адаптация персонала лучшие практики

5 новейших тенденций в сфере адаптации персонала

В отчете от Top Employers обозначаются лучшие тенденции, благодаря которым адаптация превращается в реальный процесс (в противоположность однократному событию). При этом высшее руководство играет ключевую роль, настраивая новых сотрудников на нужный лад с самого первого дня.

«Компании понимают, что высокий уровень вовлеченности обеспечивает более качественный опыт и высокие результаты работы компании в целом. Тенденции, обозначенные в нашем отчете, можно трактовать по-разному и подстраивать под любой бюджет. Я призываю всех работодателей, которые до сих пор не уделяют должного внимания процессу адаптации, заняться разработкой программ. Результаты не заставят себя ждать!

Преимущества создания многофункциональной программы очевидны как для сотрудников, так и для компании. Обучая новых специалистов, работодатель дает им не только нужные навыки, но и знания о том, как работает организация. В результате сотрудники лучше понимают бизнес и его потребности».

На основании отчета Top Employers можно вывести следующие ключевые тенденции:

1. Переход от мероприятия к процессу

2. Появление многофункциональных программ

От первого впечатления о работодателе во многом зависят перспективы долгосрочного сотрудничества. Эффективные программы адаптации охватывают следующие аспекты деятельности:

3. Активное участие высшего руководства

Руководители высшего звена играют ключевую роль в адаптации новых сотрудников и помогают им осознать свое предназначение, начиная с самого первого дня. 77% опрошенных руководителей обязательно встречаются с новыми сотрудниками (в 2015 году этот показатель составлял 15%), 93% активно пропагандируют адаптацию.

4. Использование цифровых технологий

Согласно последним тенденциям, технологии играют немалую роль в организации и рационализации процесса адаптации. Благодаря отказу от традиционных методов работы с бумажной документацией процесс значительно ускорился, а процент ошибок снизился. Кроме того, компании получили возможность анализировать данные и избегать повторения ошибок. В рамках процесса адаптации они определяют образовательные потребности сотрудников, составляют планы индивидуального обучения, обеспечивают тесную связь и взаимодействие в коллективе. 77% компаний из Великобритании, участвовавших в опросе, используют для общения внутренние социальные сети (в предыдущем году этот показатель составил 14%), 66% делятся своим опытом в публичных сетях, 90% поддерживают адаптационные порталы.

5. Улучшение адаптационных программ, основанное на анализе данных

Многие компании отслеживают ключевые показатели, позволяющие судить о влиянии и эффективности адаптации, особенно если их цель заключается в том, чтобы новые сотрудники как можно быстрее влились в рабочий процесс. При этом они не только определяют прогресс сотрудников, но и ищут способы изменить саму программу. 69% компаний из Великобритании, участвовавших в опросе, используют ключевые показатели эффективности (KPI) для оценки эффективности деятельности (например, проведения вводных инструктажей или удержания персонала).

Источник

Современные инструменты для адаптации новых сотрудников

Современные компании вкладывают очень много ресурсов на поиск новых сотрудников и в свою очередь ожидают окупаемости вложенных инвестиций.

Сотрудники, которым была предложена хорошая программа адаптации, имеют на 69% больше шансов остаться в компании на срок до 3 лет.

Есть общие болевые точки при онбординге, которые испытывает большинство организаций: оформление документов, скука, информационная перегрузка, культурная и ролевая путаница, а также отсутствие обратной связи и личного взаимодействия.

Современные IT позволяют использовать новые подходы адаптации, которые значительно упрощают работу HR-служб, а именно:

-Предоставить прозрачный сценарий погружения сотрудника в работу

-Минимизировать хаос, создаваемый бумажной работой

-Сократить издержки, связанные с адаптацией сотрудника

-Уменьшить ручной труд и человеческие ошибки

-Уменьшить нагрузку на отдел кадров

-Обеспечить положительный опыт для всех новых сотрудников

Современные программы адаптации основаны на лучших мировых практиках HR-служб. И есть целые исследования на тему их положительного влияния на бизнес в целом.

