какой командой следует воспользоваться для настройки параметров печати документа в эксель

Печать документов Excel (Эксель) — вывод бумага на принтер и функции

Зачастую конечной целью работы над документом Excel является его распечатка. Но, к сожалению, не каждый пользователь знает, как выполнить данную процедуру, особенно если нужно вывести на печать не все содержимое книги, а только определенные страницы. Давайте разберемся, как производить распечатку документа в программе Excel.

Вывод документа на принтер

Прежде, чем приступать к распечатке любого документа, следует убедиться, что принтер правильно подключен к вашему компьютеру и произведена необходимая его настройка в операционной системе Windows.

Узнай стоимость своей работы

Кроме того, наименование устройства, на котором вы планируете производить печать должно отображаться через интерфейс Эксель. Для того, чтобы убедиться в правильности подключения и настройки, перейдите во вкладку «Файл». Далее переместитесь в раздел «Печать».

В центральной части открывшегося окна в блоке «Принтер» должно отображаться наименование того устройства, на котором вы планируете распечатывать документы.

Но даже, если устройство правильно отображается, это ещё не гарантирует, что оно подключено. Данный факт означает только то, что оно правильно настроено в программе. Поэтому перед выполнением распечатки убедитесь, что принтер включен в сеть и подсоединен к компьютеру посредством кабеля или беспроводных сетей.

Способ 1: печать всего документа

После того, как подключение проверено, можно приступать к распечатке содержимого файла Excel. Проще всего распечатать документ целиком. С этого мы и начнем.

Тут уже нужно производить выбор в соответствии с конкретными целями, но по умолчанию установлен первый вариант.

Существует и альтернативный вариант настроек печати. Его можно осуществить, перейдя во вкладку «Разметка страницы». Элементы управления отображением печати размещены в блоке инструментов «Параметры страницы». Как видим, они практически те же, что и во вкладке «Файл» и управляются по таким же принципам.

Способ 2: распечатка диапазона указанных страниц

Выше мы рассмотрели, как настроить печать книги в целом, а теперь давайте рассмотрим, как это сделать для отдельных элементов, если мы не хотим печатать весь документ.

Способ 3: печать отдельных страниц

Но что делать, если нужно распечатать не один диапазон, а несколько диапазонов страниц или несколько отдельных листов? Если в Ворде листы и диапазоны можно задать через запятую, то в Экселе такого варианта не существует. Но все-таки выход из данной ситуации есть, и он заключается в инструменте, который называется «Область печати».

Кстати, этим же способом с помощью установки области выделения можно производить печать не только отдельных листов, но и отдельных диапазонов ячеек или таблиц внутри листа. Принцип выделения при этом остается тем же, что и в описанной выше ситуации.

Источник

Печать документов

Настройка выборочной печати

Печать фрагмента таблицы

Для постоянной печати из всей таблицы какого-либо фрагмента следует определить его как диапазон печати. Удобнее всего это делать в режиме просмотра Разметка страницы.

Диапазон печати на листе в режиме просмотра Разметка страницы отображается на обычном фоне и выделен синей линией границы страницы, в то время как остальная область листа затенена ( рис. 15.27). При необходимости размеры области печати можно изменить перетаскиванием границы страницы.

К существующему диапазону печати можно добавить дополнительный фрагмент.

Для задания в качестве диапазона печати несмежных фрагментов таблицы можно воспользоваться и первым способом. Для этого следует сначала выделить все необходимые фрагменты.

При задании диапазона печати для несмежных диапазонов каждый из них будет печататься на отдельной странице (или нескольких страницах, если диапазон не помещается на одной странице).

Для обеспечения печати всей таблицы следует щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте листа и в контекстном меню выбрать команду Отменить диапазон печати. При работе в режиме просмотра Обычный для удаления диапазона печати можно в меню Формат выбрать команду Диапазоны печати, а затем в подчиненном меню – команду Удалить.

Следует обратить внимание, что после отмены диапазона печати на листе по-прежнему могут отображаться установленные им границы страниц. При переходе в режим предварительного просмотра также может отображаться только удаленный уже диапазон печати. Для исправления этой ситуации следует на листе произвести любое действие, связанное с изменение ширины столбцов или высоты строк.

Если какой-либо фрагмент таблицы требуется напечатать однократно, то это можно сделать при настройке параметров печати.

Исключение из печати

Не нужные при печати столбцы и строки можно исключить из печатаемой таблицы. Для этого достаточно скрыть их.

Печать документа

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в панели инструментов Стандартная нажать кнопку Печать.

Для настройки параметров печати следует в меню Файл выбрать команду Печать, после чего отобразится диалоговое окно Печать ( рис. 15.29).

По умолчанию печатается только активный (текущий) лист или выделенная группа листов. Выбрав другие переключатели можно напечатать все листы документа или только выделенный диапазон текущего листа.

