Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 2 мая 2017 г.
Все ближе долгожданное лето, а это значит, что наступает сезон отпусков. Чтобы их правильно предоставить, наниматель должен определить рабочий год сотрудника. Разберемся, какие периоды в него включаются и когда рабочий год подлежит смещению.
Что такое рабочий год?
Пример. Если работник принят на работу 15.05.2017, то его рабочий год будет длиться с 15.05.2017 по 14.05.2018 включительно
Рабочий год рассчитывается нанимателем для определения периода, за который необходимо предоставить отпуск работнику.
При исчислении рабочего года важно учесть все периоды, которые в него включаются и которые надо исключить.
Периоды, включаемые в рабочий год
N
Периоды, включаемые в рабочий год
Примеры периодов, включаемых в рабочий год
Норма законодательства
1
фактически отработанное время
отработанное время, в том числе сверхурочно и в период командировки
Ч. 5 ст. 133 ТК
основные и подготовительно-заключительные операции
Ч. 8 ст. 133 ТК
перерывы, предусмотренные технологией, организацией труда, правилами его технического нормирования и охраны
Ч. 8 ст. 133 ТК
2
социальные отпуска без сохранения зарплаты, но не более 14 дней в совокупности
по желанию работника
Ч. 1, 2 ст. 189 ТК
по инициативе нанимателя
Ч. 1 ст. 191 ТК
по семейно-бытовым причинам
Ч. 1 ст. 190 ТК
для работы над диссертацией
Ч. 1 ст. 190 ТК
для написания учебников
Ч. 1 ст. 190 ТК
для обучения
Ст. 212, 219, ч. 5 ст. 216 ТК
на время службы в резерве
Ч. 4 ст. 62 Закона от 05.11.1992 N 1914-XII
3
периоды выплаты работнику государственного пособия
временная нетрудоспособность
Ч. 3 ст. 184, п. 2 ч. 1 ст. 164 ТК
отпуск лицу, усыновившему (удочерившему) ребенка или его опекуну
Ч. 1 ст. 266 ТК
4
время, когда за работником сохраняется работа и зарплата
трудовой отпуск
Ч. 1, п. 1 ч. 2 ст. 150 ТК
отпуск по инициативе нанимателя с частичным сохранением зарплаты
Ч. 1 ст. 191 ТК
отпуск в связи с получением образования
Ст. 208, ч. 1 – 4, 6 ст. 216 ТК
обучение по направлению нанимателя
Ст. 102 ТК
простой по вине нанимателя
Ч. 1 и 3 ст. 34 ТК
выполнение государственных или общественных обязанностей
Ч. 1 ст. 101 ТК
внедрение изобретений или рационализаторских предложений
Ст. 105 ТК
нахождение на медосмотре (освидетельствовании)
Ст. 103, ч. 6 ст. 228, ч. 2 ст. 275 ТК
нахождение на обследовании и сдаче крови
Ст. 104 ТК, ч. 2, 4 ст. 31, ч. 2 ст. 31-1 Закона от 30.11.2010 N 197-З
5
время оплаченного вынужденного прогула
со дня, следующего за днем незаконного увольнения, до восстановления на рабочем месте
П. 4 ч. 1 ст. 164,
ч. 1, 2 ст. 244 ТК.
6
иные
предусмотренные коллективным договором или законодательством
П. 5 ч. 1 ст. 164 ТК.
Пример.В коллективном договоре организации предусмотрено, что в рабочий год включаются все дни социального отпуска, предоставляемого работнику для прохождения службы в резерве
НА ЗАМЕТКУ Работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность трудового отпуска
Периоды, не включаемые в рабочий год
В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, не включаются:
– отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;
– дни прогулов без уважительной причины;
НА ЗАМЕТКУ За прогул без уважительной причины продолжительность трудового отпуска работника может уменьшаться на количество дней прогула. При этом трудовой отпуск не может остаться менее 24 календарных дней (далее – дней)
– дни социального отпуска без сохранения заработной платы (далее – зарплаты), превышающие 14 дней, если иное не предусмотрено коллективным договором или законодательством.
Смещение рабочего года
Пример.Работник принят на работу 01.08.2016. В течение рабочего года он был в социальном отпуске без сохранения зарплаты в общей сложности 27 дней:
К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.
