средств фонд осуществит в течение 10 календарных дней с дня принятия им решения об оплате. Это же правило будет действовать для первой выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. Для последующих оплат этого пособия отводится период с 1 по 15 число месяца, следующего за месяцем, к которому относится пособие.
В случае отказа в оплате извещение о нем в течение 5 рабочих дней после принятия такого решения направляется фондом и работнику, и работодателю, через которого подавалось заявление.
Начисленное пособие может быть пересчитано в сторону увеличения, если работник представит в фонд (через работодателя) дополнительные документы, позволяющие это сделать, но не более, чем за 3 года, предшествующие дате обращения с просьбой о пересчете.
При невозможности обращения к работодателю (в случае прекращения им деятельности) работник вправе самостоятельно подать все документы на назначение любого из пособий непосредственно в фонд.
Излишне выплаченные работнику суммы могут быть у него удержаны в случаях:
Пособие, не полученное работником вовремя, выплачивается в полном объеме, но не более, чем за 3 года, предшествующие моменту обращения. Ограничение по сроку для выплат не действует, если в несвоевременной выплате имеется вина работодателя или фонда.
Подводим итоги
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Прямые выплаты пособий из ФСС: ответы на часто задаваемые вопросы
С 1 января 2021 года на выплаты пособий напрямую из ФСС перешли Москва, Санкт-Петербург, Московская, Свердловская и Челябинская области, ХМАО, Краснодарский и Пермский края. Что делать работодателям, как отправлять документы в соцстрах, изменится ли расчёт больничных — подготовили для вас ответы на эти и другие популярные вопросы.
Что такое прямые выплаты
Это схема выплат, при которой застрахованные лица (работники) получают почти все пособия напрямую из ФСС. Работодатели выступают в роли посредников — передают в соцстрах документы для назначения и расчёта пособий.
ФСС выплачивает напрямую работникам:
С 2021 года прямые выплаты действуют по всей России, зачётную систему отменили для всех. Если вы, например, полностью оплатите работнику больничный лист, то не сможете возместить такие расходы в соцстрахе. Нельзя будет и уменьшить на них начисленные страховые взносы.
Какие пособия выплачивает работодатель
Организации и ИП по-прежнему начисляют и выплачивают за свой счёт:
Как и раньше, работодатели могут компенсировать свои расходы по выплаченным пособиям на погребение и дополнительным выходным дням. Для этого нужно обратиться в ФСС с заявлением и подтверждающими документами. В течение 10 рабочих дней соцстрах примет решение о возмещении расходов страхователю. Затем ещё в течение двух рабочих дней перечислит деньги на расчётный счет работодателя.
Оплату больничного за первые три дня ФСС не возмещает.
Как работнику получить деньги за больничный
Работник передаёт листок нетрудоспособности своему работодателю. Если оформлен электронный больничный — сообщает его номер. В зависимости от ситуации, от работника потребуются справки с других мест работы, реквизиты для перечисления денег и т. д.
Передать листок нетрудоспособности нужно не позднее шести месяцев с даты его закрытия. Если пропустить сроки, уже не получится отправить больничный в ФСС через работодателя. Работнику придётся самостоятельно обратиться в соцстрах с заявлением. Пособие выплатят, если сроки упущены по уважительным причинам.
За первые три дня болезни пособие должен рассчитать работодатель. На это есть 10 календарных дней. Срок оплаты этой части больничного — ближайший после расчёта пособия день, установленный для выплаты зарплаты (в том числе аванса).
За остальные дни больничного деньги поступят из соцстраха после того, как:
Деньги перечислят работнику на реквизиты, которые он передал работодателю. Это может быть счёт в банке (не обязательно зарплатный), карта «Мир» или адрес для почтового перевода.
С 1 июля 2021 г. пособия, связанные с материнством, можно получать только на карты платёжной системы «Мир».
Меняется ли при прямых выплатах расчёт пособий
Порядок расчёта больничных из-за перехода на прямые выплаты не изменился.