Очень часто в компаниях, например, в крупном ритейле, можно увидеть, что на один магазин приходится один HR-специалист. И это на фоне высокой текучести кадров! Поэтому такие компании неизбежно сталкиваются с необходимостью автоматизации процессов адаптации. Наша компания занимаемся разработкой как раз таких решений. Поэтому мы готовы поделиться опытом и показать на примере как это работает. Для решения данной задачи мы используем экоcистему Microsoft 365, включая Power Platform, чат-ботов в Teams и Power BI. При таком подходе сотрудники получают единый интерфейс взаимодействия с внутренними сервисами компании, а еще помощника по адаптации.

Предварительная подготовка включает в себя любое взаимодействие с новым сотрудником с момента его принятия на должность до момента начала работы. Поскольку вовлеченность сотрудников является частью удовлетворенности работой и лояльности компании, почему бы не начать это взаимодействие как можно скорее? Бизнес-процесс подготовки к вовлечению сотрудника начинается примерно за 1-2 недели до выхода на работу. HR создает заявку в Microsoft Teams, которая проходит согласование со всеми ответственными лицами.

Организации с успешными программами адаптации закрепляют за каждым новым сотрудником наставника. Он становится входной точкой для построения отношений и доступным контактом для решения вопросов. При этом использование программного обеспечения, видео, онлайн-групп для совместной работы и других цифровых инструментов позволяет сделать процесс наставничества более эффективным, экономичным и гибким, без снижения производительности самого наставника.

В 1-й день выхода сотрудника должен быть автоматически запущен процесс, который отправляет приветственное письмо: сообщение от чат-бота в Microsoft Teams и письмо в Outlook, включающие основные регламенты, способы получения канцелярии или формы, чек-лист от руководителя, видеоэкскурсию по компании и другие полезные ссылки. Данный подход позволяет новым сотрудникам ощущать себя более уверенно и не чувствовать себя брошенными.

Прием на работу для большинства сотрудников заканчивается на самом низком уровне. Чтобы улучшить адаптационный процесс, на протяжении первых 120 дней работы сотрудника система отправляет обучающие материалы сотруднику, организует чат с Buddy, позволяющий оперативно решать возникающие вопросы, регулярно собирает обратную связь об удовлетворенности сотрудника.

Решение типовых вопросов интегрировано с Базой знаний, которая постоянно пополняется ответственным сотрудником. Это отдельный информационный веб-сайт, содержащий справочную информацию, корпоративные документы, страницы подразделений и другой контент в формате «вики». База знаний подключается в Teams посредством добавления вкладки со ссылкой в канал Teams или диалог с чат-ботом.

Чат-бот помогает сотруднику удаленно инициировать заявки, а также умеет обрабатывать сценарии отправки уведомлений, отраженные в описании бизнес-процессов.

В этом решении также была реализована функция опроса через Microsoft Forms. Опрос позволяет понять общее “самочувствие” новичка и провести анкетирование сотрудников.

Трудно эффективно оптимизировать онбординг сотруников без реальных данных. В нашем решении отчеты отображаются в виде удобных и простых дашбордов, которые дают наглядное понимание количественных показателей (сколько людей на испытательном сроке или отпуске), результатов опроса, степени удовлетворенности сотрудников.

Пример отображения статистических данных на отдельной вкладке в Teams

Кроме ритейла, подобные решения актуальны также для других отраслей, например, для e-commerce, банковкой сферы, телекома, разработки в сфере IT, а также для организаций с большой текучестью кадров.

Конечно же, на процессы адаптации во многих организациях оказал влияние и Covid. Период пандемии буквально отрезал бэк-офисы от frontline-коллег. Новые условия ускорили переход таких компаний к автоматизированным решениям адаптации сотрудников. Но даже если убрать карантинный фактор, важно понимать, что сейчас мы живем в мире, где все очень быстро меняется. И если раньше периодом адаптации считались классические 120 дней, то сегодня процесс адаптации стал бесконечным и требует нового подхода с использованием современных технологий.