Рассчитываем рабочий год работника
Рассчитываем рабочий год работника
Один из самых распространенных вопросов у новичков – как подсчитать стаж на отпуск, если у работника есть незасчитываемые в этот стаж периоды.
Обратимся к нормам трудового законодательства.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (в послед. редакции)
Статья 121. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
время фактической работы;
время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 настоящего Кодекса;
время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1 (выдержка)
Если какие-либо периоды времени, в соответствии с ч. 2 ст. 121 Трудового кодекса РФ, не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.
Путаница часто возникает из-за неразличения понятий «рабочий год» и «календарный год». Календарный год фигурирует в графике отпусков. Этот документ утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
А вот рабочий год у каждого работника свой и исчисляется со дня поступления на работу.
Например, дата приема на работу – 01.04.2015. Если не будет незасчитываемых периодов, то закончится рабочий год 31.03.2016. И 01.04.2016 начнется новый рабочий год.
Если есть периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, то окончание рабочего года отодвигается на число дней, исключенных из стажа работы для отпуска.
Потренируемся на примерах.
Отпуск без сохранения заработной платы
Работник принят на работу 01.04.2015.
В июле 2015 года ему предоставлен отпуск без сохранения зарплаты на 12 дней, и в сентябре 2015 еще на 10 дней. В апреле он снова на 5 дней в отпуске «за свой счет».
Что будет с его рабочим годом?
Личная карточка работника (унифицированная форма N Т-2). Образец заполнения раздела VIII «Отпуск». Случай – отпуск без сохранения заработной платы
Время отсутствия работника на работе без уважительных причин
Работник принят на работу 01.04.2015.
В июле 2015 года работник прогулял 4 дня. А в сентябре не прошел по своей вине обязательный медицинский осмотр и был отстранен на 2 дня от работы.
В октябре ему планируется предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней.
Что будет с его рабочим годом?
Все 6 дней отсутствия на работе без уважительных причин исключаются из стажа на ежегодный отпуск и отодвигают окончание рабочего года.
Личная карточка работника (унифицированная форма N Т-2). Образец заполнения раздела VIII «Отпуск». Случай – ежегодный отпуск
Работница принята на работу 01.04.2012.
С 01.09.2012 по 18.01.2013 ей предоставлен отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней.
С 19.01.2013 по 09.11.2015 работница находится в отпуске по уходу за ребенком.
После окончания отпуска по уходу она планирует сразу уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Что будет с ее рабочим годом?
Личная карточка работника (унифицированная форма N Т-2). Образец заполнения раздела VIII «Отпуск». Случай – отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком
[1] Среди кадровых специалистов является спорным вопрос заполнения графы «Период работы» при предоставлении данного вида отпуска. Одни кадровые работники ее заполняют, другие – нет, поскольку предоставление отпуска по беременности и родам от рабочего года не зависит. Закон и Указания Госкомстата РФ этот вопрос не регламентируют, поэтому, полагаем, допустимы оба варианта.
Хотите получить доступ в закрытые разделы сайта?
Там не только все выпуски журнала «Кадровик-практик» за последние годы. Там книги по кадрам, тысячи образцов кадровых документов и консультаций, курс основ кадрового делопроизводства, тесты к нему, записи семинаров, 150 пошаговых инструкций по кадрам и другие полезные материалы. Подробнее о журнале >>
Подписывайтесь, это позволит облегчить и оптимизировать Вашу работу.
Вы в рубрике: ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА
Поделиться в соц сетях
Материалы по теме:
Директор повесил объявление о том, чтобы до конца года все работники использовали накопленные отгулы, иначе они сгорят. Это законно?
Работница находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. В какой день она должна выйти на работу: в день рождения ребенка или на следующий день?
Один работник накопил полтора ежегодных основных оплачиваемых отпуска – 14 дней за 2019-2020, 28 дней за 2020-2021. Составляем график на 2022 год и хотим все дни отпуска запланировать работнику сразу, вместе с отпуском 2022 г. получится 70 дней. Надо ли разбивать 70 дней на отдельные отпуска и предоставлять с перерывами на работу? Ведь в каких-то случаях это обязательно, а в каких-то нет? Работник в отпуск вообще не желает идти, льгот на право выбора времени отпуска нет.