Но с 01.01.2021 действует новый МРОТ — 12 792 руб., то есть увеличились минимальные размеры пособий.
Как и в 2020 году, больничный за полный месяц нетрудоспособности не должен быть ниже федерального МРОТ, независимо от страхового стажа и фактического заработка работника.
При расчёте пособия за первые 3 дня болезни:
Размер МРОТ берут на дату открытия листка нетрудоспособности.
Быстро и без ошибок рассчитать зарплату и пособия сотрудников поможет бесплатный сервис «Моё дело».
Как передавать в ФСС информацию для назначения и выплаты пособий
Если среднесписочная численность работников за прошлый год больше 25 человек, в ФСС нужно подавать электронный реестр — специальную форму со сведениями для назначения и выплаты пособий. Понадобится электронная подпись и бухгалтерская программа или сервис с возможностью обмена информацией с соцстрахом.
В интернет-бухгалтерии «Моё дело» уже настроен обмен с ФСС. Вы можете формировать и отправлять реестры больничных листов прямо из сервиса.
Для разных страховых случаев есть три формы реестра, они приведены в приказе ФСС № 579 от 24.11.2017:
Отправить реестр нужно в течение пяти календарных дней, считая с момента получения больничного от работника.
Если среднесписочная численность за прошлый год — 25 человек и менее, работодатель может выбрать, как передавать в ФСС сведения для выплат по больничным.
Как действовать при прямых выплатах ФСС
Порядок действий для выплаты пособия из ФСС с 1 января 2021 г.
С 01.01.2021 работник предоставляет сведения для расчёта пособий при приёме на работу. При наступлении страхового случая ему нужно только принести недостающие документы (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).
Где должны храниться оригиналы больничных — у работодателя или в ФСС
После решения ФСС о назначении и выплате пособия или об отказе все документы возвращаются работодателю.
Оригиналы листов нетрудоспособности нужно хранить вместе с расчётами пособий минимум 5 лет (ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).
Как получать выплаты по уходу за ребёнком с 01.01.2021
Чтобы работники продолжили получать пособие, нужно направить в ФСС:
Ежемесячно отправлять эти сведения не нужно. Сумма пособия, назначенного до 01.01.2021 не меняется. ФСС перечисляет деньги с 1-го по 15-е число месяца, следующего за месяцем, за который начислено пособие по уходу за ребёнком.
Что делать, если больничный лист открыт в 2020, а закрыт — в 2021 году
По больничным, открытым и не оплаченным до 01.01.2021, назначать и выплачивать пособие будет соцстрах (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).
Кто удерживает и перечисляет НДФЛ с больничного
Работодатель как налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ только с той суммы, которую он обязан выплатить работнику, то есть за первые три дня больничного. ФСС — с остальной части пособия, причём он не учитывает стандартные налоговые вычеты.
НДФЛ удерживают не со всех выплат. Например, не облагаются налогом пособия по беременности и родам (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Как получить в ФСС справку 2-НДФЛ
Справки о доходах соцстрах выдаёт по запросу. Для этого работнику нужно подать заявление одним из способов:
Справку 2-НДФЛ подготовят в течение трёх рабочих дней и отправят почтой или в личный кабинет.
Как проверить, оплачен ли больничный лист
Работник может отслеживать свои выплаты в личном кабинете на сайте ФСС. Чтобы воспользоваться сервисом, понадобится логин и пароль от учётной записи на портале госуслуг. Больничный оплачен, если у документа появился статус «Исполнение платежа».
Прямые выплаты из ФСС: что изменилось для работодателей и работников
Должен ли работодатель в 2021 году оплачивать больничный за 3 дня нетрудоспособности, или теперь за все дни болезни платит ФСС?
На 2021 год и последующие периоды за работодателями сохраняется обязанность по оплате своим работникам первых 3 дней временной нетрудоспособности (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). ФСС оплачивает больничные листки только начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности сотрудника. В этой части переход на прямые выплаты пособий из ФСС для работодателей ничего не изменил.