Источник

Как устроена адаптация на новом месте работы

Программы адаптации (или онбординга, как ее еще называют) особенно характерны для IT-сферы, но постепенно получают всё большее распространение и в других современных компаниях, которые серьезно относятся к подбору и найму сотрудников. Разработкой таких программ занимается департамент HR, а в их осуществлении участвуют руководители всех подразделений и некоторые опытные коллеги, которые помогают новичкам адаптироваться на новом месте.

Так что, если вы заинтересованы в выборе комфортного места работы, поинтересуйтесь на собеседовании, есть ли в компании онбординг. Если есть — это признак хорошего работодателя. Вместо прямого вопроса можно задать наводящие вопросы:

По ответам вы поймете, как организован процесс адаптации новичков в компании.

Зачем компаниям программы адаптации

«Да ну, это показуха! Работодателям всё равно, как мы себя чувствуем, лишь бы пахали», — скажут скептики. И будут неправы. Всё зависит от уровня работодателя. Иной раз после оформления в отделе кадров вас просто проводят к рабочему месту, а дальше во всем приходится разбираться самостоятельно или с помощью самых сердобольных коллег. А где-то в первый же день будет видно, что к вашему выходу готовились и рады вам.

Современные процессы управления персоналом строятся на понимании того, что людям должно быть комфортно и интересно работать в компании. Это экономически выгодно: если людям комфортно и интересно, они остаются в компании на долгие годы, а значит, рабочие процессы не будут страдать из-за частых увольнений и не придется тратить много средств на подбор новых сотрудников, поскольку поиск персонала для компаний — затратный процесс.

Поэтому продвинутые работодатели воспринимают первые месяцы работы новичка не только как испытательный срок, но и как задачу по адаптации. Потому что именно дискомфорт — наиболее частая причина увольнений в первые месяцы после устройства.

Не случайно программы адаптации особенно распространены в IT-сфере. Не секрет, что здесь идет настоящая война за таланты дефицитных IT-специалистов. С трудом заполучив профессионала, компания очень заинтересована в том, чтобы он не ушел с испытательного срока из-за сложностей и стресса, а быстро встроился в процесс и почувствовал себя комфортно.

Из чего складывается процесс адаптации

Адаптация или онбординг — процесс, который складывается из многих составляющих. Вот что рассказали про них Светлана Хомко, директор по персоналу компании AppFollow, и Ксения Степанова, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru.

1. Первый день

Важна забота о том, чтобы вы не растерялись и не чувствовали себя напряженно, выйдя на работу: вас встречают, провожают на рабочее место, где всё заранее подготовлено и настроено. Например, если это работа в офисе, то на вашем компьютере установлены программы и доступы к внутренним ресурсам, которые вам понадобятся, на столе разложены канцелярские предметы и ждет приятный сюрприз. Проводят первичный инструктаж и представляют коллегам.

Для вас уже составлен план занятий на первый день, а также план целей и задач на испытательный срок. Словом, вы не чувствуете себя брошенным и у вас возникает ощущение, что вас ждали.

«Наша команда всегда работает на удалёнке, с момента основания компании и по сей день, — рассказывает Светлана Хомко. — Мы автоматизировали этот процесс с помощью HR-платформы, к которой будущий сотрудник получает доступ ориентировочно за неделю до выхода в компанию. Там его ждет информация с подробным и структурным описанием того, что ему нужно подготовить к первому дню. Один из первых этапов знакомства с командой происходит в видео, где нового сотрудника приветствует команда. Ребята представляются, рассказывают, чем они занимаются в компании, по каким вопросам к ним можно обращаться, и выражают готовность помочь по возникающим вопросам. Обычно на одного новичка 7–9 сотрудников делают короткие видеоприветствия. Это производит благоприятное впечатление на новоприбывшего, и он чувствует себя нужным».

«В hh.ru целый ритуал приветствия новых сотрудников. Наш оффер — это целая презентация всех бизнес-направлений компании и преимуществ работы у нас. Начиная от приветственного видео с CEO и заканчивая подробным описанием бенефитов и видения бренда. В первый день новичок знакомится с командой, получает клевый welcome-pack и проходит экскурсию по офису».

2. Погружение в культуру, продукт, процессы и команду

В первые дни вас знакомят с основными внутренними правилами и традициями компании, ее устройством, объясняют ваши задачи. При правильной организации процесса это происходит не сумбурно, а системно: для вас уже подготовлены памятки и понятные наглядные инструкции.

«У нас на этом этапе новый сотрудник знакомится на онлайн-платформе с интерактивной информацией, где, помимо сухих справочных сведений, есть видеорассказ от основателей компании о том, как появился AppFollow, как развивалась компания, — объясняет Светлана. — Он изучает внутренние политики и описание корпоративной культуры, а также проходит тренинг по нашему продукту. На этом же этапе происходит личное знакомство с командой (в Zoom), с рабочими процессами».

«Мы создали рабочую среду на базе Teams, — говорит Ксения Степанова, — где можем эффективно взаимодействовать как удаленно, так и из офиса. Это гибридное рабочее пространство для создания инновационной коммуникации. Именно здесь новичок погружается в атмосферу компании благодаря другой разработке от Microsoft — New Employee Onboarding Hub». В ней отражено всё самое важное, с чем знакомится каждый новый сотрудник, чтобы понять цели компании и наши главные ценности».

3. Погружение в должность (роль)

Постепенно вас всё глубже погружают в задачи и рабочие процессы, объясняют всё, что непонятно. С вами регулярно встречается ваш руководитель, а иногда и наставник из числа коллег и HR-менеджер. При этом вам не только дают информацию и задания, но и интересуются вашими впечатлениями, с готовностью отвечают на ваши вопросы. Во многих компаниях для новичков разработаны готовые тренинги и программы обучения.

«Тут очень важен ментор, который отвечает за погружение, обычно это или тимлид, или кто-то другой из членов команды, — говорит Светлана. — В каких-то вещах новичку нужно будет разбираться и самому. Это осознанная часть нашего онбординга: важно, чтобы новые сотрудники проявляли инициативу и вовлекались во многие процессы самостоятельно и со своим свежим взглядом помогали нам вместе улучшать наши продукты, процессы, культуру».

«Новый коллега переходит в надежные руки ментора, с которым он будет плотно взаимодействовать в течение недели и чекать свои результаты на протяжении всего испытательного срока. По окончании трех месяцев ментор и команда отметят ключевые точки роста, предоставят результаты эффективности выполненных задач и дадут обратную связь».

Что делать, если вы оказались не в сказке

Не всем везет устроиться в компанию, где все описанные выше процессы уже выстроены. Как быть, если в компании новичков встречают по принципу «Вот твое рабочее место — дальше сам»? Придется взять ситуацию в свои руки.

В таком положении однажды оказалась Виктория, продакт-менеджер, когда присоединилась к команде IT-стартапа.

«В первый день мне рассказали про цели и задачи, показали структуру компании — и на этом всё. Но у меня уже был похожий неудачный опыт — когда я положилась на своего руководителя в вопросах адаптации, но за несколько месяцев так и не привыкла к новому месту. Поэтому я учла прошлые ошибки и составила себе план:

Первую неделю я сама настойчиво назначала встречи, знакомилась, записывала пожелания и предложения. Уже на второй неделе я обсудила с руководителем свои первоочередные задачи на три месяца.

Через месяц с даты выхода я почувствовала себя достаточно спокойно и уверенно».

Мы надеемся, эта статья поможет вам при выборе правильного работодателя, адаптации на новом рабочем месте и подготовит вас к принятию будущих условий работы. Пусть ваша адаптация будет легкой, осознанной и принесет пользу вам и бизнесу.

Источник

Адаптация персонала в американских компаниях

Нет времени? Сохрани в

Сегодня мы будем говорить на такую тему как адаптация сотрудника в компании. В том числе разберем примеры крупнейших американских корпорациях.

Даже по названию термина не сложно понять, что это комплекс мер, направленных на то, чтобы новый сотрудник как можно быстрее стал полноценным членом компании. Этим, как правило, занимается отдел HR. Реже — руководитель или офис-менеджер.

Почему это так важно

Сотрудник оценивает компанию в первые недели работы. От первого впечатления зависит то, захочет ли он остаться или уйдет. Поэтому в интересах компании с первых дней создать комфортные условия.

От уровня адаптации зависит продуктивность. В первые недели и месяцы сотрудник за одну единицу времени может решать меньше задач. Время уходит на знакомство с персоналом, с корпоративными инструментами и так далее. В любом случае поначалу сотрудник действует более осторожно. Чем быстрее удастся его адаптировать, тем быстрее эффективность работы поднимется до обычного уровня.

Некоторые люди некомфортно чувствуют себя в коллективе. Если HR не поможет познакомиться с коллегами, человек может почувствовать себя одиноко.

В комплекс мер по адаптации также входят обучающие тренинги для новичков. Компании выгодно в первые дни все подробно рассказать и показать. Если оставить сотрудника разбираться со всем самому, это займет больше времени.

Что входит в адаптацию персонала (виды адаптации персонала):

Теперь давайте разберем на примерах.

Упражнения по английскому языку

Адаптация в японских компаниях

В Японии понятие корпоративной культуры ставится намного выше в списке ценностей, ведь в Японии коллективное общее благо для каждого конкретного человека важнее, чем личное. Не нужно долго думать, чтобы вспомнить примеры того, как японцы делали харакири, чтобы не попасть в плен врагу, или как японские пилоты жертвовали своей жизнью, чтобы выполнить военную операцию.

Поэтому корпоративные ценности японцы очень уважают, и прививать их начинают с самого начала. В Японии отсутствие опыта работы не считается минусом, потому что так компания сможет воспитать сотрудника под себя и привить ту модель поведения на работе, которая принята в коллективе.

Адаптация в японской компании может продолжаться до двух лет, в том числе потому что человек обычно задерживается в компании надолго и может десятилетиями оставаться на одной и той же должности.

Первый этап адаптации обычно длится до трех месяцев. За это время японец должен впитать в себя корпоративные ценности, и к окончанию срока адаптации уже чувствовать себя полноценным членом коллектива.

Нередко встречаются ситуации, когда иногородние приезжают на работу в компанию и селятся в общежитии. Таким образом, они общаются с коллегами не только на работе, но даже в свободное время.

Адаптация сотрудников в США

Американская, западная система ценностей отличается от японской. Американец привык в первую очередь думать о себе, и уже во вторую — о компании. Поэтому адаптация сотрудника в американских компаниях направлена на то, чтобы обеспечить комфортные условия каждому отдельному индивиду.

Важная роль в американских компаниях уделяется обучению новичков. Прежде чем влиться в рабочий процесс, новый сотрудник проходит краткий курс обучения. Проводит его HR, руководитель отдела или куратор.

Программа обучения может длиться от половины дня до нескольких дней. Его цель — познакомить с сотрудниками и рассказать о том, как в компании устроен рабочий процесс. Чтобы это не звучало как пустые слова, предлагаем рассмотреть систему адаптации сотрудника в топовых американских корпорациях.

Методы адаптации персонала в Apple

В компании есть специальная программа подготовки новичков. Обычно за неделю в Apple могут прийти сразу несколько десятков новых сотрудников, поэтому для экономии времени обучение проводится в первый день недели. Соответственно, первый рабочий день сотрудника всегда выпадает на понедельник (кроме праздников).

Новичкам дают приветственный пакет. В нем — набор стикеров, документы от HR, корпоративная футболка с годом начала работы и новый макбук. И тут начинается мини-квест.