Работник перевелся на другую должность. У него остались неиспользованные отгулы (дни отдыха за работу в выходные дни) по прежней должности. Сохраняются ли они или «сгорают»?
Работница во время отпуска по уходу за ребенком хочет выйти на работу в порядке ст. 256 ТК РФ на неполное время с сохранением пособия. Но она требует работу дистанционно. Весной и летом 2020 года до ухода в отпуск по беременности и родам она действительно работала «на удаленке», но это было временно. Обязаны ли мы сейчас предоставлять работу дистанционно?
Работница не хочет приступать к работе после окончания отпуска по уходу за ребенком, а хочет сразу в ежегодный отпуск. По каким правилам предоставляется отпуск в таких случаях? Какие особенности учесть?
Работник с 15 числа уходит в ежегодный отпуск на 28 дней. Еще у него есть внешнее совместительство, где ему будет предоставлен отпуск на 31 день (тоже с 15 числа). Нам что-то надо делать в данной ситуации? Может отпуск без сохранения должны дать на эти три дня.
В истекающем году некоторые работники не отгуляли полностью свои отпуска по разным причинам. Кого-то отзывали из отпуска, кто-то в связи с больничным во время отпуска и по другим причинам. Нужно ли эти не использованные вовремя отпуска включать в график отпусков на будущий год? Или нужно прошлогодние отпуска (части отпусков) предоставлять уже не по графику, а по заявлению?
ЖУРНАЛ «КАДРОВИК-ПРАКТИК» + справочная база, книги, курс и другие ресурсы
Уважаемые коллеги! На данной странице мы собираем вместе ссылки на все материалы нашего портала о нерабочих президентских днях 2021 г.
Заключать отдельное соглашение о разделении отпуска обязательно? Соглашение может быть устным? В соглашении необходимо указывать конкретные даты частей отпуска? Можно ли составить и утвердить график отпусков, а потом при ознакомлении работники распишутся, что согласны с разделением?
У нас сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. На ее место взяли человека, прошел год и временная сотрудница пошла в очередной отпуск. Можем ли мы на каких-то условиях отозвать основного сотрудника из отпуска по уходу за ребенком на время очередного отпуска временного сотрудника?
У работников были запланированы отпуска по графику с 01.11 по 03.11 (так специально было запланировано, чтобы ноябрьские каникулы сделать полноценными). Но в связи с Указом Президента теперь работники приносят заявления о переносе, чтобы отдохнуть в президентские дни, а отпуск использовать потом. Что делать?
Для начала вспомним, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Требовать предоставления отпуска в иное удобное для себя время имеют право только отдельные категории работников. В статье 124 ТК РФ среди случаев для перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска нет ни просто «по желанию работника», ни тем более нет «в связи с нерабочими днями с сохранением за работниками заработной платы». Поэтому в большинстве случаев работодатель вправе отказать работникам в перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на другое время. Согласно ст. 124 ТК РФ в локальных нормативных актах могут устанавливаться дополнительные основания перенесения отпуска. Загляните в свои локальные нормативные акты. Возможно, какие-то основания для перенесения отпусков там установлены. И они есть на самом деле. Тогда отпуск нужно или можно будет перенести. Также не забывайте, что некоторые работники имеют право на предоставление отпуска в удобное время. Надо понимать, что работники, желающие перенести свой отпуск, могут попасть в ловушку. Работодатели вправе определить, кто из работников будет обеспечивать функционирование организации. И раз сотрудник отказался от отпуска, то его вполне могут включить в список работающих.
Статья 122 ТК РФ. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Право на отпуск возникает у работника после шести месяцев его непрерывной работы у конкретного работодателя. Статья 122 ТК РФ оговаривает право предоставления работнику отпуска и до истечения этого срока. Помимо этого, данной статьей установлен и перечень категорий работников, которым отпуск должен быть предоставлен по их заявлению и до истечения этого срока.
К числу таких работников относятся:
Отпуска для совместителей предоставляются по основному месту и по совместительскому месту работы одновременно (статья 286 ТК РФ). При этом если к моменту ухода в отпуск на основном месте работы совместитель еще не обрел право на отпуск на месте работы по совместительству (проработал там менее 6 месяцев), то отпуск за год предоставляется ему по данному месту работы авансом, полностью, и полностью же оплачивается.