Необходимо ли работодателю уведомлять ФСС о больничном сотрудника, если период заболевания не превышал 3 календарных дней?
Нет, в подобных случаях уведомлять ФСС о страховом случае не требуется. По закону уведомлять необходимо только о тех страховых случаях, возмещение по которым выплачивает непосредственно ФСС, а обязанность по выплате сотрудникам больничных пособий за первые 3 дня больничного листка лежит на самих работодателях (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Поэтому если временная нетрудоспособность ограничивается тремя днями, то сообщать в ФСС по сути не о чем, и законодательство не требует этого делать.
Нужно ли отправлять в ФСС заполненный работодателем электронный больничный или достаточно отправить электронный реестр и заявление на оплату этого больничного?
В целях оформления и выплаты пособия направление в ФСС заполненного работодателем больничного листка (электронного или на бумажном носителе) является обязательным. Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам осуществляются исключительно на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Без больничного ФСС откажет в оформлении и выплате пособия.
Работодатели должны заполнять больничные листки в полном объеме с указанием итоговой суммы пособия за все время временной нетрудоспособности?
Нет, работодатели заполняют только свою часть листка временной нетрудоспособности. В частности, работодатель должен указать средний заработок работника, его средний дневной заработок и сумму пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности. Все прочие расчеты произведет уже сам ФСС. Графы «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» работодателем не заполняются.
Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет было выплачено в январе-феврале 2020 года, но документы на возмещение в ФСС не подавались. Можно ли подать документы на возмещение данных расходов в 2021 году?
Да, в текущем году работодатели вправе заявить в ФСС о возмещении ранее понесенных затрат на выплату пособий, в том числе пособий по уходу за ребенком. Предусмотренная с 2021 года отмена зачетного механизма выплаты пособий обратной силы не имеет (ч. 3 ст. 5 Федерального закона № 243-ФЗ от 03.07.2016). Поэтому, если величина выплаченных до 31 декабря 2020 года пособий превысила величину начисленных взносов, работодатель вправе обратиться в ФСС за возмещением.
Как возместить выплаченные в 2020 году пособия, и в течение какого срока ФСС вернет работодателю деньги?
Для возмещения выплаченных в 2020 году пособий работодатель должен направить в ФСС заявление, расчет осуществленных расходов, а также комплект документов, подтверждающих обоснованность выплаты пособия (больничный лист, сведения о заработке, документы, подтверждающие страховой стаж, и т.д.). Общий срок возмещения – 10 календарных дней с даты представления работодателем всех необходимых документов (ч. 3 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Однако если ФСС решит проверить обоснованность представленного работодателем заявления, срок возврата денег будет продлен на время проведения соответствующей проверки. Если фонд назначит камеральную проверку, срок возмещения может быть продлен на 3 месяца, а если выездную – на 2 месяца (ст. 26.15 и ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Должен ли работодатель отражать в бухучете выплаты из ФСС и как это делать?
Нет, пособия, напрямую выплачиваемые из ФСС, не подлежат бухгалтерскому учету у организаций-работодателей. Дело в том, что объектом бухучета признаются факты хозяйственной деятельности, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение организации (п. 8 ст. 3 и ст. 5.Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Выплаты же за счет средств ФСС никакого влияния на работодателей не оказывают.
Таким образом, работодатели учитывают и отражают в бухгалтерском учете только те пособия, которые они же и выплачивают. Например, это касается оплаты дополнительных выходных дней лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами и по временной нетрудоспособности за первые три дня больничного. Те пособия, которые выплачивает ФСС, не образуют у работодателей объекта бухгалтерского учета.
Попадают ли прямые выплаты из ФСС в форму 6-НДФЛ, которую сдают работодатели?
Работодатели отражают в расчете по форме 6-НДФЛ только суммы налога, исчисленные с доходов, по которым они выступают налоговыми агентами (ст. 226 НК РФ). Иными словами, с доходов, выплачиваемых в пользу работников самими же работодателями. В отношении пособий, выплачиваемых работникам из ФСС, работодатели не признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Поэтому суммы НДФЛ, исчисленные с выплат, осуществляемых непосредственно ФСС, не отражаются и в формах 6-НДФЛ, которые оформляют работодатели.