Если для печати таблицы требуется несколько страниц, то по умолчанию они будут напечатаны все. При необходимости печати не всех страниц документа, а только некоторых страниц, во вкладке Общие (см. рис. 15.29) следует установить переключатель Страницы и в рядом расположенном поле ввести номера печатаемых страниц.

В счетчике Количество копий можно указать число печатаемых экземпляров.

В списке Принтер можно, при наличии нескольких принтеров, подключенных к компьютеру или локальной сети, выбрать принтер, на котором будет печататься документ.

Таблица может включать диапазоны, не содержащие никаких данных. Если размер такого диапазона больше печатной страницы, то по умолчанию пустые страницы не печатаются. Форматирование ячеек, например, границы или цвета фона, не считаются содержимым ячеек. При нумерации страниц пустые страницы не учитываются. Во вкладке OpenOffice.org Calc ( рис. 15.30) установив флажок Разрешить вывод пустых страниц можно обеспечить печать таких страниц.

На вкладке Макет страницы ( рис. 15.31) можно установить печать нескольких страниц на одном листе бумаги и порядок печати.

В раскрывающемся списке Страниц на лист можно выбрать число страниц документа (1, 2, 4, 6, 9 или 16), которые следует напечатать на каждом листе бумаги. Если в этом списке выбрать параметр Настроить, то во вкладке появятся дополнительные элементы, позволяющие настроить параметры печати нескольких страниц ( рис. 15.32).

При печати нескольких страниц на листе с помощью соответствующего флажка можно установить печать рамки вокруг каждой страницы.

В раскрывающемся списке Порядок можно выбрать порядок печати: сверху вниз, затем направо или слева направо, затем вниз. От этого выбора зависит не только печать таблицы, но и последовательность нумерации ее страниц.

На вкладке Настройки ( рис. 15.33) можно настроить печать документа в обратном порядке, т.е. начиная с последней страницы.

После настройки всех параметров печати следует нажать кнопку Печать.

Источник

Печать документов

Настройка многостраничной печати

В том случае, когда таблица при печати не помещается на одну страницу, Excel автоматически разделяет ее на страницы. Автоматическое разбиение на страницы происходит не всегда удачно с точки зрения размещения данных на страницах. Разрыв страницы можно установить самостоятельно между другими столбцами и/или строками.

Для удаления принудительно установленных разрывов страниц в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Разрывы и выберите команду Сброс разрывов страниц (см. рис.14.10).

При многостраничной печати, при разделении таблицы на несколько страниц, названия строк и столбцов таблицы по умолчанию будут печататься не на всех страницах, что затрудняет восприятие напечатанных данных. Например, при печати таблицы на рис. 14.11 на странице справа названия строк таблицы не печатаются.

Можно настроить печать названий столбцов и строк таблицы на каждой странице.

Настройка печати примечаний

Независимо от режима отображения примечаний на листе, по умолчанию на печать они не выводятся.

Можно настроить режим печати примечаний.

При выборе режима В конце листа все примечания ко всем ячейкам печатаются в текстовом виде на отдельной странице.

При выборе режима печати примечаний Как на листе будут напечатаны только отображаемые примечания так, как они отображаются на листе.

Настройка выборочной печати

Для постоянной печати из всей таблицы какого-либо диапазона следует определить его как область печати.

Область печати на листе в режиме просмотра Обычный и Разметка страницы отделяется от остальных частей листа тонкой пунктирной линией. В режиме просмотра Страничный область печати отображается на обычном фоне и выделена синей линией границы страницы, в то время как остальная область листа затенена (рис.14.15). При необходимости размеры области печати можно изменить перетаскиванием границы страницы.

При задании области печати для несмежных диапазонов каждый из них будет печататься на отдельной странице.

Для обеспечения печати всей таблицы или для возможности задания другой области печати следует в меню кнопки Область печати выбрать команду Убрать (см. рис.14.14).

Источник

Печать документов

О печати таблиц

В Microsoft Excel можно печатать все данные листа или только определенный диапазон ячеек. При печати больших таблиц на нескольких страницах можно переносить названия строк и столбцов таблицы на каждую страницу. При необходимости можно вставлять принудительные разрывы страниц при печати больших таблиц. Отдельно от листа можно напечатать расположенную на нем диаграмму. Можно управлять режимом печати примечаний к ячейкам листа.

Можно напечатать сразу несколько листов одной книги или нескольких книг.

Можно изменять масштаб печати, увеличивая или уменьшая размер таблицы; можно подобрать масштаб под размер печатаемой таблицы.

При печати можно выбирать размер бумаги, ориентацию страниц, размер полей.

Страницы печати могут иметь колонтитулы, в которых можно размещать различную информацию, включая дату и время печати.

Таблицу, как правило, следует подготовить к печати.

Режим просмотра Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. В этом режиме можно настроить параметры страниц, создать и оформить колонтитулы, установить особенности печати документа. Однако в некоторых случаях может потребоваться предварительный просмотр документа перед печатью.

Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных фрагментов, печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить параметры печати.

Основная подготовка документа к печати производится в режиме просмотра Разметка страницы во вкладке Разметка страницы (рис. 15.1).

Для печати и предварительного просмотра документа используется команда Печать меню кнопки Office и команды подчиненного меню (рис. 15.2).

Подготовка документа к печати

Установка параметров страницы

Для выбора и установки параметров страницы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы (см. рис. 15.1).

Для выбора размера бумаги в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Размер и в появившемся списке выберите один из предлагаемых размеров (рис. 15.3).

Для выбора ориентации страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Ориентация и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис. 15.4).

Для установки полей страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Поля и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис. 15.5).

Для выбора произвольного размера полей выберите команду Настраиваемые поля (см. рис. 15.5). В счетчиках Верхнее, Нижнее, Левое, Правое вкладки Поля окна Параметры страницы (рис. 15.6) установите требуемые размеры полей.

На установку слишком малых полей, не поддерживаемых возможностями принтера, Excel не реагирует.

Размер полей можно также изменить при предварительном просмотре документа перед печатью.

На листе, отображаемом в режиме Разметка страницы, размеры полей можно увидеть на горизонтальной и вертикальной линейках. Поля на линейках выделены темным цветом, в отличие от основной части страницы, линейка для которой выделена белым цветом.

Следует отметить, что действия по установке параметров страницы не могут быть отменены.

Источник

Как задать и зафиксировать область печати в Excel

Часто после окончания работы с таблицей в Excel необходимо распечатать готовый результат. Когда нужен весь документ целиком, отправить на принтер все данные не составляет труда. Однако иногда случаются ситуации, когда из всего файла необходимо выбрать только определенные части для печати. В этом случае необходимо воспользоваться встроенными возможностями программы, установить временные или постоянные настройки для распечатки документов.

Способы настройки области печати в Excel

Существует два способа создания и настройки области печати таблиц Excel:

Ниже каждый из способов будет рассмотрен более подробно.

Регулярная настройка областей печати

Этот метод будет актуален в том случае, если в таблицах, с которыми вы работаете, постоянно нужно менять зоны для печати.

Обратите внимание! Нельзя забывать о том, что, если в дальнейшем понадобится повторно распечатать начальный документ, все настройки придется вводить еще раз.

Если выведенная информация соответствует той, которую необходимо распечатать, останется нажать кнопку «Печать» и дождаться готовой распечатки через принтер. После окончания печати настройки вернутся к установленным по умолчанию.

Фиксация единых параметров для всех документов

Когда требуется распечатывать одну и ту же область таблицы (множество копий в разные временные промежутки или изменение информации в выделенных ячейках), лучше задать фиксированные настройки для печати, чтобы не изменять параметры повторно. Порядок действий:

Чтобы проверить корректность данных, можно выполнить предпросмотр через настройки печати. Сохранить установленные параметры можно, кликнув по иконке дискеты в левом верхнем углу или через меню «Файл».

Установка нескольких областей печати

Иногда нужно распечатывать несколько вырезок из одной таблицы в Excel. Для этого необходимо немного изменить порядок действий, добавив один промежуточный этап:

Важно! Прежде чем начинать распечатывать несколько областей таблицы, нужно учесть, что каждая из них будет распечатана на отдельном листе. Связано это с тем, что для совместной печати на одном листе, диапазоны должны быть смежными.

Добавление ячейки к установленной области

Еще одна возможная ситуация – нужно добавить соседнюю ячейку к уже выделенной области. Для этого нет необходимости сбрасывать настройки и изменять их на новые. Можно добавить новую ячейку с сохранением уже установленного диапазона. Порядок действий:

На выбор пользователю, кроме стандартных вариантов, будет предложено новое действие «Добавить в область печати». Останется проверить готовый результат через окно предпросмотра.

Добавление отдельной ячейки к уже существующей области печати

Сброс настроек

Когда все документы с требуемым диапазоном были распечатаны или необходимо изменить параметры, нужно сбросить настройки. Для этого достаточно перейти во вкладку «Разметка страницы», выбрать инструмент «Область печати», нажать кнопку «Убрать». После этого можно устанавливать новые диапазоны по инструкциям, описанным выше.

Сброс установленных параметров

Заключение

Изучив описанные выше процедуры, можно с меньшими временными затратами распечатывать требуемые документы или их части из Excel. Если таблица статичная, в нее не добавляется большое количество новых ячеек, рекомендуется сразу установить требуемые для печати диапазоны, чтобы можно было изменять информацию в выделенных клетках без перенастройки в дальнейшем. Если же документ постоянно изменяется, настройку придется повторять для каждой новой распечатки.

Источник