Макбук выдается по двум причинам. Во-первых, сотрудник Apple должен работать на технике Apple и пользоваться софтом своей компании. Это логично. Во-вторых, макбук нужно подключить к серверам. Это не самая простая задача, и тут расчет на то, что сотрудник обратится за помощью к коллегам — и так у них завяжется диалог.

Также новоприбывшим предстоит серьезный разговор с главой службы безопасности, который расскажет им о важности корпоративной тайны. Apple — многомиллиардная корпорация, и утечка информации для нее может стать причиной огромных убытков. С этим очень строго.

Компания стремится к совершенному дизайну, минимализму, удобству пользования. Это стиль компании, и прослеживается он не только в продуктах Apple, но и в офисе компании: удобные стулья, продуманная планировка помещений, эргономика — все на высоте. Один из сотрудников сказал:

Even the toilet paper in the bathrooms is really nice.
Даже туалетная бумага в туалетах действительно хороша.

Для обучения персонала у компании даже есть собственный университет — Apple University. Посещение лекций не является обязательной частью обучения сотрудника. Можно работать и без них. Но компания приглашает лучших ректоров, среди которых дизайнеры, художники и преподаватели топовых университетов США — это очень мотивирует. В зарубежных офисах, например, в Китае тоже есть свои университеты, куда также приезжают преподаватели.

Все это — инсайдерская информация, которой корпорация не делится. Все, что мы знаем, мы знаем из слов настоящих или бывших работников. Если вам интересна тема адаптации сотрудников в Apple, советуем прочитать эту статью New York Times. Да, она на английском.

Адаптация новичков в Google

Многие наслышаны об офисах Google, и многие считают это идеальной работой. Бесплатная еда, возможности для самореализации, бильярдная, фитнес-клуб, танцевальные залы и даже бары. На территории Googleplex есть все, чтобы там можно было не только работать, но и жить. Вплоть до душевых и прачечных. Это позволяет сотрудникам работать в любое время суток и оставаться на работе сколько угодно долго. Так человек действительно чувствует Google своим вторым домом (а иногда и первым).

Адаптация сотрудника направлена не на то, чтобы привить ему корпоративную культуру. В Google создается непринужденная атмосфера — все условия для того, чтобы с первого дня новичок чувствовал себя в своей тарелке. Предполагается, что человеку достаточно провести несколько часов в гуглплексе, и он уже станет частью экосистемы.

Что касается обучения, то тренинги проводятся по системе g2g (googler to googler, от гуглера к гуглеру). Внутри компании уже много сотрудников с бесценным опытом, и компания подталкивает их к тому, чтобы делиться опытом друг с другом. Участие в тренингах — добровольное.

Система адаптации персонала в L’Oreal

Еще один интересный пример — французская компания L’Oreal. В ней тоже трудятся десятки тысяч сотрудников, и компания не могла обойти стороной систему адаптации сотрудников. Как это происходит? В начале работы новенькие проходят трехдневный тренинг Discovery. Там они знакомятся с компанией и ее продукцией. Одно из заданий тренинга — научиться различать продукцию L’Oreal по запаху, без упаковки. Также внутри компании есть свой сленг. Многие слова из корпоративной лексики — производные от французского. Причем используются они не только во Франции, но и в офисах в других странах. Чтобы вникнуть в него, работнику даже выдается специальный словарик.

Чем отличаются TOEFL и IELTS (видео)

Корпоративные тренинги

Один из способов сплотить коллектив — это тренинги. Причем это касается не только новых членов коллектива, но и тех, кто работает уже давно. На тренинге коллеги тесно взаимодействуют друг с другом и могут познакомиться поближе.

Подробнее про корпоративные тренинги мы писали здесь. А пока лишь хотим напомнить, что у нас в EnglishDom можно записаться на корпоративные тренинги по английскому языку.

EnglishDom #вдохновляемвыучить

Источник