Как настроить отчет в 1с
Настройка типовых и внешних отчетов
В статье показано как проводить тонкую настройку типовых отчетов в различных конфигурациях.
В данной статье я покажу различные примеры, как настраиваются типовые отчеты в конфигурациях 1С:Предприятие 8.
Для примера разберем настройки бухгалтерских отчетов (ОСВ по счету) и управленческих (Остатки и доступность товаров) в 1С:Комплексная автоматизация 2.0 (в других конфигурациях все аналогично).
Настройка оборотно-сальдовой ведомости
Настройка полей группировки
Окно настроек состоит из нескольких вкладок, на первой вкладке настраивается группировка строк:
Состав группировок отчета определяется количеством строк в таблице, также необходима установка галки в строке. На скрине выше видим, что при данной настройке вся информация в отчете сгруппируется по работникам. Давайте для примера добавим еще одну группировку, нажимаем Добавить:
В открывшемся окне программа предлагает все доступные поля для выбранного счета ОСВ. Но т.к. это поля ссылочного типа, то мы можем выбрать не только их непосредственно, но и их вложенные поля. Для примера выберем пол работников:
Передвинем группировку по полу выше по иерархии, чем группировка по сотрудникам и переформируем отчет:
Теперь отключим группировку по сотрудникам:
Получим уже другой вид:
Теперь давайте сменим периодичность выводимых данных, например помесячно:
Отборы в отчете
На второй закладке настроек задаются различные отборы:
Можем использовать те отборы, которая система предлагает автоматически (по подразделению и работнику), а можем добавить свой фильтр. Например, по полу сотрудников:
На третьей закладке выбирается состав числовых показателей, выводимых в отчет:
Дополнительные поля в отчетах
На следующей закладке можем добавить дополнительные поля в отчет (для примера расположим их в отдельных колонках):
Добавим дату рождения сотрудников:
Появилась новая колонка в отчете:
Сортировка в отчетах
На предпоследней закладке указываются поля по которым необходимо прозводить сортировку в отчете, установим сортировку, например, по возрастанию даты рождения:
Условное оформление отчета
На последней закладке задаются различные оформительские фичи. Например, можем изменить цветовую схему отчета:
Также можно манипулировать с цветом фона, текста, шрифтом, шириной и высотой колонок и т.п.
Для примера, добавим еще один элемент оформления и выделим всех сотрудников, которые родились до 01 января 1970 г.:
На первой закладке установим цвет фона:
На второй закладке установим отбор сотрудников по дате рождения:
На третьей выберем оформляемые поля (если не выбирать, то оформление применится полностью ко всей строке):
На последней закладке можно выбрать, в какой именно области отчета использовать оформление. В нашем случае неактуально, т.к. выбранное поле Сотрудники у нас только в группировке:
Получилась такая таблица элементов оформления:
В настройках отчета также можно выбрать необходимость вывода заголовка, единиц измерения (если в отчете есть номенклатура) и подписей. Давайте добавим подписи:
Настройка отчета Остатки и доступность товаров
В первую очередь переключим вид настроек на расширенный, чтобы увидеть все доступные возможности.
На первой закладке настраиваются различные отборы (можно использовать предложенные системой или добавить свои с помощью одноименной кнопки):
На второй закладке настраиваются доп. поля, выводимые в отчет (дополнительные колонки) и выбираются поля сортировки:
На третьей закладке настраиваются элементы условного оформления (аналогично предыдущему отчету):
На последней закладке настраивается структура отчета (перечень группировок строк и колонок):
Для этого выделяем группировку с номенклатурой и добавляем вложенную группировку:
Теперь уберем характеристику из группировки по номенклатуре, для этого кликнем на ней 2 раза:
В открывшемся окне снимаем признак использования поля:
Получилась требуемая структура:
Здесь видим, что для большинства товаров поле осталось пустым (т.к. в этих товарах характеристики не используются), но вместе с тем есть и такие, где мы получили то, что хотели.
Все проделанные с отчетами изменения можно сохранить (чтобы не настраивать каждый раз).
В бухгалтерских отчетах здесь:
А в управленческих вот так:
В других бухгалтерских и управленческих отчетах (и зарплатных) тоже все происходит аналогично.
Буду вам очень благодарен, если поделитесь ссылкой на него на своей страничке в любой соцсети или подпишетесь на новости сайта в Инстаграме.
Это поможет сайту развиваться и расширять аудиторию.
Вас может заинтересовать
Данная обработка заполняет справочник Контрагенты из файла MS Excel.
Расширение для типовых конфигураций 1С:Предприятие 8.3, позволяет легко настроить учет согласований (утверждений) произвольных справочников и документов
Массовая загрузка характеристик номенклатуры (а также заполнение и перезаполнение доп. реквизитов) из табличных файлов.
Настройка отчетов в 1С 8.3 (расширенные возможности)
Настройка отчетов в 1С 8.3 (расширенные возможности). Легасофт.
Окно изменения варианта отчета разделено на две части:
1. Структура отчета.
2. Настройки отчета.
Раздел структуры варианта отчета аналогичен вкладке «Структура» стандартных настроек отчета. Назначение и настройка группировок подробно рассмотрена в ч. 1 статьи.
Таблица структуры варианта отчета, кроме непосредственно колонки с группировками, содержит несколько дополнительных колонок:
Раздел настроек варианта отчета дает пользователю широкие возможности по конфигурированию отчета под свои потребности. Она практически полностью совпадает со стандартными настройками отчета, рассмотренными в ч. 1. Рассмотрим все вкладки раздела и отметим различия.
Раздел настроек состоит из следующих вкладок:
1. Параметры. Содержит параметры СКД, доступные пользователю.
Параметр СКД – некоторое значение, использующееся для получения данных отчета. Это может быть значение условия для отбора или проверки данных, а также вспомогательное значение.
Таблица параметров представлена в формате «Параметр»-«Значение». При необходимости можно менять значения параметров. Нажатие на кнопку «Свойства элемента пользовательских настроек» открывает пользовательские настройки элемента.
В данном окне можно выбрать, будет ли элемент включен в пользовательские настройки (т.е. виден пользователю при настройке отчета), задать представление элемента и режим редактирования (быстрый доступ в шапке отчета, обычный в настройках отчета и недоступный).
Свойства элемента пользовательских настроек также имеют группируемые поля, поля, отборы и элементы условного оформления.
2. Пользовательские поля. Содержит поля, которые формирует сам пользователь на основании данных, выбираемых отчетом.
Пользователь может добавить два вида полей:
Поля выбора позволяют вычислять значение по заданному условию. Окно редактирования поля выбора содержит заголовок поле и таблицу в которой задается отбор, значение и представление поле. Отбор представляет собой условие, в зависимости от которого будет подставляться нужное значение.
Например, вычислим оценку количества продаж. Будем считать, что, если продано меньше 10 единиц товара, продали мало, а если больше 10 единиц – много. Для этого зададим 2 значения вычисляемого поля: первое будет с отбором «Количество товаров Меньше или равно «10»», второе с отбором «Количество товаров Больше «10»».
Поля выражения позволяют вычислять значение используя произвольные алгоритмы. В них могут использоваться функции языка запросов и встроенного языка программирования 1С. Окно редактирования поля выражения содержит два поля для выражений детальных и итоговых записей. Итоговые записи – это группировки, настроенные в области «Структура отчета», в них необходимо использовать агрегатные функции («Сумма», «Минимум», «Максимум», «Количество»).
· Для детальных записей:
Когда [Сумма продаж без скидки] = 0
· Для итоговых записей:
Когда Сумма([Сумма продаж без скидки]) = 0
Как было сказано ранее, в выражении итоговых записей используем агрегатную функцию «Сумма».
3. Группируемые поля. Содержит поля, по которым будет группироваться результат варианта отчета. Группируемые поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие группируемые поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования группируемых полей.
4. Поля. Содержит поля, которые будут выведены в результат варианта отчета. Поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования полей.
Поля можно группировать, чтобы логически выделить какую-либо часть отчета или задать особое расположение колонок. При добавлении группы становится активна колонка «Расположение» и позволяет выбрать один из вариантов расположения:
5. Отбор. Содержит отборы, используемые в варианте отчета. Настройка отборов была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Отборы настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие отборы для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».
6. Сортировка. Содержит поля сортировки, используемые в варианте отчета. Настройка полей сортировки была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Сортировка настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля сортировки для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».
7. Условное оформление. Содержит элементы условного оформления, используемые в варианте отчета. Настройка условного оформления была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Условное оформление настраивается отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие элементы условного оформления для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».
8. Дополнительные настройки. Содержит дополнительные настройки оформления отчета. Позволяют выбрать общий внешний вид отчета, расположение полей, группировок, реквизитов, ресурсов, итогов, задать настройки диаграммы, управлять выводом заголовка, параметров и отбора, определять позицию ресурсов и закреплять шапку и колонки группировок варианта отчета.
Исходя из этого, можем резюмировать, что пользователь может не только самостоятельно настроить отчет под свои нужды, но и сохранить свои настройки и использовать их в дальнейшем при необходимости.
Александр Кириллов 2 июня 2017г.
Интересуют услуги по 1С? Мы делаем работу в 1С комфортной.
Отчетность в 1С 8.3: настройка и заполнение
Одной из важнейших целей ведения бухгалтерского учета является формирование регламентированной отчетности. Например, Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Декларация по налогу на прибыль и т.д. Эти отчеты нужно сдавать в налоговые органы, ФСС, ПФР или предоставлять учредителям. Поэтому важно правильно и быстро заполнять отчетность.
Программа “1С:Бухгалтерия предприятия” позволяет это делать легко и просто. В инструкции рассмотрим, как заполнять регламентированную отчетность и какие есть нюансы при работе с ней.
Отчеты в 1С находятся в разделе “Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты”:
Для создания нового отчета нажмем кнопку “Создать”:
Как найти нужный отчет
После нажатия кнопки “Создать” откроется окно со списком отчетов:
Отчетов здесь очень много и первым делом требуется найти нужный. Частые отчеты можно добавить в раздел “Избранное”. Для этого для отчета установите значок звездочки:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Остальные отчеты доступны на закладке “Все”, здесь для поиска есть несколько вариантов.
1. Поиск по категориям отчетов:
В этом случае отчеты сортируются по папкам по видам отчетов. Например, бухгалтерская, налоговая отчетность, статистика и другие.
2. Поиск по получателям отчетности:
Отчеты сортируются по контролирующим органам: ФНС, ПФР, ФСС и другие. Заходим в нужную папку и ищем отчет.
3. Поиск по названию отчета:
Достаточно ввести слово или фразу в строке поиска и программа подберет подходящие варианты.
Заполнение и настройки регламентированного отчета
Рассмотрим работу с отчетами на примере Бухгалтерской отчетности. При создании отчета выбирается организация и период:
Настройка разделов отчетов
При открытии отчета слева открывается список его разделов (страниц):
Приведенный состав страниц можно менять. В некоторых отчетах по умолчанию доступны не все разделы. Для просмотра всех страниц зайдите в меню “Ещё — Настройка”:
В открывшемся окне можно включать и исключать страницы путем установки или снятия флажков.
На закладке “Общие” задаются дополнительные настройки:
Например, можно задать, в каком формате выводятся суммы.
Как заполняются поля отчета
Как правило, отчеты состоят из титульного листа и различных таблиц.
Титульный лист заполняется автоматически (желтые ячейки), информация берется из данных информационной базы, например, из карточки организации.
Автоматически заполняется ИНН, КПП, адрес организации, различные коды и т.д. Желтые ячейки при необходимости можно изменять вручную, также для некоторых из них можно подбирать заготовленные значения. Для этого нажмите на ячейку два раза мышкой:
Ячейки в таблицах заполняются по следующим правилам:
По заполненным цифрам можно посмотреть расшифровку по соответствующей кнопке:
В результате показывается, откуда появились цифры:
Как проверить отчет
После заполнения отчета его можно проверить, для этого используется кнопка “Проверка”:
Как распечатать отчет
Для печати отчета нажмите кнопку “Печать”:
Затем выберите один из видов печати и нажмите “Показать бланк”:
Откроется форма бланка:
Далее распечатайте отчет, либо сохраните его в файл.
Как выгрузить и отправить отчет
Для отправки отчета в государственные органы его можно выгрузить в файл, либо отправить напрямую, если подключен сервис 1С-Отчетность. Для выполнения этих операций нажмите соответствующие кнопки наверху отчета:
После сдачи отчета поменяйте его статус на “Сдано”:
Как загрузить внешний комплект отчетности
Отчеты обновляются вместе с новыми версиями программы. Но в некоторых случаях перед выходом релиза 1С готовит внешние формы отчетности. Эти формы можно загрузить в 1С, для этого:
При этом возникнут сообщения, нажмите “Продолжить” и “Да”:
Затем нажмите “Сохранить”.
Отчет будет заменен, для его использования перезапустите 1С.
Аналогично можно обновить и другие отчеты. В дальнейшем при обновлении программы внешние отчеты будут заменены.
Работа с отчетами 1С для «чайников»
Статья предназначена для начинающих пользователей 1С. Отчеты в 1С представляют собой довольно мощный инструмент, который можно легко настроить под свои потребности. Типовые настройки, это просто шаблон, который можно существенно улучшить.
В примерах используется интерфейс «Как в предыдущих версиях …» рис.1
Рассмотрим отчет оборотно-сальдовая ведомость по складу (по 10-му счету). рис.2
рис.3
В настройках отчета несколько закладок, рассмотрим их по порядку.
