при устройстве на работу какие нужны документы с предыдущего места работы
Какие документы нужны при приеме на работу (2020-2021)?
Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу
Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.
К первой группе относятся:
ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.
К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:
Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.
Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:
Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.
Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».
Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).
Перечень дополнительных документов при приеме на работу
Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.
Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.
Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.
При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).
При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).
Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.
Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника
Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.
Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:
Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.
Список документов, издаваемых при приеме на работу
Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.
К таким документам относятся:
Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Итоги
Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.
Документы при приёме на работу
Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.
Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ
Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.
Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.
ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.
Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.
К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.
ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.
На работу впервые в жизни
Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:
ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
Работодатель может попросить
В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?
Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.
Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.
Часто необоснованно требуют
Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:
Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.
Справки с места работы: виды и сроки выдачи
Автор: Манохова С. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:
о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.
Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.
Справки о заработной плате
Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.
Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.
Во-вторых, работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения с работы (службы, иной деятельности) справку для целей начисления будущим работодателем пособий по временной нетрудоспособности. В данной справке, в частности, отражается информация (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»):
о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы;
о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.
При невозможности вручить справку непосредственно в день увольнения работодатель должен направить работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте (о своем согласии на отправление справки по почте работник должен уведомить работодателя письменно). Если в день увольнения работник указанную справку не получил, он вправе обратиться за ней позже. Работодатель в этом случае обязан представить справку в трехдневный срок с даты обращения бывшего работника с соответствующим заявлением. Приведем пример такого заявления.
Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.
В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.
В-четвертых, если сотрудник после увольнения примет решение встать на учет на биржу труда, ему понадобится справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма данной справки рекомендована Письмом Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Она также может быть составлена в произвольной форме – при условии, что в ней содержатся реквизиты организации и сведения о среднем заработке сотрудника за указанный период. Пример заполнения рекомендованной формы справки приведем ниже.
В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.
Справки о стаже и персонифицированном учете
Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.
Законодательством установлено, что в день увольнения сотрудника (или в день прекращения действия договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы) работодатель обязан передать этому застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 названного закона):
справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);
справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);
заполненный разд. 3 «Персонифицированные сведения» расчета по страховым взносам (форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).
За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.
Иные справки
Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Подтверждаем, что ее работа не связана с вредными или опасными факторами.
Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).
Заведующая детским садом Ткачева С. Н.
Работник может потребовать информацию об утвержденномграфике отпусков по основному месту работы для получения отпуска по работе по совместительству (напомним, что в соответствии со ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе; и даже если по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, отпуск ему предоставляется авансом).
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Согласно графику отпусков на 2018 год (утвержден приказом от 04.12.2017) очередной отпуск Смирновой Н. Г. приходится на периоды:
– с 05.02.2018 по 18.02.2018;
– с 03.09.2018 по 16.09.2018.
Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).
Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).
Настоящая справка подтверждает, что Егоров Иван Федорович, работающий в МБУ ДО СДЮШОР № 8 по футболу в должности тренера, в период с 01.08.2018 по 31.08.2018 дополнительные выходные дни для ухода за своим ребенком-инвалидом не использовал (если использовал частично – указывается, сколько дней).
Справка дана для предъявления по месту работы супруги (ООО «Престол»).
Фиксируем факт выдачи справки
Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:
дата выдачи справки;
описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);
наименование органа, в который будет представлена справка;
Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.
Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.
Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).
Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:
либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.
Образец заполнения справки о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) – «СКАЧАТЬ»
Документы, предоставляемые работнику работодателем
Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.
Перечень предоставляемых документов
1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).
2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:
3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).
4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).
6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1)).
7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Обратите внимание
Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.
Копии документов
Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание
В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.
Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
К сведению
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.
Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:
Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина
Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.
Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.
Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.
Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.
записи
Принята на должность
Работает по настоящее время.
Специалист отдела кадров
Галкина М. Н. Галкина
Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.
В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
Выписки из документов
Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.
Справки и другие документы
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.
При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).
А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.
здравоохранения «Поликлиника № 2»
(МУЗ «Поликлиника № 2»)
Выписка из трудовой книжки
Дата рождения 20 апреля 1985 г.
Профессия, специальность врач
Дата заполнения 08 мая 2011 г.
Подпись владельца книжки Болотова
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек Мороз
записи
здравоохранения «Поликлиника № 2»
(МУЗ «Поликлиника № 2»)
Принята на должность
Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/
При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.
Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.
Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192.
В заключение
Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).
Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь