Суо почта россии что это

Почта России: оптимальный функционал электронной очереди

Результатом работы последних лет в сфере информационных технологий на отечественных предприятиях связи стало массовое внедрение систем электронных очередей. Клиентоориентированность позволила оптимизировать все рабочие процессы, равномерно распределить и упорядочить потоки посетителей, что положительно сказалось на всех уровнях почтового сервиса и привело к повышению рентабельности акционерного общества в целом.

Упорядочивание очередей повысило рентабельность «Почты России»

Что может электронная очередь

Оптимальный набор опций электронной очереди на предприятиях «Почты России» выглядит следующим образом:

Их перечень индивидуален для каждого отделения и зависит от операций, которые выполняет конкретный филиал. В рамках полномочий Главпочтамтов список расширяется дополнительными функциями. Для маленьких районных отделений связи, которые оказывают меньше услуг, применяется усеченная версия меню, которое в любом случае выглядит максимально просто и читабельно.

Меню почтового регистратора простое и понятное

Регистрация в почтовой системе электронной очереди происходит посредством получения талона с цифровым и литерным номером. Литера обычно означает тип услуги, а число – порядковый номер чека.

Кнопка «Льготная категория граждан» формирует приоритетную электронную очередь для лиц, которые согласно законодательству Российской Федерации имеют право на первоочередное обслуживание.

Система электронной очереди для почтамтов запрограммирована таким образом, чтобы сообщать получателю талона примерное время ожидания и количество впередистоящих посетителей. Примерно за час до закрытия отделения регистратор прекращает выдачу талонов – это своего рода гарантия того, что все обратившиеся за услугой граждане будут обслужены вовремя.

Посетитель выбирает нужную услугу в терминале и получает чек

Для клиентов оборудованы специальные зоны ожидания, где можно сидя контролировать информацию на центральном табло. Гонг привлекает внимание к голосовым сообщениям, дублирующим визуальные данные с плазменной панели о продвижении электронной очереди. Система оповещений настроена на максимальную громкость, чтобы уведомления были хорошо слышны всем гражданам, во всех уголках зала ожидания.

Для клиентов на почте оборудованы комфортные зоны ожидания

На табло высвечивается номер талона и номер окна, в котором будет предоставлена услуга, после чего владелец талона проходит к соответствующему оператору. По окончанию обслуживания он имеет право выразить свое мнение по поводу качества сервиса, нажав на пульте кнопку «удовлетворительно», «хорошо» или «отлично».

Благодаря функционалу системы управления электронной очередью руководство «Почты России» имеет возможность анализировать клиентские отзывы и принимать соответствующие меры: наказывать нерадивых, поощрять передовиков, организовывать курсы повышения квалификации персонала или проводить тренинги о правильном взаимодействии с клиентом.

Руководитель обязан отреагировать безотлагательно, приняв меры по ускорению обслуживания и сокращению очереди. В противном случае через заданный промежуток времени уведомление такого же содержания отправляется его вышестоящему куратору.

Функционал электронной очереди центральных почтовых офисов намного шире

Система электронной очереди накапливает и хранит огромную информационную базу, которая в дальнейшем используется менеджментом предприятия для анализа, прогнозирования и составления статистических отчетов в разрезе всевозможных показателей. С ее помощью можно установить среднее количество обслуживающихся клиентов, выявить ежедневный, ежемесячный или сезонный час пик, время ожидания и время обслуживания, которое приходится на одного клиента и на одного сотрудника, и пр.

Централизация управления системой электронной очереди

Для большой корпорации с разветвленной сетью структурных подразделений, которой является «Почта России», централизованное управление системой электронной очереди очень важно. С его помощью происходит внедрение новых стандартов обслуживания, рекламное и маркетинговое продвижение новых продуктов, создаются и прописываются новые роли для штатного персонала.

Развернутый комплекс СУО, объединяющий все почтовые отделения, состоит из двух частей – сервера и конфигуратора. В то же время многоступенчатый иерархический принцип построения позволяет управлять с центрального сервера локальными настройками системы без доступа к локальным серверам. Такая независимость работы отдельных участков улучшает отказоустойчивость системы в непредвиденных ситуациях.

Спокойная рабочая атмосфера способствует улучшению производительности труда персонала

Некоторые бизнес-процессы нуждаются в изменениях раз в месяц, некоторые – раз в год, а некоторые – ежедневно. С помощью централизованной системы электронной очереди нововведения устанавливаются автоматически по всей филиальной сети акционерного общества «Почта России» буквально за несколько минут. Для перенастройки шаблонов используют глобальные справочники конфигуратора.

Учитывая пропускные способности, объем операций, укомплектованность штата, динамику, сезонные колебания клиентского траффика и прочие особенности каждого отделения, руководство может также изменять настройки индивидуально, применяя их для конкретного почтового офиса, а не для всей сети.

Одно из преимуществ централизации СУО в том, что никакие корректировки не требуют остановки бизнес-процессов и перезагрузки локальных компьютеров: после внесения изменений на центральном сервере они сразу же доступны к работе в структурных подразделениях.

© 2018 ООО “Студия Электронных Разработок”

Разработано:

Источник

Электронные заказные письма — как и зачем Почта России оцифровала корреспонденцию

Задача заказного письма — передать адресату важные бумаги: договоры, счета, акты или претензии. Заказные письма имеют трек-номер и вручаются лично получателю под подпись или представителю по доверенности. Эти письма часто используются для общения с государственными организациями, судами, Роспатентом.

Мы оцифровали заказные письма: вы можете отправлять и получать их через личный кабинет, без похода в почтовое отделение.

Зачем нужно было оцифровывать заказные письма?

Главная цель перехода на ЭЗП — экономия времени и ресурсов. Замена бумажных заказных писем на электронные помогла снизить нагрузку в почтовых отделениях: не нужно относить письмо на почту, а адресат получает его почти мгновенно.

Оцифровка почты помогает государственным органам и организациям снижать затраты на распечатку и упаковку в конверты бумажных писем. Через сервис ЭЗП приходят штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств. Штрафы от ГИБДД сперва попадают в нашу систему, поэтому пользователи zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения Почты узнают о них раньше всех, а значит могут оперативно оплатить штраф со скидкой из электронного письма.

Что это даёт отправителю

До недавнего времени пользоваться этой услугой могли только госорганы и организации. С 2019 года у обычных пользователей Почты тоже появилась возможность отправлять электронные заказные письма в адрес госорганов, других физических лиц и организаций из своего личного кабинета zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения «Почта России».

Для этого не нужно тратить время на распечатку, поход в отделение или поиск ящика, конвертов и марок. Среднее время доставки электронного заказного письма до адресата всего 3 минуты. Письмо будет храниться в личном кабинете, где можно отслеживать маршрут и статус письма в режиме реального времени по трек-номеру.

Работает это так: отправитель — государственный орган, компания или частное лицо — загружает письма в электронном виде в почтовую систему. Если у получателя включена электронная доставка, то он получит письмо онлайн, если нет — оно будет доставлено в бумажном виде. При этом распечатка, подготовка и франкирование писем (нанесение отметок, заменяющих марки) это наша забота, всё это включено в стоимость услуги.

Для отправки электронного заказного письма из личного кабинета zakaznoe.pochta.ru нужно выполнить следующие шаги:

Так выглядит процесс оформления электронного заказного письма

Что это даёт получателю

Благодаря тому, что письма приходят электронно, вы получите письмо даже при смене места жительства и сможете ответить на него из личного кабинета. Чтобы начать получать юридически значимые письма от государственных органов и организаций в электронном виде, нужно дать на это своё согласие. Сделать это можно на одной из этих площадок:

Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета.

Услугу можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить в бумажном виде.

Сколько стоит отправка и получение ЭЗП

Подключение к сервису и получение писем доступно бесплатно, достаточно зарегистрироваться и дать согласие на доставку корреспонденции в электронном виде. Отправка одного электронного заказного письма стоит 60 рублей.

Это точно надежно?

Переживать не стоит — все работает быстро, безопасно, и отправленные таким образом письма являются юридически значимыми. Заказные письма отличаются от обычных тем, что вручение является официальным подтверждением того, что адресат получил информацию.

У бумажных заказных писем для подтверждения факта доставки есть статусы «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе им соответствуют статусы «доставлено для вручения электронно» и «вручено». Для электронных писем статус вручения проставляется в момент, когда пользователь входит в личный кабинет. Зашел в личный кабинет — значит получил письмо. Ваш личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении становится аналогом почтового ящика.

Теперь о безопасности. Письма, которые мы принимаем от клиентов-отправителей подписываются усиленной квалифицированной подписью — так мы гарантируем что в них ничего не было изменено и что сообщение было создано именно тем, кто его отправляет.

ЭЗП пересылаются по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованием ФЗ «О персональных данных». Почта России несёт ответственность за конфиденциальность переписки согласно статье 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о письме на той площадке и тем способом, который выбрали при подключении.

Как Электронные заказные письма используются в бизнесе

Крупные юридические лица уже подключают свои информационные системы к сервису ЭЗП и отправляют письма в электронном формате, потому что это существенно экономит бюджет на доставку.

Если вам нужно отправить много писем своим клиентам то вы можете просто загрузить файл с письмами в личный кабинет, а Почта позаботится об отправке. Тем, кто получает письма электронно они придут в личный кабинет, а бумажные письма мы распечатаем, упакуем и доставим вживую.

Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждое письмо нужно открыть и внести данные в свою систему. А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее.

Благодаря тому, что такие письма приходят быстрее, компании успевают оплачивать штрафы со скидкой, вовремя обжаловать постановления о нарушениях, если не считают себя виноватыми, а также хранить копии заказных писем.

Статистика использования

В 2018 году услуга была доступна только в 5 регионах, в 2019 году добавилось еще 46, а на 1 марта 2020 электронные заказные письма доступны уже в 58 регионах.

Только за прошлый год число электронных отправлений выросло на 48% — с 50 до 74 миллионов. Подключение к сервису ЭЗП даёт возможность получать и отправлять юридически значимые письма даже из самых отдаленных точек страны.

Карта охвата сервиса электронных заказных писем

Источник

Во всех отделениях Почты России столицы внедрена система управления очередью

Содержание

2018: Внедрение системы электронной очереди во всех отделениях столицы

22 июня 2018 года Почта России сообщила о том, во всех почтовых отделениях столицы, имеющих более трех окон для обслуживания клиентов, внедрена система управления очередью. Cреднее время ожидания в отделениях почтовой связи Москвы сократилось до 5 минут.

На 22 июня 2018 года 447 отделений почтовой связи столицы оборудованы электронной очередью. Установка системы управления очередью началась в Москве чуть более года назад. В приоритетном порядке «электронной очередью» были оборудованы отделения с наибольшим клиентским потоком и имеющие более трех окон обслуживания.

Данная система сокращает время обслуживания посетителей и предоставляет возможность объективного контроля за результатами работы каждого оператора и отделения в целом. В ряде почтовых отделений, где были внедрены электронные очереди, среднее время обслуживания посетителя не превышает 3,5 минут, а среднее время ожидания составляет 5 минут.

Системы управления очередью также устанавливаются в почтовых отделениях Подмосковья. Системой оборудованы 37 отделений почтовой связи в Московской области.

После однократного оформления этого документа клиенту больше не придется заполнять бумажные извещения. Теперь при получении посылки клиенту необходимо назвать оператору свой номер телефона или трекинг номер отправления. И ему придет SMS-сообщение с кодом подтверждения, которое получателю будет необходимо назвать оператору почтового отделения для получения отправления.

Зарегистрировать свою электронную подпись можно в любом почтовом отделении Москвы и Московский области. Сама регистрация занимает всего несколько минут, но позволяет сократить в 5 раз сроки выдачи почты и отказаться от необходимости заполнения бумажных извещений. При этом ни вес, ни размер получаемой посылки значения не имеет.

В почтовых отделениях с наибольшим клиентским потоком в клиентских залах работают администраторы, которые оперативно выдают почтовые отправления.

2016: Итоги аукциона на лизинг АПК для систем управления очередями

Итоги аукциона «Почты России» на лизинг оборудования для систем управления очередями

Напомним, что всего почтовый оператор планирует получить 1,5 тыс. комплектов оборудования. Срок лизинга составляет 36 месяцев с даты приемки имущества.

Аппаратно-программный комплекс включает в себя основные технические устройства и компоненты в составе соответствующих комплектов: сервис центрального администрирования, локальные сервера, регистраторы, табло операторов, центральные информационные табло, системы звукового оповещения, а также автоматизированные рабочие места, объединенные в единую централизованную систему управления.

Комплекты, поставляемые в отделения почтовой связи, не идентичны. Составные части каждого комплекта определены в технических требованиях к каждому лоту.

Внедрение комплексов будет осуществляться в отделениях почтовой связи во всех федеральных округах страны. Всего проект затронет 1,5 тыс. ОПС, в том числе филиалы «Почты» в Москве и Санкт-Петербурге. С помощью систем управления очередями «Почта России» рассчитывает повысить удовлетворённость клиентов, увеличить прибыльность отделений благодаря снижению среднего времени обслуживания, а также повысить эффективность через распределение нагрузки между специалистами в пиковые периоды, следует из документации к закупке.

Источник

«Почта России» запустила сервис по пересылке организациям оцифрованной бумажной корреспонденции

«Почта России» запустила новый сервис для компаний и организаций, он включает в себя оцифровку бумажной корреспонденции и доставку ее адресатам в электронном виде. Она может не только пересылать сканированные письма по электронной почте, но и загружать их в систему электронного документооборота, если она у организации интегрирована с IT-системами «Почты России», пишут «Ведомости» со ссылкой на представителя почты.

Корреспонденция, которая приходит в адрес компании, будет отправляться из почтовых отделений в центры оцифровки, рассказал представитель «Почты России». Там письма вскроют, переведут в электронный вид отправят адресату или выложат на его сервер. По словам собеседника газеты, «Почта России» заключает с заказчиком «соглашение о неразглашении и получает от него доверенность на получение, вскрытие и обработку корреспонденции». Тарифы на услугу варьируются от 4,8 рубля (оцифровка одной страницы документа) до 60 рублей (внесение документа в систему документооборота заказчика), следует из тарифной сетки «Почты России». «Бизнес в среднем тратит около 35 000 рублей на обработку 1000 бумажных писем, сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 000 рублей», — отметил представитель почтового предприятия.

По его словам, при использовании сервиса сокращается время доставки корреспонденции, «больничные и отпуска сотрудников документооборота компании не влияют на обработку потока писем, а поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа». Чтобы адресат не пропустил в потоке корреспонденции, к примеру, судебное письмо или претензию клиента, до конца 2021 года «Почта России» намерена ввести автоматическую классификацию корреспонденции по типам документов и темам писем. Новый сервис почтовая компания опробовала на нескольких госструктурах и компаниях из медицинской и строительной отраслей.

Одним из первых пользователей услуги по оцифровке корреспонденции стала девелоперская группа «Самолет», привел пример представитель «Почты России». «С февраля по июнь 2021 года почта оцифровала около 50 000 страниц адресованной «Самолету» корреспонденции, то есть примерно половину входящих отправлений», — сказал он. По словам руководителя управления внутреннего аудита «Самолета» Дмитрия Волкова, это позволит девелоперской группе сократить затраты на документооборот на 20%. «Кроме того, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почты», — сказал Волков.

Директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный добавил, что пересылка адресатам оцифрованных писем есть, например, у почтовой службы США. Но на российском рынке это первый такой сервис, отметил он. За первый год работы «Почта России» планирует оцифровать 6 млн страниц корпоративной корреспонденции. Всего в 2020 году она обработала 1,2 млрд единиц исходящей платной письменной корреспонденции, что на 4,1% больше, чем годом ранее. Подавляющее большинство этих отправлений, по данным почты, различные сообщения от госструктур и корпоративная переписка.

Гендиректор Telecom Daily Денис Кусков отметил, что интерес к новой услуге должны проявить компании, бизнес которых предполагает тесное взаимодействие с органами власти, например, застройщики. «Получение официальной корреспонденции в электронном виде для них действительно удобно, это позволит сократить издержки на сортировку и распределение документов по подразделениям — в этом случае перевод до половины корреспонденции в гибридный, бумажно-электронный формат вполне реален», — сказал Кусков. «Мы давно и плодотворно сотрудничаем с «Почтой России» и готовы к дальнейшему развитию взаимодействия, в том числе в области оцифровки документооборота», — сказал представитель «Ростелекома».

Заместитель гендиректора «Гринатома» (входит в периметр «Росатома») Светлана Борматова отметила актуальность сервиса, поскольку «все больше компаний переходят на электронный документооборот». «Электронный вид значительно упрощает отслеживание статуса рассмотрения документов. Оцифровка документов имеет преимущество еще и потому, что далее работу с электронными носителями может выполнять робот», — сказала она. Представитель ВТБ назвал новую услугу удобным дополнительным сервисом. «В крупных компаниях значительная часть документооборота уже происходит в цифровом формате. Сейчас большая часть внешней корреспонденции ВТБ оцифровывается при получении», — сказал он.

Услуга может быть интересна для корреспонденции, не содержащей коммерческую информацию, сказал руководитель проектного офиса «Сибура» Руслан Броничев. По его словам, «в корпоративной среде это сравнительно узкий сегмент». «На уровне межведомственного взаимодействия потребность в такой системе давно назрела, и она будет востребована», — отметил заместитель директора по работе с корпоративными клиентами компании «АЛП — информационные системы» Павел Мельник. Он добавил, что получение всей корреспонденции в виде сканов «уже не очень интересно даже крупным компаниям — интереснее наладить правильный сквозной электронный обмен документами по всем бизнес-цепочкам».

У «М.видео-Эльдорадо» в системе электронного документооборота до 90% документов в рамках работы с поставщиками проходят автоматические проверки и отражаются в учете без участия человека, рассказала представитель ретейлера Валерия Андреева. «Если говорить о входящей корреспонденции, для компаний сейчас важен не столько перевод бумажного формата в скан, сколько дальнейшая автоматическая маршрутизация в зависимости от типа входящего документа, постановка задачи исполнителю с возможностью отслеживания статуса, формирование и автоматическая отправка ответов», — отметила она.

Управляющий партнер экспертной группы Veta Илья Жарский назвал плюсом проекта «существенную экономию для бизнеса, где документооборот посредством бумажных писем объемен, актуален и растет с каждым годом». Жарский указал на риски утечек информации из корреспонденции или иных данных третьим лицам. «Риски, связанные с вскрытием конфиденциальной переписки, перевешивают все реальные плюсы, которые дает новая услуга почты», — отметил он. По мнению Жарского, «Почте России» придется доказать заказчикам безопасность своих IT-систем, а также готовность к безопасной интеграции с информационными системами компаний.

Источник