Закладка Группировка используется для формирования иерархического отчета. В качестве групп можно выбрать ограниченное число субконто, которые в бухгалтерском плане счетов назначены для анализируемого счета. рис.4
10 счет имеет субконто: номенклатуру, Партии, Склады и разрез по подразделениям. Эти же субконто можно выбрать в качестве группировок отчета. рис.5
По данной закладке стоит отметить, что группировать отчеты можно по параметрам субконто, которые указаны в его карточке. Вид материала, ставка НДС, единица измерения и т.п. любой из внутренних параметров номенклатуры можно использовать в качестве группировки. рис.6
Сделаем группировку по виду номенклатуры. Добавляем новую группировку, в окне выбора поля нажимаем плюсик слева от номенклатуры, после чего номенклатура «раскроется» по внутренним параметрам. Я специально упрощаю термины, т.к. статья называется «Для чайников». рис.7
Формируем отчет, новый уровень по добавленной нами группировке. рис.8
Настроенный для себя отчет можно сохранить, и использовать эту настройку в будущем. рис.9
Закладка Отбор служит для фильтрации записей, котрые попадают в фильтр. Вид сравнения предлагаемый в 1С похож на автофильтры в Excel: Равно; в списке; в группе; в группе из списка; заполнено (т.е. непустые) и противоположные им сравнения. рис.10
В качестве особенностей отборов отметим следующие: 1)Можно делать несколько отборов. 2) Можно делать отборы по «вложенным параметрам» субконто. 3) Можно группировать отборы по логическим условиям.
Если требуется отобрать несколько номенклатур, то используют фильтры «в списке», «в группе» или «в группе из списка» рис.12
После чего, можно будет выбрать вид сравнения «содержит» рис.14
В отчете останутся номенклатура, в названии которых содержатся буквы «ро» рис.15
3) Для группировки отборов по логическим условиям сначала создаем список условий, выделяем несколько строк (клавиша Shift в помощь), жамкаем правой кнопкой мыши по выделенному списку и в контекстном меню выбираем пункт «сгруппировать условия». рис.16
Появиться группа логических условий И рис.17
Логическое «И» можно поменять на логические ИЛИ, можно использовать группу логического отрицания НЕ рис.18
Можно строить сложные отборы с несколькими группами … поле для экспериментов не мерянное J рис.19
На закладке «Показатели» отмечаем, какие цифры нужно вывести в отчет. Без особенностей.
Довольно полезная закладка «Дополнительные поля». В стандартном отчете не выводится код номенклатуры, что не удобно, часто проще найти номенклатуру именно по коду. Добавляем код в отчет. рис.20
Код можно вывести в отдельной колонке, или в колонке вместе с группировкой. рис. 21
Дополнительные поля выводятся относительно выбранных группировок. Коды складов и коды номенклатуры программа ставит в соответствующие места таблицы. рис.22
Небольшое, но важное замечания по кодам. В полях любых отчетов и документов, при выборе элемента можно просто вбивать код, программа сама подберет номенклатуру. рис.23
Вместо ввода названия номенклатуры, сразу введите код, встроенный поиск программы предложит варианты выбора.
Закладка Сортировка. Действуем по тем же принципам, добавляем параметр сортировки. Если сортировок несколько, то стрелками вверх вниз перемещаем нужное правило сортировки выше/ниже. рис.24
Как видим суммы дебетовых остатков отсортированы в порядке убывания. рис.25
Не устали? Последняя закладка Оформление выглядит невзрачно, но содержит мощные средства изменения визуального представления отчетов.
Добавим, к примеру, выделение отдельной номенклатуры, при некоторых условиях. После добавления правила оформления, появляется вложенное окно с несколькими закладками. рис.26
Если условия распространяется на все поля в отчете, то будет выделена вся строка рис.28
По итогу вся строка с сахарным песком выделена красным. рис.29
Если в оформляемых полях сделать отбор, в нашем случае по столбику» то будет подкрашена только соответствующая ячейка. рис.30
Результат. Подобное выделение в отчетах иногда полезно, когда нужно периодически контролировать отдельные элементы, их можно выделить и программа сама отметит важный элемент. Условие отбора определяет строку с сахарным песком, а оформляемые поля = номенклатура определяет нужны столбец, на их пересечении ячейка будет отформатирована. рис.31
Шрифт размера 20 довольно большой, уменьшим его. Предположим, что для материала установлена нижняя граница количества, должен быть неснижаемый запас. Например сахара не должно быть менее 3000. Если порог пройден, хотелось бы отметить цифру в отчете красным. Добавляем в правило оформления условие количество по дебетовому остатку меньше 3000. И оформляемое поле выберем «Количество по дебету» рис.32
Стандартный отчет приобретает следующий вид. рис.34
Можно добавить несколько условий, например, если количество остатка меньше 3000 единиц, будет красная ячейка, если остаток больше 3000 ячейка будет зеленая. рис.35
В заключении напомню, что созданную настройку отчета можно сохранить под удобным для себя названием. Позже при новом использовании отчета, открываем ранее сохраненную настройку и сразу формируем свой вариант отчета. рис.36