Предоставление отпуска авансом возможно и в других случаях, оговоренных локальными нормативными актами конкретного работодателя.
Продолжительность отпуска
Продолжительность основного ежегодного отпуска, предоставляемого работнику, не может составлять менее 28 календарных дней. В данный период не включаются праздничные дни.
Минимальная длительность ежегодного отпуска не зависит от установленного для работника режима рабочего времени (нормальное, неполное или сокращенное). Отметим, однако, что для отдельных работников Трудовым кодексом и федеральным законодательством установлен особый, удлиненный ежегодный отпуск. Так:
Во всех указанных выше случаях продолжительность отпуска указана в календарных днях.
График отпусков
Для учета отпусков на предприятии разрабатывается график отпусков. Утверждение графика отпусков должно иметь место не позднее чем за две недели до конца года. В графике указываются ФИО, структурные подразделения и должности работников, а также период отпуска и его продолжительность.
Соблюдение графика обязательно для обеих сторон трудовых отношений. С графиком работник должен быть ознакомлен под подпись.
Предоставление отпуска
Предоставляться отпуск работнику должен до истечения текущего рабочего года. Если имеются причины, по которым отпуск не может быть предоставлен в оговоренный графиком отпуска срок, то новая дата отпуска должна быть определена по соглашению с работником.
Отказ от предоставления отпуска в течение двух лет подряд запрещается.
Если трудовой договор с работником был заключен на срок менее 2 месяцев, то вместо отпуска при увольнении может быть предоставлена компенсация. Размер ее рассчитывается следующим образом: два рабочих дня за один месяц работы.
Разделение и перенос отпуска
Допускается предоставление отпуска по частям. Разделение отпуска производится по соглашению между работником и работодателем, причем хотя бы одна из частей отпуска должна иметь продолжительность не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Также по соглашению между сторонами трудового договора отпуск может быть перенесен в случаях, если:
Оплата отпуска
Не позднее чем за три дня до начала отпуска работнику должны быть выплачены отпускные. Сумма отпускных облагается НДФЛ, единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний в общем порядке. Порядок расчета отпускных оговорен статьей 139 ТК РФ.
Если отпуск был предоставлен работнику авансом и имело место увольнение работника до истечения года, в счет которого он получил этот отпуск, то отпускные, выплаченные этому работнику, удерживаются из его заработной платы.
В каких случаях сдвигается окончание рабочего года, за который сотруднику положен отпуск
В соответствии со ст. 123 ТК РФ работнику предоставляется оплачиваемый отпуск за каждый его рабочий год. Не следует путать понятия рабочий год сотрудника для отпуска и календарный год, хотя названия у них и похожи.
Как правило, рабочий год сотрудника для отпуска составляет отрезок времени, равный по продолжительности 12 календарным месяцам, но его начало у каждого работника своё – это дата приёма в организацию. Календарный же год всегда начинается с 1 января. Начало каждого следующего рабочего года исчисляется со дня истечения предыдущего, а не с момента окончания очередного отпуска. Так, если работник принят в организацию 21.11.2019, его первый рабочий год для отпуска закончится 20.11.2020, а следующий начнется с 21.11.2020 и т.д.
Все эти периоды увеличивают продолжительность рабочего года сотрудника, по истечении которого он получит право на полный оплачиваемый отпуск.
Рассмотрим, как сдвинется дата окончания рабочего года для отпуска у сотрудника, которому работодатель предоставил отпуск без сохранения заработной платы. Допустим, что сотрудник был принят в организацию 21.11.2019. Написав заявление работодателю, он взял отпуск за свой счёт с 03.08.2020 длительностью 20 календарных дней.
Напомню, что Трудовое законодательство позволяет включать в рабочий год сотрудника отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не более 14 календарных дней в рабочем году. А значит, все дни неоплачиваемого отпуска сверх установленного лимита сдвинут окончание его рабочего года. В нашем примере, рабочий год сотрудника удлинится на 6 сверхлимитных календарных дней неоплачиваемого отпуска (20 – 14 = 6), а значит дата его окончания сдвинется на 26.11.2020, следующий же рабочий год у него начнется уже с 27.11.2020.
Если сотрудник в течение рабочего года возьмёт отпуск без сохранения заработной платы несколько раз по несколько дней, например, по 2-3 дня, следует просуммировать их все и продлить окончание рабочего года сотрудника на календарные дни сверх 14-ти.