Может ли работник получить в ФСС справку о выплаченных фондом пособиях и удержанных с них суммах НДФЛ?
Да, может. ФСС как налоговый агент обязан выдавать физлицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ). Данные справки выдаются по форме, утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Специальной формы для заявления о предоставлении такой справки не предусмотрено. Поэтому работник вправе заявить в ФСС о предоставлении ему данных сведений в произвольной форме.
Можно ли будет перечислять больничные пособия за первые 3 дня болезни на карты платежных систем Visa и Mastercard после июня 2021 года? Или с этого момента нужно будет платить только на карты «Мир»?
Да, можно. Требование о перечислении пособий с 1 июля 2021 года на карты «Мир» распространяется на пособия, выплачиваемые в связи с наличием детей (п. 4 постановления Правительства РФ от 01.12.2018 № 1466). Больничных пособий это не касается. Их по-прежнему можно будет переводить на банковский счет, обслуживаемый картой любой платежной системы, на счет, к которому вообще не привязана банковская карта, а также через Почту России (п. 11 постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Может ли ИП получать больничные пособия из ФСС?
По общему правилу ИП не платят за себя страховые взносы в ФСС, поэтому не могут рассчитывать и на получение пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Однако получение таких пособий все же возможно в случаях, когда ИП добровольно вступает в отношения по обязательному социальному страхованию (ст. 4.5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Для этого предприниматель должен встать на учет в ФСС. Чтобы встать на учет в качестве застрахованного лица, ИП должен подать соответствующее заявление в территориальный орган ФСС по месту своего жительства. Также потребуется заплатить за себя фиксированный страховой взнос. Взнос нужно успеть заплатить до начала года, в котором ИП хочет получить право на получение пособий. Взнос за 2020 год составлял 4221 рубль, а за 2021 год – 4451 рубль.
Как ИП, участвующий в программе добровольного страхования, может получить пособия по случаю болезни?
Для получения пособия ИП, участвующий в программе добровольного страхования, должен представить в ФСС по месту своего учета заявление на выплату пособия и больничный лист, подтверждающий факт временной нетрудоспособности (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Также потребуется представить документы, подтверждающие страховой стаж (трудовая книжка, а для ИП – документы об оплате страховых взносов в ФСС до 31 декабря 2020 года включительно). Справки о сумме заработка ИП в целях получения пособий не представляют, поскольку пособия предпринимателям рассчитывают, исходя из величины МРОТ.
Переход на систему прямых выплат пособий в 2020 году: что надо знать бухгалтеру
С 1 июля 2020 года к проекту по выплатам пособий напрямую из ФСС присоединились еще 8 регионов нашей страны. Таким образом, эксперимент распространился уже на 77 субъектов РФ. Вячеслав Шинкарев, эксперт по расчету заработной платы, страховых взносов и НДФЛ проекта «Контур.Зарплата» рассказывает, что надо предусмотреть участникам системы прямых выплат и как упросить работу по начислению пособий с помощью электронных больничных.
Чем система прямых выплат отличается от зачетной
Зачетная система
Рассмотрим, как действует эта система на примере пособия по временной нетрудоспособности. По окончании болезни работник приносит в бухгалтерию или кадровую службу больничный лист (или передает сведения об электронном листке нетрудоспособности). Работодатель вносит данные из бюллетеня в учетную систему, делает расчет в течение 10 дней и переводит пособие в ближайший день выплаты заработной платы. По желанию работодателя больничные можно перечислить отдельной суммой до дня выплаты зарплаты.
Информацию о выплаченном пособии по нетрудоспособности организация передает в ФСС. Если сумма пособия оказалась больше, чем сумма страховых взносов, работодатель может либо обратиться в Фонд за возмещением этой разницы, либо оставить «долг ФСС» на следующие месяцы календарного года (в следующем месяце он сможет уменьшить страховые взносы на сумму этой разницы). Если же величина пособия меньше, чем размер взносов в ФСС, фонд засчитывает сумму, потраченную на социальное страхование, а организация переводит сумму взносов за вычетом суммы пособия. Поэтому система и называется зачетной: работодатель платит в ФСС страховые взносы за минусом тех сумм, которые перечислил сотрудникам по больничным листам. Обратите внимание: речь идет о той части пособия, которая должна финансироваться за счет средств ФСС. Первые три дня больничных, которые оплачивает работодатель, в расчете не участвуют.
Система прямых выплат
Формы документов, необходимых для назначения и выплаты пособий в рамках пилотного проекта, утверждены приказами ФСС от 24.11 17 № 578 и 579.
В системе прямых выплат работник представляет все документы, необходимые для назначения пособия, в свою организацию. Но ответственность за перечисление выплат лежит на Фонде социального страхования. Работодатель не позднее 5 календарных дней должен представить в ФСС документы и расчет суммы пособия. Выполнить этот расчет можно в любой учетной программе или онлайн-сервисе.
Фонд обрабатывает полученные документы и не позднее 10 дней переводит деньги непосредственно работнику. Это может быть почтовый перевод, перечисление на счет в банке или на карту «Мир». (Также см. «Выплата пособий: срок обязательного перехода на карты «Мир» продлен»). Информацию о том, куда надо перечислять пособие, организация передает в ФСС вместе с пакетом документов.
Если Фонд обнаружит нестыковки или отсутствие подтверждающих документов, он должен в течение 5 рабочих дней направить запрос в организацию. У нее есть 5 рабочих дней, чтобы представить корректные данные.
Непосредственно застрахованному лицу ФСС выплачивает:
ВНИМАНИЕ
Для назначения пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет достаточно один раз передать в ФСС необходимые документы и расчет. Получать от сотрудников повторные заявления не надо. Выплаты будут перечисляться с 1 по 15 число месяца, следующего за расчетным (например, сумма за июнь должна прийти с 1 по 15 июля).
Страхователю ФСС возмещает:
Работодатель не может уменьшить сумму страховых взносов на указанные выплаты. ФСС именно возмещает эти деньги. Чтобы их получить, организация должна обратиться в фонд.
ВАЖНО
В пилотных регионах действует особый порядок возмещения затрат на оплату предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний работников, а также санаторно-курортного лечения лиц, занятых на работах с вредными или опасными факторами. Особенности установлены постановлением № 294, а форма заявления на возмещение расходов утверждена приказом Минздравсоцразвития от 11.07.11 № 709н.
Плюсы и минусы прямых выплат
Принципиальное отличие зачетной системы от эксперимента ФСС по прямым выплатам заключается в том, что в рамках пилотного проекта оплата пособий не зависит от того, перечисляет ли организация страховые взносы. Также неважно, есть ли деньги на ее расчетном счете: выплаты производит ФСС. Главное, что должен сделать работодатель из пилотного региона — своевременно представить пакет необходимых документов. Данные должны быть переданы в течение 5 календарных дней после того, как сотрудник принес документы в свою организацию.
Фонд, в свою очередь, имеет оперативную информацию по периодам нетрудоспособности и выплатам.
Работодатели, которые недавно перешли на прямые выплаты или сделают это в июле, оценят преимущества проекта: не надо изыскивать средства на выплату пособий и отражать эти суммы в отчетности. Главная сложность — большой объем дополнительной работы по обработке заявлений и формированию реестров. Количество операций увеличивается в разы, если работодатель не пользуется электронными больничными.
На каждый вид пособия работник заполняет форму заявления, которая состоит из 7 листов. При этом половина из них может остаться пустой. Заявление надо распечатать для каждого больничного листа. Работодатель должен хранить заявления, в том числе по уволенным работникам, и предъявить по требованию ФСС. В проекте изменений в приказ № 578 есть предложение формировать заявления только из заполненных полей, то есть работы будет меньше, но все же это достаточно объемная задача.