Специалисты Роструда придерживаются такой же позиции относительно включения отпусков без сохранения заработной платы в рабочий год сотрудника для отпуска (письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 23.11.18 № 14-2/В-933). Совсем недавно на эту тему было выпущено письмо Московской инспекции труда от 04.06.20 № 77/10-20669-ОБ/18-1299, содержащее аналогичную позицию по этому вопросу.
Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет также увеличивает продолжительность рабочего года сотрудника, за который ему положен оплачиваемый отпуск. При этом не стоит его путать с отпуском по беременности и родам, называемым в народе «декретным», который предоставляется при представлении соответствующего больничного листка. Отпуск по беременности и родам как раз включается в стаж работника, за который ему положен отпуск и не сдвигает окончание его рабочего года.
Давайте рассмотрим ситуацию на конкретном примере: сотрудница, принятая на работу 15.05.2017, сразу после отпуска по беременности и родам ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2018 по 30.11.2020. С 01.12.2020 она вышла на работу. Давайте определим, какова будет продолжительность второго рабочего года сотрудницы для отпуска?
Первый рабочий год сотрудницы для отпуска начался 15.05.2017, а закончился 14.05.2018.
Второй её рабочий год начался с 15.05.2018. Он закончился бы 14.05.2019, но наша сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2018 по 30.11.2020. Поэтому весь этот период следует исключить из рабочего года сотрудницы, а значит надо исключить:
Всего следует исключить из второго рабочего года сотрудницы для отпуска 761 календарный день, увеличив его продолжительность. Для того, чтобы определить дату окончания её второго рабочего года, необходимо к дате его первоначального окончания (14.05.2019) прибавить исключаемые дни (761 календарный день) и получится, что второй рабочий год для отпуска у сотрудницы закончится только 14.06.2021.
Следовательно, в процессе работы у сотрудника может сложиться ситуация, при которой период, за который сотруднику положен отпуск, может длиться и гораздо дольше, чем календарный год. В нашем примере рабочий год сотрудницы длится более трёх календарных лет, хотя и называется он «рабочий год».
А за сколько дней сотруднице из нашего примера будет положена компенсация отпуска при увольнении, если, выйдя из отпуска по уходу за ребёнком, она решит уволиться?
В соответствии со ст. 115 ТК РФ, по общему правилу, за каждый рабочий год сотруднику положено не менее 28 календарных дней отпуска.
Если сотрудница решит уволиться из организации с 01.12.2020, то, по условию из нашего примера, за первый рабочий год ей будет положена компенсация за 28 дней отпуска. За второй рабочий год количество дней компенсации за неиспользованный отпуск нашей сотруднице необходимо рассчитать пропорционально фактически отработанному времени с учётом исключаемого периода. А значит из второго рабочего года сотрудницы следует исключить период отпуска по уходу за ребёнком до достижения им трёхлетнего возраста с 01.11.2018 по 30.11.2020. Компенсация отпуска сотруднице будет положена только за период фактической работы с 15.05.2018 по 31.10.2018. В этот период мы включаем и отпуск по беременности и родам.
Теперь определим количество полностью отработанных месяцев за период фактической работы сотрудника, приходящихся на второй рабочий год. За период с 15.05.2018 по 31.10.2018 сотрудник отработал полных 6 месяцев, т.к. количество отработанных сотрудником календарных дней за период с 15.05.2018 по 31.05.2018 больше пятнадцати, такие излишки округляются до полного календарного месяца. А за 6 месяцев сотруднице положена компенсация за 14 календарных дней (2,33 х 6 = 14).
Следовательно, по условию нашего примера, при увольнении сотруднице должна быть выплачена компенсация неиспользованного отпуска за 42 календарных дня.
В заключении хочу ещё раз обратить ваше внимание на то, что точка отсчёта для первого рабочего года сотрудника, за который ему будет положен полный оплачиваемый отпуск, всегда одна – дата трудоустройства в организацию. А вот дата окончания рабочего года для отпуска и дата начала следующего может сдвигаться на периоды, исключаемые из рабочего стажа сотрудника, дающего право на отпуск.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.
Хотите научиться правильно оформлять все кадровые документы? Для вас мы разработали большой курс по кадровому делопроизводству.