Также участники пилотного проекта должны составлять три вида реестров для следующих выплат:
Они формируются в печатном или в электронном виде. Печатные формы все разные. Электронные, в зависимости от учетной программы, можно передать одним файлом или сгруппировать по типам пособия.
И здесь бухгалтер столкнется с еще одной сложностью: печатные формы реестров огромны — в них включено до 47 столбцов. Поэтому, даже если в организации небольшой штат сотрудников, вести реестры в электронном виде гораздо удобнее.
ВНИМАНИЕ
Если численность работников страхователя составляет 25 или более человек, то реестр получателей пособий можно сдать только в электронной форме. Работодатели с меньшим числом сотрудников вправе передать реестр на бумажном носителе (лично или по почте) или направить в электронной форме.
Уменьшить количество операций по оформлению реестров помогут электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН).
Как электронные больничные облегчают работу бухгалтера
Из бумажных больничных листов все данные нужно переносить в реестр вручную. Тем же, кто перешел на систему ЭЛН, проще — в этом случае программа сама внесет в реестр сведения из электронных листков нетрудоспособности. Вероятно, в будущем ФСС упростит механизм заполнения реестра при использовании электронных больничных. Предполагается, что достаточно будет ввести номер ЭЛН и данные для расчета пособия. В случае с бумажными больничными ручной ввод сведений в реестр сохранится.
Напомним, что возможность заменить бумажный больничный на электронную версию документа появилась с июля 2017 года (Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ ). Подробнее о том, что такое ЭЛН, как его получить и использовать, см. «Электронный больничный лист в 2019-2020 годах». Если организация планирует начать работу с электронными листками нетрудоспособности, ей необходимы:
Сертификат электронной подписи. Чтобы получать электронные больничные с сайта ФСС, достаточно одного сертификата — на юридическое лицо. А чтобы отправлять заполненные больничные, необходимы три подписи:
Можно обойтись одним сертификатов. В этом случае нужно составить внутренний документ и доверенность, которая дает право подписывать ЭЛН сертификатом, выданным на определенного человека или организацию.
Средства криптозащиты информации. Выбор средств защиты зависит не от желания руководителя или бухгалтера организации. Его определяет выданный организации сертификат электронной подписи.
Сервис ФСС по работе с ЭЛН. Этот сервис предусматривает две возможности. Первая — скачать электронный больничный лист. Для этого необходимо указать в сервисе СНИЛС работника, номер электронного листка нетрудоспособности, регистрационный номер организации. После того больничный лист нужно обработать в кадровой и бухгалтерской программе (заполнить табель, выполнить расчет суммы больничного). Вторая возможность — отправить в ФСС результаты расчета (то есть ту часть ЭЛН, которую заполняет страхователь).
Часто работодатели сетуют на то, что сервис ФСС не позволяет скачивать сразу все ЭЛН по организации. В фонде объясняют это заявительным характером больничного (сотрудник может не предъявить его работодателю). В ближайшем будущем ФСС планирует ввести подписку на оповещения по выданным электронным больничным. То есть страхователь будет получат извещения о том, что по такому-то СНИЛС выписан, продлен или закрыт больничный лист. Для этого организация должна подключиться к системе электронного документооборота через спецоператора. Пока сервис подписки работает в тестовом режиме.
Очевидны преимущества электронных больничных: у кадровиков нет проблем с хранением и учетом бумажных форм, электронные больничные невозможно подделать, а кроме того, всем участникам взаимодействия доступны сведения о периодах нетрудоспособности, полученных ЭЛН и выплаченных пособиях. Информация хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно. А самое главное — переход на электронные больничные существенно упрощает формирование реестров, исключает ручной ввод данных и минимизирует риск ошибок.
Некоторые бухгалтерские решения, например «Контур.Зарплата», обеспечивают взаимодействие работодателей с ФСС по электронным больничным листам непосредственно из программы.